Laatst bijgewerkt op: 16-04-2020 - aantal paginaweergaves: 874 - gemiddelde leestijd: 10 minuten, 59 seconden

D.4 Begraafplaats

D.4 Begraafplaats

Vooral veel kleinere dorpsgemeenten exploiteren een begraafplaats.
De exploitatie van een begraafplaats is een niet-primaire kerkelijke activiteit.
Het is niet toegestaan dat een begraafplaats de kerkelijke activiteiten financiert en vice versa.
De financiële gegevens van de begraafplaats moeten zijn opgenomen in een separaat deel van de jaarrekening van de gemeente.

Indien de begraafplaats is ondergebracht in een aparte annexe stichting, dan gelden de bepalingen van dit hoofdstuk ook voor de jaarrekening van die stichting.
Tevens geldt voor deze annexe stichting dezelfde controlebepaling als voor de gemeente.
De jaarrekening van de annexe stichting moet tegelijkertijd met de jaarrekening van de gemeente vastgesteld worden.
Dit zodat de Kerkenraad van de gemeente zich bewust is van de verplichtingen jegens de begraafplaats.

De balanspost eigen vermogen van de begraafplaats geeft het vermogen aan ontstaan uit de exploitatie van de begraafplaats.
De activa en passiva die samenhangen met de begraafplaats worden separaat vermeld en toegelicht.
Als sluitpost van deze activa en passiva wordt een rekening courant positie met de balans van de gemeente vermeld en toegelicht.

Bij een aantal specifieke posten geldt het volgende:

Vooruit ontvangen gelden (zoals onderhoudsbijdragen) worden als langlopende schuld in de jaarrekening gepresenteerd.
Jaarlijks dient een deel vrij te vallen ten gunste van de staat van baten en lasten van de begraafplaats.

Het resultaat van de begraafplaats bestaat uit het saldo van baten en lasten.

De baten bestaan uit:

  • verkoop grafrechten
  • onderhoudsbijdrage
  • overige baten.

De baten grafrechten en de bate onderhoudsbijdrage is het jaarbedrag dat vrij valt uit de post vooruit ontvangen grafrechten en onderhoudsbijdrage.

De lasten bestaan uit:

  • onderhoud begraafplaats
  • afschrijving begraafplaats
  • kosten grafdelver
  • overige lasten.

Het reguliere jaarlijkse onderhoud komt direct in de lasten.
Voor zover er sprake is van groot onderhoud, moet de voorziening groot onderhoud van de begraafplaats op dezelfde wijze worden bepaald als is voorgeschreven in C.7 van deze richtlijn.
Het is niet toegestaan om zonder meer aan tenemen dat het vooruit ontvangen bedrag voor onderhoud gelijk is aan de onderhoudsverplichting.

De jaarrekening van een gemeente met een begraafplaats heeft twee balansen en twee staten van baten en lasten.
In het kader van ANBI moet een verkorte staat van baten en lasten op de website worden geplaatst.
Aanbevolen wordt om beide staten van baten en lasten op de website te plaatsen.

Gemeenten met een begraafplaats waar het totaal aantal begrafenissen per jaar kleiner is dan 6, mogen volstaan met het toelichten van de balansposten eigen vermogen van de begraafplaats, vooruit ontvangen gelden en de voorziening groot onderhoud begraafplaats in de toelichting van de jaarrekening van de gemeente.
Het saldo baten en lasten van de begraafplaats wordt dan gesaldeerd vermeld in onderdeel B van de staat van baten en lasten.

Toelichting

Er zijn ongeveer 450 gemeenten die een begraafplaats exploiteren.

De richtlijn jaarverslaggeving onderscheidt 3 manieren van verslaggeving.

  1. Als de begraafplaats meer dan 6 begrafenissen per jaar kent, moet in de toelichting op de jaarrekening van de gemeente een overzicht op de balans- en exploitatiecijfers worden opgenomen.
  2. Als de begraafplaats gemiddeld minder dan 6 begrafenissen per jaar kent, kan de specificatie korter zijn, maar moeten wel een aantal posten specifiek worden toegelicht.
  3. Als de begraafplaats is ondergebracht in een aparte annexe stichting dan maakt deze stichting een jaarrekening volgens de richtlijn.

Het belangrijkste uitgangspunt is dat de exploitatie van een begraafplaats een niet- primaire kerkelijke activiteit is.
Dit betekent dat de activa van de begraafplaats geen onderdeel uitmaken van de “aan kerkelijke activiteiten gebonden activa “.
De exploitatie van de begraafplaats moet uit een oogpunt van risicobeheer strikt zijn gescheiden van de exploitatie van de gemeente.
De administratie moet ook voldoen aan de wetgeving rond begraafplaatsen.

De belangrijkste opbrengsten bestaan uit de verkoop van grafrechten en het in rekening brengen van een vergoeding voor onderhoud.
Een deel van de opbrengst is om eenmalige kosten(begrafenis/crematie) te dekken en de rest is voor dekking van toekomstige kosten (onderhoud).

Heel vaak worden de in rekening gebrachte bedragen vooruit betaald.
Er is soms ook sprake van zogenaamde eeuwigdurende rechten.
Aanbevolen wordt om voor de verwerking van deze eeuwigdurende rechten uit te gaan van 50 jaar.
Wij raden overigens het verkopen van een eeuwigdurend recht ten stelligste af.
Het is vrijwel onmogelijk de daardoor ontstane verplichting te berekenen.

Algemene verwerking van posten inzake de begraafplaats.

Balansposten

Vooruitontvangen bedragen De vooruitontvangen bedragen voor het recht en het onderhoud worden geboekt op de rekening Vooruitontvangen bedragen.
Deze vooruitontvangen bedragen moeten worden toegerekend aan het aantal jaren waarin het grafrecht is verleend en is vooruitbetaald voor het onderhoud.
Stel iemand betaalt vooruit voor 20 jaar € 1.500 voor het grafrecht en € 2.500 voor het onderhoud, dan wordt in het jaar van ontvangst € 4.000 geboekt op de rekening Vooruitontvangen bedragen.
In de komende 20 jaar valt dan 1/20 ste deel vrij als bate vanuit de post Vooruitontvangen bedragen.

Wij adviseren om dan een 20 jarig onderhoudsplan te maken en daarbij rekening te houden met de verwachte prijsstijgingen en daar de tariefstelling op te baseren.
De komende 20 jaar vindt er dan jaarlijks een dotatie groot onderhoud plaats.

Het komt voor dat het onderhoud wordt verricht door vrijwilligers.
Bij het onderhoudsplan en de tariefstelling moet u daar geen rekening mee houden. Het tarief moet de kosten van professioneel onderhoud kunnen dekken.

De vrijval van de post Vooruitontvangen bedragen is een bate voor dat jaar.
Als de kosten die daar tegenover staan niet worden gemaakt omdat u werkt met vrijwilligers dan heeft u een positief resultaat op het onderdeel onderhoud.
Hoe u met dit positieve resultaat kunt omgaan wordt hierna behandeld.

Het grafrecht moet in principe alle andere kosten dekken en omvat waarschijnlijk ook een opslag om eventuele risico's te dekken.
In de komende 20 jaar valt dan 1/20 ste deel vrij als bate vanuit de post Vooruitontvangen bedragen.

Voorziening groot onderhoud begraafplaats Een andere balanspost is de Voorziening groot onderhoud van de begraafplaats.
Deze voorziening moet zijn gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan.
Het jaarlijkse onderhoud wordt gedekt uit de jaarlijkse vrijval van een onderdeel van de Vooruitontvangen bedragen.

De jaarlijkse lasten bestaan uit klein onderhoud en de dotatie groot onderhoud.
De kosten van klein onderhoud komen ten laste van de exploitatie; de werkelijke kosten van het groot onderhoud komen ten laste van de Voorziening groot onderhoud begraafplaats.

Reserve begraafplaats De exploitatieresultaten van de begraafplaats komen ten gunste of ten laste van de Reserve begraafplaats.

De omvang van deze reserve is een kwestie van beleid.
Het is goed om een zekere reserve te hebben om risico's in de exploitatie op te vangen.
Als de omvang van de reserve voldoende is om deze risico's op te vangen en alle andere posten zoals voorzieningen zijn juist bepaald, dan is er geen bezwaar om een deel van deze reserve ten gunste van de gemeente te laten komen.

Door alle vooruitontvangen bedragen is de liquiditeit van een begraafplaats vaak hoog.
Het is vanuit een goed financieel beheer nodig om deze liquiditeit ook apart te laten zien.

In die gevallen waarbij de gemeente zelf de begraafplaats exploiteert moet er volgens de richtlijn een aparte balans en staat van baten en lasten worden gemaakt.
Als u dat moet doen aan de hand van één boekhouding waarin de begraafplaats integraal is opgenomen, kan dat het meest eenvoudig als volgt worden opgebouwd.

U begint met de passiefzijde (credit) van de balans.
Daar staan met betrekking tot de begraafplaats de volgende posten.
De bedragen zijn uiteraard voorbeelden.

Reserve begraafplaats ............................................. 80.000
Vooruit ontvangen bedragen ............................. 200.000
Voorziening groot onderhoud begraafplaats 20.000

Totaal passief begraafplaats ..............................300.000

Omdat de balans in evenwicht moet zijn begint u met de € 300.000 en trekt daar de actiefposten die slaan op de begraafplaats van af.
Stel de materiële activa begraafplaats zijn € 50.000 dan resteert een rekening courant verhouding met de gemeente van € 250.000.

De actiefzijde (debet) van de balans begraafplaats is dan als volgt:
Materiële activa begraafplaats .... 50.000
Rekening courant gemeente ....... 250.000

Totaal actief begraafplaats .......... 300.000

Deze informatie is voor de richtlijn wat de balans betreft voldoende.
Qua risico moet u zelf nagaan of het bedrag op de rekening courant in de balans van de gemeente minimaal aanwezig is als liquide middelen of beleggingen.
Als dat bedrag minder is, heeft u als gemeente liquide middelen van de begraafplaats gebruikt voor de gemeente en dan heeft u het risico dat u onvoldoende liquide middelen heeft om de toekomstige kosten van de begraafplaats te dekken.

Staat van baten en lasten.

De baten
De baten van een begraafplaats bestaan uit twee componenten. Als eerste eenmalige opbrengsten zoals de opbrengsten van de begrafenissen/crematies en de baten van ontvangsten van mensen die per jaar betalen voor hun grafrecht, het onderhoud van het graf of andere activiteiten van de begraafplaats.
Tevens kunnen de liquide middelen toe te rekenen aan de begraafplaats, baten opleveren.

De tweede component zijn de jaarlijks terugkerende vrijgevallen bedragen uit de post Vooruitontvangen gelden.

De lasten
Ook de lasten bestaan uit twee componenten.
De eerste betreft kosten van de begrafenis/crematie zelf, zoals kosten grafdelver en andere kosten rond een begrafenis.

De tweede component zijn de jaarlijks terugkerende lasten zoals het dagelijks onderhoud, de dotatie groot onderhoud, kosten vrijwilligers, verzekeringskosten, belastingen e.d..
Daarnaast kan er, indien van toepassing afschrijving plaatsvinden op investeringen in de begraafplaats.

Verwerking in de jaarrekening (dat zal meestal de gemeente zijn, maar de begraafplaats kan ook onder de diaconie vallen)

  1. Meer dan 6 begrafenissen per jaar
    Bij meer dan 6 begrafenissen per jaar zijn er twee opties om het in de jaarrekening te vermelden.

Optie 1
Is dat u altijd al een aparte jaarrekening van de begraafplaats maakte.
In de jaarrekening van de gemeente vermeldt u de totale activa van de begraafplaats onder de financiële activa.
Onder de bestemmingsreserves de Reserve begraafplaatsen en het totaal van het vreemd vermogen onder de Langlopende schulden.
Daarnaast kan in de jaarrekening van de gemeente een rekening courant met de begraafplaats zijn opgenomen.
Als toelichting voegt u de jaarrekening van de begraafplaats als bijlage in FRIS toe.

Met deze methode zijn in de cijfers van de gemeente in FRIS alleen de totale activa en passiva van de begraafplaats zichtbaar.
De gedetailleerde cijfers van de begraafplaats staan in de bijlage jaarrekening begraafplaats.

Alleen als er uit de reserve van de begraafplaats iets vrijvalt, zal er in de jaarrekening van de gemeente een bijzondere bate begraafplaats vermeld moeten worden.

Optie 2
is dat alle balansposten van de begraafplaats zoals materiële vaste activa begraafplaats, liquide middelen begraafplaats, reserve begraafplaats, vooruitontvangen gelden en voorziening onderhoud begraafplaats ook cijfermatig worden meegenomen in de balans van de gemeente.
Ook de baten en lasten kunnen eventueel apart in de boekhouding opgenomen worden en daarna getotaliseerd in FRIS bij opbrengsten en lasten begraafplaats (incidentele baten en lasten).
In de toelichting moet de opstelling zoals hierboven is aangegeven voor de balans van de begraafplaats worden gegeven.
Deze balansposten worden nader toegelicht en ook moet duidelijk worden welk deel van de liquide middelen en beleggingen aan de begraafplaats zijn toe te wijzen.
In de toelichting moet ook de gedetailleerde opbouw van de baten en lasten van de begraafplaats worden vermeld.

Optie 2 heeft de voorkeur omdat daarmee het totale beeld van de gemeente inclusief begraafplaats duidelijker wordt weergegeven.
Minder dan 6 begrafenissen per jaar.

  1. Bij minder dan 6 begraafplaatsen kan optie 2 worden toegepast, maar hoeven alleen de posten reserve begraafplaats, de post vooruit ontvangen bedragen en de post groot onderhoud begraafplaats nader tekstueel te worden toegelicht.
    Hierbij moet u ook de berekening maken welk deel van de liquide middelen plus eventuele beleggingen aan de begraafplaats is toe te rekenen.

  2. Bij een (annexe) stichting.
    Bij een (annexe) stichting zitten alle posten in een aparte jaarrekening. In de jaarrekening van de gemeente hoeft alleen de naam van de stichting te worden vermeld als de meerderheid van het stichtingsbestuur door de gemeente wordt benoemd.
    De jaarrekening van de (annexe) stichting moet wel gelijk met de jaarrekening van de gemeente worden ingeleverd.