Algemeen Fris

Inhoud

Algemeen FRIS

Adreswijzigingen?

Adreswijzigingen moeten worden doorgegeven aan de lokaal beheerder van uw gemeente.
Hij/zij kan deze dan opvoeren in LRP, waarna deze ook worden doorgezet naar de landelijke systemen.

Algemene informatie

Algemene informatie over FRIS vindt u op de website van de PKN, of u kunt de handleiding raadplegen.

Geblokkeerde cellen

Op veel plaatsen komt u cellen tegen die u niet kunt invullen.
Alleen de grijze cellen zijn in te vullen.

Velden die u niet kunt invullen zijn gekoppeld aan de balansrekening en worden vandaaruit gevuld. Het gaat hierbij om: 80.10 t/m 80.80, 81.20 t/m 81.50, 90.10, 42.10 t/m 42.98. 48.20 t/m 48.50 en 60.10.

Bijvoorbeeld: de opbrengsten Huur of pacht kunt u niet invullen in 80.10 t/m 80.80, omdat deze rechtstreeks vanuit de Balans blad 00 worden gevuld.

Hoe gaat de controlecommisie te werk?

De normale gang van zaken is:

  1. De jaarrekening wordt vastgesteld door het College van kerkrentmeesters/diakenen.
  2. De controlecommissie beoordeelt.
  3. De controlecommissie bespreekt de bevindingen met het College van kerkrentmeesters/diakenen.
  4. Eventueel worden er na een toeliching nog aanpassingen gedaan.
  5. De controlecommissie rondt de controle af
  6. De Colleges van kerkrentmeesters en diakenen bespreken de jaarrekening in de kerkenraad
  7. Na goedkeuring en vaststelling door de kerkenraad wordt de jaarrekening ter inzage gelegd
  8. De jaarrekening inclusief verklarinegen en bijlagen wordt via FRIS ingediend.
Hoe is de beveiliging geregeld?

Beveiliging opgeslagen bestanden.

De verklaringen staan in de cloud van FRIS zelf.
FRIS is een goed beveiligd systeem.

Invul-tips(algemeen fris)

Advies invul volgorde jaarrekening.

Op basis van ervaringen adviseren we u om de volgorde te hanteren die u vindt onder, onderstaande link. Het is niet handig om de jaarrekening van vooraf aan in te vullen. De vertaalslag is de eerste keer vaak niet gemakkelijk, maar als u die eenmaal heeft gemaakt en uw boekhoudprogramma daarop heeft aangepast is het eenmalig. Zie rekeningschema FRIS.

Volg bij het invullen van de jaarrekening, het document Advies invullen jaarrekening

Vraagteken bij de schermen (algemeen fris

In alle onderdelen vult u bij de subonderdelen de gegevens in die van toepassing zijn op uw college.
De instructie over de wijze waarop de diverse velden moeten worden ingevuld vindt u rechts bovenin het scherm bij het vraagteken.

Datum indienen?

De begroting moet zijn ingediend voor 15 december van het komende jaar, de jaarrekening moet zijn ingediend voor 15 juni volgend op het verslagjaar.

Fris inlogcontrole via LRP

Als u inlogt in FRIS controleert FRIS bij LRP uw autorisatie/rechten.

Hoe kopieer ik standaardtekst, vanuit help?

Selecteer het tekstgedeelte dat u wilt kopiëren - CrtL C - CrtL V

Ik wil de handleiding printen?

De intentie is om de handleiding niet te kunnen laten printen. De handleiding is permanent in beweging en dan werkt u altijd met een verouderde handleiding.

Fris is wel erg uitgebreid voor een kleine gemeente, moeten wij dan ook met FRIS gaan werken?

FRIS is ook voor een kleine gemeente goed bruikbaar, omdat instellingen vastgelegd worden.

Schermen en rekeningen die u niet nodig hebt kunt u door nvt aan te klikken onzichtbaar maken waardoor ze ook niet in de standaardrapportage voorkomen.

Dat kan per scherm, rechtsboven in het scherm, of per rekening binnen het scherm .
Als u een bepaald scherm helemaal niet nodig hebt, zet dan het hele scherm op “NVT”. Dat scheelt straks printpapier.

FRIS kent in eerste instantie wel 25 pagina's, maar veel van deze pagina's zult u kunnen overslaan.
Wij zijn er ons van bewust dat het de eerste keer meer werk is, maar daarna hebt u er baat bij.
Voor een kleine gemeente schatten wij in dat het maximaal 30 minuten duurt om de begroting of jaarrekening in te vullen.
Dat hoeft dus geen belemmering te zijn.

Hoeveel kosten worden er voor FRIS in rekening gebracht?

FRIS wordt gratis ter beschikking gesteld aan gemeenten!

Is deelname aan FRIS verplicht?

Deelname is voor alle gemeenten verbonden aan de Protestantse Kerk Nederland verplicht vanaf 2020.

Waarom is FRIS ontstaan?

FRIS is in het leven geroepen om uniformiteit te creëren en de totale afhandeling door gemeenten(dat zijn er samen voor CvK/CvD 3400), beoordelaars(65), CCBB leden(55), Beleidsondersteuners CCBB's(5) en secretariaat(1) te versimpelen.

Tot de komst van FRIS werd alles handmatig afgehandeld. Dat veroorzaakte veel mail en post verkeer en daarbij kon de privacy regelgeving niet worden gewaarborgd. Voor u als gemeente betekent de komst van FRIS veel voordelen.

De eerste keer moet u de wijzigingen qua grootboek doorvoeren, omdat uw boekhoud rapportage nog niet aansluit op FRIS.
Eventueel kunt u voor uzelf een vertaallijst maken van uw eigen rekeningschema naar dat van FRIS.

  • In FRIS worden de eenmaal ingevoerde gegevens vastgehouden/bewaard. Dus volgend jaar hoeft u alleen de jaarrekening of de begroting in te voeren.
  • U kunt FRIS afstemmen op uw situatie, dus zijn bepaalde grootboekrekeningen niet van toepassing voor uw gemeente, dan geeft u dat aan via (nvt). Hierdoor wordt FRIS ook bruikbaar voor kleinere gemeenten.
  • In FRIS zijn uitgebreide helpteksten, voorbeeldteksten en de grondslagen aanwezig. Daarnaast is er een uitgebreide handleiding bereikbaar. https://fris-doc.pkn.nl/
  • U krijgt een standaard rapportage voor uw college, standaard verklaringen en een standaard controle verslag.
  • Als rechtspersoon moet u wettelijk op tijd de nieuwste cijfers publiceren op uw ANBI pagina(uiterlijk 1 juli). Voorheen moest u dat allemaal handmatig plaatsen op uw website, maar als u dit nu eenmalig instelt gebeurt geautomatiseerd vanuit FRIS.
  • Jaarlijks moest u de Quotum gegevens aanleveren bij de dienstenorganisatie. Nu u met werkt FRIS dan worden de gegevens automatisch doorgezet.
  • Er zijn uniforme richtlijnen, uitgegeven door GCBB waardoor alle gemeenten binnen de PKN op dezelfde manier rapporteren en beoordeeld worden.
  • FRIS slaat de gegevens die u invult permanent automatisch op
  • Na het indienen komt uw begroting/jaarrekening automatisch terecht bij de juiste beoordelaar.
  • Na afronding door de beoordelaar wordt de beoordelingsbrief rechtstreeks door dde beoordelaar aan u gezonden.
Wat zijn de minimale systeemvereisten?

U moet op internet kunnen via een browser op een pc. U heeft dus geen programma of snel werkende pc om gratis gebruik te kunnen maken van FRIS.

Waar vind ik het tabblad FRIS in LRP?

Als u bent ingelogd als lokaalbeheerder ziet u het tabblad aan de rechterkant. Het is echter wel zo dat u binnen een browser maar 1 autorisatie open mag hebben.
Dat betekent bijvoorbeeld dat u niet tegelijk als lokaal beheerder en ledenadministrateur kunt zijn ingelogd.

Voordelen FRIS

U als college kunt veel gemak hebben van FRIS!

Hierbij kunt u denken aan het minder invullen van documenten, FRIS past zich aan, aan uw situatie, de continuïteit is gewaarborgd, etc

Voordeel voor gemeenten in kernwoorden uitgedrukt:

  • (minder) briefpost
  • tijdsbesparing
  • eenvoud
  • analyse
  • rapportage

Andere voordelen zijn:

  1. Een beter overzicht van financiële situaties en eventuele risico's.
  2. De (concept)begroting en jaarrekening kan worden gebruikt voor intern overleg binnen het college.
  3. FRIS voldoet aan de ANBI-richtlijnen.
  4. FRIS levert een kant en klaar ANBI rapport voor de website.
  5. FRIS is gekoppeld aan LRP, waardoor de ledengegevens al bekend zijn.
  6. Bij overdracht kan de nieuwe gebruiker verder, waar de 1e gebruiker is gebleven.
Voldoet FRIS aan de privacyregelgeving?

Met name het privacy aspect is expliciet in het programma FRIS meegenomen. In het verleden circuleerden al de adresgegevens op diverse plaatsen en in diverse systemen. Nu wordt alleen de contactpersoon van de gemeente/diaconie opgenomen in het schern AI1. De gegevens in het FRIS systeem zijn alleen beperkt toegankelijk voor degenen die uw begroting of jaarrekening beoordelen en eventueel contact moeten leggen met uw gemeente. Dat zijn dus in beginsel alleen de beoordelaars. Soms overlegt deze met de CCBB coördinator, de beleidsondersteuner van het betreffende CCBB en het secretariaat. De persoonlijke gegevens komen niet in de PDF beschikbaar!

Waarom standaardisatie?

Standaardisatie is vooral van belang vanwege het grote aantal beoordelingen dat jaarlijks moet worden uitgevoerd met steeds minder mensen. De standaardisatie is verder van belang voor de ANBI regelgeving. Als gemeenten het niet voor elkaar hebben, dan kan niet alleen hun individuele ANBI status vervallen, maar komt zelfs de ANBI groepsbeschikking van de Protestantse Kerk als geheel in gevaar. Daarnaast is FRIS een prima hulpmiddel waarmee proactief beleid kan worden gemaakt.

Wie is er allemaal geïnformeerd over FRIS?

Bij de start is de informatie over FRIS gezonden aan de (wijk)kerkenraden, de (wijk)CvK's en de (wijk)CvD's, omdat een wijk de laagste juridisch entiteit is binnen de Protestantse Kerk.

Wijkgemeenten vallen meestal onder een Algemene Kerkenraad, maar er zijn ook wijkgemeenten met een eigen juridische entiteit.

Deze wijkgemeenten zijn niet altijd in LRP te onderscheiden en daarom wordt er vanuit de Synode altijd aangeschreven op wijkniveau.

Instructie

Kan er lokaal instructie m.b.t. FRIS worden gegeven?

FRIS is geen programma, maar een verslagleggingstool waarbinnen je de informatie vanuit het boekhoudverslag invoert.
Het is dus geen uitgebreid programma waarvoor instructie nodig is.

Je start op en begint vervolgens conform de geadviseerde invul volgorde de rapportage vanuit de boekhouding te verwerken.
Verder zijn de benodigde verklaringen te downloaden, in te vullen en te uploaden.

Fris gaat er vanuit dat de indieners er met deze handleiding uit moeten komen.

Vanaf wanneer kan ik de begroting voor het komend jaar invoeren?

Het bestand voor de begroting, wordt in september klaargezet. U kunt dit bestand niet openen voordat u de jaarrekening over het afgelopen jaar heeft ingediend!
In het algemeen:
u kunt een begroting voor het komend jaar pas inleveren als de begroting over het lopend jaar en de jaarrekening over het afgelopen jaar zijn ingediend en afgewikkeld.

Voor wanneer moet begroting en/of jaarrekening worden ingediend?

De begroting moet uiterlijk 15 december voorafgaand aan het begrotingsjaar zijn ingediend. De jaarrekening moet uiterlijk 15 juni volgend op het verslagjaar zijn ingediend.

Herinneringen

Herinneringen worden gestuurd als iets op een bepaalde datum niet afgehandeld is, bijvoorbeeld als de jaarrekening of de begroting niet op tijd ingediend is.

Alerts worden vooral verstuurd vóórdat iets uitgevoerd moet zijn, bijvoorbeeld om u attent te maken op het tijdig publiceren van de financiële verantwoording voor ANBI.

Alle herinneringen gaan uit van een vaststaande datum in FRIS, gekoppeld aan data gebaseerd op de kerkorde.
Bijvoorbeeld de 'datum indienen voor' begrotingen voor 15 december van het komend jaar en voor jaarrekeningen voor 15 juin volgens op het verslagjaar.
Herinneringen worden na een bepaalde tijd, de respijttermijn, na die datum verstuurd. In de herinneringen wordt een vervaldatum voor het alsnog voldoen aan het gevraagde genoemd. Deze vervaldatum wordt berekend met een responsetijd, die per soort herinnering kan verschillen.

Bijvoorbeeld voor de herinneringen voor de begroting:
respijttermijn 1e herinnering: 21 dagen
responstijd 1e herinnering: 28 dagen
respijttermijn 2e herinnering: 14 dagen
responstijd 2e herinnering: 28 dagen.

Stel een begroting met een 'datum indienen voor' van 15-12-jaar is ook na de respijttermijn, die eindigt op 05-01-jaar, niet ingediend.
Er wordt dan door FRIS een eerste herinnering gestuurd met als vervaldatum 28 dagen na verzending, dus de vervaldatum is 03-02-jaar als de eerste herinnering op 06-01-jaar verstuurd wordt.
Als er op 17-02-jaar (de vervaldatum van 03-02-jaar plus de respijttermijn van 14 dagen) nog niet ingediend is zal een tweede herinnering verstuurd worden, met een responsetijd van 28 dagen.
De vervaldatum in de tweede herinnering is 17-03-jaar (als de herinnering op 18-02-2020 verstuurd is).

De herinneringen voor de jaarrekening en de begroting worden aan de kerkenraad gestuurd, met een kopie aan het college van kerkrentmeesters of van diakenen. Alle overige herinneringen en alerts worden alleen aan het college van kerkrentmeesters of van diakenen gestuurd.

Jaarrekening invoeren
  • Waarom kan ik de jaarrekening niet invullen?

U kunt jaarrekening pas invoeren als de begroting van het jaar waarvoor u een jaarrekening wilt invoeren de status definitief heeft (anders is de start-button nog niet actief).

Dit houdt in dat u eerst een begroting ingediend moet hebben en dat deze afgehandeld moet zijn.

Kan ik via FRIS de begroting/jaarrekening doorzetten naar het college?

Via FRIS kunt u uw begroting niet indienen bij uw college. U download de PDF's en stuurt deze zelf naar het college.

Zodra uw college de begroting heeft goedgekeurd, kunt u deze indienen incl. de ondertekende verklaring van het college. U zult dus de begroting op papier of in pdf moeten aanleveren bij uw college.
Wel kunt u iemand van uw college door uw lokaal beheerder laten benoemen als raadgever. Die kan dan meekijken, maar niet wijzigen .

Kolommen toevoegen

Kan ik kolommen toevoegen t.b.v. verduidelijking?
Nee, kolommen toevoegen voor opmerkingen en dergelijke is niet mogelijk en het ligt ook niet in de planning om dat te doen.
Bij sommige rekeninggroepen of rekeningnummers kunt u wel een toelichting toevoegen die mee geprint wordt. Zie onder de wolkjes.
Ook kunt u op elk gewenst moment een rapport uitdraaien.

Met de op internet aangeboden mogelijkheden kunt u intern eventueel het PDF document omzetten naar Word of Excel en dan verder verwerken.

Opslaan

Worden gegevens wel opgeslagen, en wanneer?

Op het moment dat u gegevens invoert, worden de gegevens nagenoeg direct opgeslagenen bewaard.

Rekeningschema
  • Waar vind ik het rekeningschema?
    Het rekeningschema vindt u op hier Wat u hier leest is een toelichting op het rekeningschema.
    De begroting en jaarrekening vult u in via https://fris.pkn.nl

  • Wat is er gewijzigd in het rekeningschema? Op onze website https://www.protestantsekerk.nl/actief-in-de-kerk/besturen/fris staat het rekeningschema met daarin opmerkingen m.b.t. de diverse aanpassingen.

Boekhoudprogramma

  • Is FRIS een compleet programma voor onze administratie?

FRIS is bedoeld als programma om de jaarlijkse begroting en jaarrekening door te geven. Het is dus geen boekhoudprogramma t.b.v. uw administratie.

  • Heeft FRIS voorkeur voor een boekhoudprogramma?

Nee, wij hebben geen voorkeur voor een boekhoudprogramma, maar u kunt wel uw eigen boekhoudprogramma aanpassen en laten aansluiten op de verslaglegging die u in FRIS moet verwerken.

  • Is het mogelijk om een boekhoudprogramma te koppelen?

Er is geen koppelingsmogelijkheid met een boekhoudprogramma.

Met de komst van FRIS wordt alles echter simpeler en eenvoudiger. Gegevens worden vastgehouden in het systeem, er ontstaat uniformiteit, de stroom aan post vermindert, er behoeft geen aparte quotum verslag te worden opgevoerd, er wordt automatisch een ANBI verslaglegging gemaakt voor publicatie op de website die voldoet aan de eisen van de belastingdienst, etc. etc.

  • Is er een (professionele) aanbieder van een administratie/boekhoudprogramma waar de grootboekrekeningen van Fris zijn geïmporteerd? Er zijn twee boekhoudprogramma waar veel mee gewerkt wordt.
  • Twinfield, deze heeft een koppeling met LRP en het inlezen van de grootboekrekeningen kan worden verzorgd door de KKA helpdesk. Ook voor niet KKA klanten.
  • In Twinfield kan de KKA helpdesk het rekeningschema van FRIS inlezen.

Wat is het verschil tussen FRIS en een boekhoudprogramma

In uw boekhoudpakket doet u de administratie. Fris is geen boekhoudpakket, maar een informatiepakket.

In FRIS verantwoordt u de totalen van de diverse grootboekrekeningen.

Boekhoudprogramma's en rekeningschema's

Er zijn twee boekhoudprogramma waar veel mee gewerkt wordt.

  • Twinfield, deze heeft een koppeling met LRP en het inlezen van de grootboekrekeningen kan worden verzorgd door de KKA helpdesk. Ook voor niet KKA klanten.
  • Cashflow, deze heeft geen koppeling met LRP is een extern programma.
    Het rekeningschema van Cashflow sluit niet aan op FRIS!
    U kunt daar zelf rekeningen aan toevoegen naar eigen inzicht.
    Uiteindelijk "vertaalt" u uw eigen rekeningen dan naar FRIS rekeningen.

Overigens zijn er veel online en offline boekhoudprogramma's. Vaak betekent dat voor en een eenmalige aanpassing van het rekenschema.

Wij werken met Scipio en Cash flow geeft dat problemen?

Uw lokaalbeheerder moet ook dan in LRP het e-mailadres van de indiener(s) invoeren en machtigen.

De rapportage vanuit Cashflow wordt/is al afgestemd op het nieuwe rekeningschema.

Vanuit die rapportage kunt u handmatig FRIS vullen.

Hoe kan onze stichting rapporteren via FRIS?

Alleen de rechtspersonen gemeente en diaconie dienen de begroting in via FRIS. De effecten van alle activiteiten van Stichting moeten in de begroting en later de jaarrekening van de rechtspersoon tot uitdrukking komen, ook als daarvoor intern een zelfstandige exploitatie is. Naar buiten toe (ook m.b.t. ANBI) is de diaconie of gemeente degene die voor het geheel rapporteert.

Een stichting rapporteert niet aan de CCBB's. Dus ook niet via FRIS. Daarop is de annexe stichting een uitzondering.
Daarover moeten gegevens vermeld worden in de jaarrekening van de gemeente.
Zie daarvoor de richtlijn en de handleiding.

Is het rekeningschema ook in Excel beschikbaar?

Het rekeningschema is niet beschikbaar in een Excel formaat, maar alleen in een PDF formaat.

Is er een model voor gemeenten met meerdere wijkgemeente?

Binnen onze kerkelijke gemeente is sprake van gedecentraliseerd beheer, wat o.a. inhoudt dat elke wijkgemeente een eigen begroting heeft en de begroting van de gemeente bestaat uit de optelsom van de begrotingen van de wijkgemeenten. Komt er ook een model dat hiermee rekening houdt (in de vorm van diverse tabbladen per wijkgemeente, die optellen in een tabblad voor de totale gemeente)?

Hierin is vooreerst nog niet in voorzien binnen het project. De wens is bekend, vooral bij grotere gemeenten. Het is echter een grote ingreep en uitbreiding.
In een later stadium kan beoordeeld worden of hiervoor nog budget vrijgemaakt kan worden.

Kan ik rapporten maken?

FRIS levert alleen de rapporten zoals aangegeven bij het inloggen.
Eigen rapporten kunnen daarom niet uit FRIS gemaakt worden.

Mag worden volstaan met 1 onafhankelijke financieel deskundige?

In de richtlijn wordt bij A1-3 verwezen naar een externe accountant of naar twee onafhankelijk deskundigen. De verklaring van de twee onafhankelijk deskundigen komt onder dit hoofdstuk. Onder A3 wordt verwezen naar een goedkeurende verklaring van een externe accountant. Binnen een accountantskantoor gelden specifieke interne regels voor de tekenbevoegdheid van de accountant. Het gaat dus om twee verschillende situaties.
Zie daarvoor ook de handleiding onder E2.

Dat strookt met Ordinantie 11.6.4 waar staat: Elk jaar wordt vóór de vaststelling van de jaarrekeningen de financiële administratie van de gemeente en van de diaconie gecontroleerd door een door de kerkenraad aan te wijzen registeraccountant of accountant-administratieconsulent dan wel twee andere onafhankelijke deskundigen.

Mag ik als gebruiker zelf afronden?

Vanuit het project is het een bewuste keuze om de gebruikers niet zelf te laten afronden. U dient altijd ook de decimalen achter de komma in te vullen, deze worden namelijk in de database vastgehouden en lopen dus mee in de controle.
U moet daar wel consequent in zijn, dus of alles in helen, of alles in decimalen achter de komma. Dat laatste heeft onze voorkeur omdat u dan één op één aansluiting hebt met uw eigen grootboek.

Het projectteam heeft er voor gekozen om af te ronden t.b.v. een duidelijker verslag/beeld/rapport.

E-mailadres

E-mailadres indiener wijzigen

Deze moet door de lokaal beheerder van uw gemeente worden gewijzigd in LRP.

Kan ik meerdere indieners opvoeren met dezelfde autorisatie?

Er kan één (1) indiener opgegeven worden per begroting en/of jaarrekening van een college (kerkrentmeesters of diakenen). De indiener mag dezelfde zijn voor zowel begrotingen als jaarrekeningen van een college en/of voor beide colleges, maar dat hoeft niet. Meerdere indieners per begroting of jaarrekening van een college zijn niet toegestaan.

De lokaal beheerder dient in LRP de e-mailadressen van de indieners op te voeren. De indieners krijgt dan een link toegezonden waarmee de indiener zijn toegang kan activeren in FRIS.

U kunt dus maximaal 4 indieners opvoeren.

  • Indiener A is geautoriseerd voor de CvK begroting.
  • Indiener B is geautoriseerd voor de CvD begroting.
  • Indiener C is geautoriseerd voor de CvK jaarrekening.
  • Indiener D is geautoriseerd voor de CvD jaarrekening.
Moet een indiener toegang hebben tot LRP?

Een indiener hoeft geen toegang te hebben tot LRP!

Moet een indiener lid zijn van de gemeente?

Een indiener hoeft geen lid van uw gemeente of kerkenraad te zijn om de begroting en jaarrekening in te dienen. In veel situaties is het een penningmeester(=lid van uw gemeente/college), een boekhouder of een extern bureau dat in opdracht van uw college werkt en de gegevens indient. De kerkenraad blijft hierbij de eindverantwoording houden.

Raadpleger

Het is mogelijk dat anderen meekijken in FRIS als raadpleger, zonder te kunnen muteren.

Ik wil scrollen in FRIS, maar mijn scherm bibbert en ik kom niet onderaan.

Dit is een resolutie/leesgrootte probleem. Uw browser probeert steeds de optimale grootte te bepalen en kan uw huidige instelling niet automatisch corrigeren. De oplossing is de combinatie Ctrl en -, daarmee verkleint u handmatig het scherm

Lei aanvraag

Een LEI is nodig ten behoeve van financiële transacties inzake aandelen, obligaties of derivaten, ter voldoening aan de wettelijke verplichtingen vanaf 3 januari 2018.

Als uw instelling niet te maken heeft met deze transacties is er op dit moment geen reden bestaat om een LEI aan te vragen.

Zie hier het aanvraagformulier LEI voor gemeenten en diaconieën.

Gemeenten

Mijn gemeente heeft geen toegang tot LRP.

Als uw gemeente niet met LRP werkt, kan een gebruiker van FRIS niet worden ingevoerd in het LRP systeem, door de functie van de Lokaal Beheerder van LRP.

U dient per mail een aanvraag in te dienen bij lrp-help@pkn.nl voor FRIS. Wij hebben dan per autorisatie CvK en CvD een geldig e-mailadres nodig.

Daarnaast verzoeken wij u een naam en telefoonnummer te vermelden waarop u overdag bereikbaar bent.

Streekgemeente in FRIS

Een streekgemeente is een samenwerking tussen een aantal zelfstandige gemeenten of diaconieën.
De meeste streekgemeenten hebben geen eigen rechtspersoonlijkheid.

Omdat streekgemeenten als zodanig geen rechtspersoonlijkheid hebben, hoeven ze geen jaarrekening en begroting in te dienen bij het CCBB en daarom staan ze dus ook niet in FRIS.
De afzonderlijke gemeenten binnen dit samenwerkingsverband moeten dat echter wel doen.

Het kan zijn dat er één gezamenlijke diaconie binnen de streekgemeente is.
Die heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid.
Dan behoren de afzonderlijke diaconieën elk een begroting en jaarrekening in te leveren om te voldoen aan de juridische status van een gemeente en diaconie.
Immers, juridisch gezien zijn het afzonderlijke diaconale rechtspersonen.
Maar dat levert problemen op.
We geven een voorbeeld.

Stel er is een streekgemeente bestaande uit diaconie A, B en C.

Oplossing1. Het kan zijn dat er een onderlinge verdeling van balans en exploitatie cijfers is afgesproken, bijvoorbeeld 40% voor A, 25% voor B en 35% voor C.
In dat geval wordt er een in eerste instantie één begroting of jaarrekening gemaakt die daarna verdeeld wordt in de afgesproken verhouding.
In dat geval kunnen dus alle drie de diaconieën hun stukken inleveren in FRIS. In scherm AI2 wordt onder punt 3 dan aangegeven dat er een federatie is gevormd.
Nadeel daarvan is dat het totaal van de federatie niet zichtbaar is in FRIS en voor de gemeenteleden.

Oplossing 2. Vaak is de eerste oplossing echter niet praktisch en laat men één van de drie de jaarrekening invullen en indienen.
Dat heeft consequenties voor onder andere de verklaringen, de rapportage en de presentatie van de anbi gegevens.

Daarom een praktische oplossing als u niet aan de eerste mogelijkheid kiest.
Vul de jaarrekening en begroting in bij één van de diaconieën, bijvoorbeeld A en dien die het dan als streekgemeente in.
Vermeld het in de toelichting en geef het aan op het scherm AI2 onder punt 3.

Daarna vullen diaconie B en C eveneens hun gegevens in FRIS in, met dien verstande dat men zich beperkt tot het invullen van AI1 en AI2.

Verwerking in de balans : Zowel B als C vullen op rekening 11.10 Overige vorderingen en op rekening 25.10 overige schulden een bedrag in van één (1) euro.
Daarna op alle overige balansschermen rechts bovenin invullen “nvt”.

Verwerking in de exploitatierekeningen.
Zowel B als C vullen op rekening 95.10 Incidentele baten als op 65.10Incidentele lasten een bedrag van één (1) euro in.
Daarna op alle overige exploitatierekeningen, zowel bij de schermen van de baten als bij de lasten rechts bovenin invullen “nvt”.

Scherm Toelichting.
Geef bij de algemene toelichting kort aan deze gemeente deel uitmaakt van de diaconie van de streekgemeente en dat er één gezamenlijke diaconie is.
Verder moet u even vermelden bij welke gemeente de jaarrekening is ondergebracht.
Als extra kunt u de balanstotalen en de exploitatieresultaten van de federatie vermelden.

Verklaringen en controleverslagen.
Om alles compleet te maken als laatste de verklaringen en de controleverslagen uploaden.
Dat zullen dezelfde zijn als die van gemeente A.

ANBI publicatie.
Alle drie de diaconieën moeten voldoen aan de publicatieplicht omdat het drie verschillende rechtspersonen zijn en als zodanig bekend bij de belastingdienst., .
Zowel diaconie A, als B en C publiceren het totaal van de federatie en vermelden daarbij dat de federatie bestaan uit de diaconieën A, B, en C.
Daarbij het registratienummer zoals dat in FRIS onder AI2 punt 1 staat, vermelden. drie publiceert.

Quotum.
De aangifte voor het quotum wordt gedaan door A, ook de aanslag zal naar A gaan, mits u het bestaan van de federatie vermeldt in het scherm toelichting in FRIS.

Wie brengt de indiener van een Waalse gemeente aan in LRP?

Als Waalse gemeente kunt u een mail sturen naar lrp-help@protestantsekerk.nl

In deze mail geeft aan om welke Waalse gemeente het gaat en welk e-mailadres aangebracht moet worden.

Bovendien even aangeven waaraan het e-mailadres moet worden gekoppeld. CvK en/of CvD, jaarrekening en/of begroting ofmeerjarenraming.

Wijkgemeente van bijzondere aard met rechtspersoonlijkheid

De wijkgemeenten van bijzondere aard met rechtspersoonlijkheid (de zogenaamde WBA's) hebben zelf formeel geen diaconie.
In FRIS is daarom ook geen begroting of jaarrekening CvD aanwezig. De diaconie van deze gemeenten valt onder verantwoordelijkheid van de gemeente waaronder zij vallen.
De jaarrekening of begroting moet dus worden verantwoord via de jaarrekening en begroting van de gemeente, waaronder u valt.

In het verleden is hier soepel mee omgegaan, maar met FRIS is dit niet meer mogelijk.

Wijzigen e-mailadres / bestuurlijk adres

Het wijzigen van een e-mailadres / bestuurlijke adresgegevens, dient u door te geven aan de Lokaal Beheerder die deze aanpassing kan doorvoeren in LRP.
Hij/zij kan uw e-mailadres wijzigen in LRP --> tabblad FRIS.
Deze wijzigingen worden doorgegeven aan de ondersteunende afdelingen van de Dienstenorganisatie.

Nieuwsbrief

Er is geen nieuwsbrief voor FRIS.
De berichten over FRIS worden apart gecommuniceerd en staan op de wekelijkse nieuwsbrief van de Protestantse Kerk .
U kunt zich daar gratis voor aanmelden.

Vragen?

Kijk altijd eerst in de handleiding en de kennisbank(voor veelgestelde vragen). Kunt u uw antwoord hier niet vinden neem dan contact op met onze helpdesk. fris-help@protestantsekerk.nl

Rekeningschema

Kan ik in FRIS al beginnen met de nieuwe jaarrekening?

Algemeen:
De jaarrekeningen jaar staan vanaf oktober jaar in FRIS klaar om opgesteld te worden.

Als FRIS al gebruikt is voor een jaarrekening en/of de begroting worden gegevens uit die stukken door FRIS automatisch overgenomen in de nieuwe jaarrekening.

Eventuele wijzigingen in balansspecificaties, bijvoorbeeld bij vaste activa, door transacties gedurende het verslagjaar kunnen al ingevoerd worden.

Kan ik al aan de begroting beginnen van komend jaar als de jaarrekening van voorgaand nog niet ingediend is?

Om een begroting van een volgend jaar te kunnen starten moeten zowel de begroting van het lopende jaar als de jaarrekening van het vorige jaar, al dan niet via FRIS, ingediend zijn.

Het is dus niet mogelijk om de begroting komend jaar in FRIS te starten, als de jaarrekening voorgaand jaar en/of de begroting lopend jaar nog niet ingediend en afgerond zijn.

Kan ik al aan de jaarrekening lopend jaar beginnen, als de begroting komend jaar nog niet ingediend is?

De begroting en de jaarrekening kunnen tegelijkertijd in FRIS in bewerking zijn. De jaarrekening kan niet ingediend worden, als de begroting nog niet ingediend en afgerond is.

Kan ik de begroting of jaarrekening via e-mail of op papier indienen?

Vanaf de begroting 2020 en de jaarrekening 2019 kan er alleen via FRIS ingediend worden.
Andere kanalen worden niet meer ondersteund.

Dit is vastgelegd in de 'Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving Protestantse Kerk in Nederland' van het GCBB.

Wat is er gewijzigd in het rekeningschema 2020?

De belangrijkste wijzigingen in het rekeningschema zijn:
Reserves koersverschillen, herwaarderingsreserves, reserves begraafplaatsen en overige bestemmingsreserves zijn verplaatst van rekeninggroep 20 'Eigen vermogen' naar rekeninggroep
21 'Bestemmingsreserves en -fondsen'.

De manier waarop begraafplaatsen opgenomen zijn is veranderd.

  • De behandeling van begraafplaatsen in de verslaggeving is uitgebreid toegelicht bij scherm 02 'Financiële vaste activa' in FRIS. en in de toelichting op de richtlijn Begraafplaatsen De werkwijze voor de bestemming van het resultaat is aangepast.
  • Het resultaat van het verslagjaar wordt eventueel (gedeeltelijk) toegevoegd of
    onttrokken aan bestemmingsreserves. Het resterende resultaat wordt door FRIS verrekend met de algemene reserve.

Daarnaast zijn er meerdere kleinere aanpassingen ten opzichte van 2019.
Er is een beperkt aantal rekeningen toegevoegd of verwijderd.
Ook hebben enige rekeningen een duidelijkere naam gekregen.
Alle wijzigingen zijn opgenomen in het document 'Rekeningschema 2020', dat te vinden is op de FRIS-pagina op protestantsekerk.nl.

Waarom is het rekeningschema gewijzigd?

De 'Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving Protestantse Kerk in Nederland' van het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB),
waarop het rekeningschema gebaseerd is, was vorig jaar nog niet volledig afgerond, toen het rekeningschema voor FRIS vastgesteld moest worden.
Er zijn later nog wat zaken uitgekristalliseerd, die enige wijzigingen in het rekeningschema tot gevolg hadden.
Deze aanpassingen zijn nu meegenomen in FRIS.

Ook is waardevolle feedback ontvangen van de eerste gebruikers van FRIS.
Op basis van deze praktijkervaringen zijn er enige aanpassingen en verduidelijkingen in FRIS doorgevoerd.

Wanneer moeten de begroting en de jaarrekening ingediend zijn?

In ordinantie 11 is bepaald, dat zowel de gemeente als de diaconie jaarlijks vóór 15 december de begroting voor het volgende kalenderjaar moeten voorleggen aan het classicale college voor de behandeling van beheerszaken.

De jaarrekening over het vorige kalenderjaar dient vóór 15 juni voorgelegd te worden.

Daarom moet de begroting vóór 15 december van het begrotingsjaar ingediend zijn.

De jaarrekening moet vóór 15 juni na het verslagjaar ingediend zijn.

Waar kan ik hulp krijgen?

Op de FRIS-pagina op protestantsekerk.nl staat hoe u de gebruikershandleiding en andere documentatie kunt vinden.

In de gebruikershandleiding zijn ook handige instructievideo's opgenomen.

Voor hulp kunt u terecht bij de FRIS-servicedesk. Deze is bereikbaar via fris-help@protestantsekerk.nl