Algemene informatie (incl., koppeling en autorisatie) (1)

Archiveren

  • Ik heb een vraag over het bewaren van delen van de financiële administratie.

Bestanden van grootboeken, jaarrekeningen en begrotingen zijn al elektronisch beschikbaar.
In ons eigen boekhoudpakket, de jaarrekeningen en begrotingen en ook in FRIS.

Als kerk hebben we een bewaarplicht van 7 jaar maar ik zou het wel aandurven dat we in dit elektronische tijdperk in voorkomend geval terugvallen op rekeningafschriften die je van de site van de bank kunt downloaden.
Navraag leert dat rekeningafschriften nu tot 7 jaar terug te downloaden zijn, zonder kosten.

Moeten we naast de digitale versies ook nog een papieren versie bewaren?
En kunnen we de bewaarplicht loslaten/verruimen? Immers is de historische waarde van rekeningafschriften en facturen praktisch nihil.

Het antwoord van de archivaris:

Het gaat hier inderdaad om een risico-afweging.

De bewijsplicht blijft tot 7 jaar bij de kerkelijke organen.
Het klopt dat digitale bankafschriften vaak voor jaren bij de bank nog kunnen worden ingezien maar dit beleid kan worden gewijzigd.
Het veiligst blijft echter het jaarlijks downloaden en opslaan in het eigen domein.
Als er desalniettemin voldoende andere bronnen zoals het grootboek zijn, is het aan het college van kerkrentmeesters, om deze afweging te maken.

Tevens adviseer ik ook om de jaarrekeningen en handtekeningen vanuit FRIS wel te downloaden en digitaal te bewaren.
Het is zeker niet nodig om deze bestanden allemaal te printen.

Bankrekeningnummer openen

Voor het openen van een bankrekeningnummer heeft u een Verklaring van rechtspersoonlijkheid nodig.
Deze verklaring kunt u opvragen bij uw CCBB-secretariaat.

Boekhoudkantoor en indienen

Op dit moment kan er per document maar door één indiener worden gewerkt in FRIS.

Begin 2021 komen er echter nieuwe rollen bij: 'administrateur' en 'penningmeester'.
Het invullen van de algemene informatie, het maken van de toelichting, het bijvoegen van de bijlagen en de verklaringen en het indienen worden dan gedaan door de rol 'penningmeester'.

De rol 'administrateur' zet de balans en de baten en lasten in het systeem.

De rollen 'penningmeester' en 'administrateur' kunnen samen dan hetzelfde doen als wat de rol 'indiener' nu kan doen.

Een college kan kiezen tussen werken met óf een 'penningmeester' in combinatie met een 'administrateur' óf met een 'indiener'.
Het is dus het één óf het ander.

Cijfers importeren

Er komen geen voorzieningen voor het interfaces met boekhoudprogramma’s.
Daar is meerdere keren naar gekeken en het blijkt steeds weer dat het buitengewoon complex en dus zeer duur is om zoiets te maken en te onderhouden.
Ook zijn er twijfels over het praktische nut van zo’n voorziening.

Cijfers exporteren naar Excel

Dit zal (voorlopig) niet komen.

De fasen van FRIS zijn!

Fase 1: Invoeren begroting 2019 Fase 2: Vanaf begin 2019 het invoeren van de jaarrekening 2018 Fase 3: Het maken en toevoegen van een meerjarenramingen

Eerste keer FRIS

Als u voor de eerste keer start met FRIS voor 2019, moet u de jaarrekening van 2017 en de begroting van 2018 in voeren.

Heeft u dat gedaan, dan hoeft u bij het invoeren van de jaarrekening 2018, alleen nog maar de balansgegevens van 2017 op te geven.

Alle andere vergelijkende cijfers zijn dan al aanwezig.

Fout corrigeren

Neem dan z.s.m. contact op uw ccbb/beoordelaar. Is deze niet bij u bekend, dan kan het secretariaat kan u in contact brengen met de juiste persoon.
Als de begroting/jaarrekening het gehele proces doorlopen heeft en definitief is, is het niet mogelijk om nog correcties aan te brengen.
U kunt uitsluitend nog wijzigingen doorvoeren als de stukken nog niet zijn “definitief” zijn afgehandeld.

Fusie

Wij zijn gefuseerd maar zien de nieuwe documenten nog niet!

De documenten t.b.v. de nieuw gevormde gemeente komen pas in FRIS, nadat de samenvoeging is doorgevoerd in LRP.

Dit is een proces dat wordt opgestart na ontvangst van de benodigde documenten.

  • de fusieakte.
  • het voorgenomen verenigingsbesluit, inclusief de lijst van straatnamen en postcodes die de grenzen van de gemeente vormen. Deze moet als bijlage zijn meegestuurd aan het voorgenomen besluit.
  • goedkeuringsbrief classis

Deze stukken kunt u sturen naar lrp-kso@protestantsekerk.nl

Gebruikersnaam

De gebruikersnaam is altijd uw e-mailadres, dat is opgevoerd in LRP op de FRIS pagina

Ik kan bepaalde velden niet invullen. 1

Er zijn in FRIS zowel voor de jaarrekening als voor de begroting verschillende rekeningen gekoppeld aan andere rekeningen.
Die kunnen daardoor niet gemuteerd worden.
U kunt zien welke dat zijn, want die velden zijn wit.
Alle grijze velden kunt u zelf invullen.
Veel bedragen worden automatisch ingevuld en overgenomen van de begroting die is ingevoerd. Om deze reden zijn de velden afgeschermd en kan men deze velden niet zelf invoeren.

Indiener voor meer gemeenten

U kunt worden geautoriseerd voor meer gemeenten met 1 e-mailadres.

Interne procedure

FRIS bemoeit zich niet uw interne procedure en iedere gemeente heeft zo zijn eigen werkwijze.
Aan het eind van de rit dient u pas gegevens via FRIS in.
Tussendoor kunt u gewoon rapporten draaien en bespreken in uw kerkenraad en met uw gemeente.
En als er commentaar komt kunt u gewoon aanpassingen doorvoeren.
Daarom tekent de indiener, daartoe gemachtigd door de kerkenraad, er aan het eind ook voor dat de laatst bekende gegevens zijn ingediend, dus na overleg met kerkenraad, college en gemeente.

FRIS is niet geschikt om uw interne aanpak te beoordelen.
Wel zijn er uiteraard ingebouwde controles.
Maar de gemeente en dan in alle gevallen de kerkenraad, blijft eindverantwoordelijk voor de gevolgde procedure.
De kerkenraad draagt ook de verantwoordelijkheid voor de juiste en tijdig ingeleverde gegevens en de verwerking van de ANBI gegevens op de site.
Het enige wat via FRIS en daarmee via het CCBB kan worden geregeld is de indiening van de juiste documenten zoals verklaringen en controle rapporten.

Lay-out

Is er een mogelijkheid om de lay-out iets aan te passen?

Nee, het is niet mogelijk om zelf de lay-out aan te passen

Lege bladzijden in PDF.

In de PDF is ruimte geclaimd voor bepaalde pagina's. Zodra u een pagina afsluit via een vinkje (ik ben klaar met dit blad) wordt de ruimte gecomprimeerd en krijgt u geen lege bladen.

Let op: in de toelichting heeft u de mogelijkheid om tekst te plaatsen.
Het is echter van belang dat dit geen gekopieerde opgemaakte tekst, tabellen of spreadsheet gegevens zijn.
Deze opmaak blijft namelijk niet behouden in de PDF, waardoor er vervormde teksten kunnen ontstaan.

Ook zien wij regelmatig dat er een grote hoeveelheid witregels boven of tussentijds of onderaan worden geplaatst, waardoor de toelichting op meerdere pagina's komt.

Quotum

FRIS genereert het Quotum rapport.

Als u via FRIS heeft aangeleverd dan ontvangt u geen verzoek om de Quotum informatie door te geven. De gegevens worden dan vanuit FRIS doorgezet.

Heeft u jaarrekening CvK of CvD niet via FRIS ingediend, maar handmatig dan wordt er geen Quotum rapport aangemaakt. U ontvangt dan het verzoek om het Quotum rapport als PDF bestand te mailen naar Quotum Beheer.

U hoeft dus geen opgaveformulier D in te vullen.

Richtlijn 640

De Protestantse Kerk heeft een eigen richtlijn, die afgeleid is van de richtlijn MKB en gebaseerd is op de Kerkorde.
Verder zijn er afspraken gemaakt binnen het CIO (Interkerkelijk contact in Overheidszaken) waardoor richtlijn 640 niet van toepassing is.

Safari

Ik gebruik Safari, maar kan de link niet openen om te activeren!

Dit soort linken worden door Safari op een Ipad geblokkeerd. U zult uzelf dus als gebruiker moeten activeren in fris.pkn.nl via een normale computer.

Toegang Fris

Om FRIS te kunnen gebruiken, heeft u een in FRIS geactiveerd e-mailadres, dat dient als gebruikersnaam, nodig.
Dit is het e-mailadres dat u bent overeengekomen met de lokale beheerder van LRP van uw gemeente en dat door de lokale beheerder is ingevoerd in LRP voor de rol die u in FRIS nodig hebt.
Is dat nog niet gebeurd, vraag dan aan uw lokale beheerder dit spoedig te regelen.

Meer informatie over het aanmelden en inloggen vindt u in de FRIS-handleiding (link: https://fris-doc.pkn.nl/aanmelden-en-inloggen)

Versies FRIS

Het bijhouden van meerdere versies is lastig te realiseren en duur.
Mede gezien de geringe vraag is het zeer onwaarschijnlijk, dat dit in FRIS komt.

Met de rol 'Raadpleger' kunnen anderen dan de indiener zelf in FRIS kijken.
Ze zien dan steeds de meest recente gegevens, waardoor voorkomen wordt dat men op inmiddels gewijzigde zaken reageert.

Waarom diaconale uitgaven in ANBI publicatie gemeente?

Landelijk blijkt dat uitgaven voor diaconale doelen zowel bij kerkrentmeesters als bij bij diaconieën voor kunnen komen. Bovendien voorkomen we daarmee dat er aparte ANBI publicatie versies komen voor CvK, CvD en begraafplaatsen .

Wat betekent de afkorting BOCC?

BOCC staat voor: Beleidsondersteuner Classicaal College Behandeling beheerszaken

Wijkgemeente met eigen rechtspersoonlijkheid

Deze wijkgemeenten zijn eigenlijk exoten binnen de PKN. Ontstaan vanuit de situatie van voor de oprichting van de PKN(2004) en de moedergemeente constructie. Toch zijn ook deze gemeenten onlosmakelijk verbonden aan een moedergemeente. De algemene kerkenraad is verantwoordelijk voor het totaal aantal leden en daarom krijgt de algemene kerkenraad ook deze aantallen door. Deze aantallen zijn ook van belang in de beoordeling vanuit het CCBB en daarom inclusief de wijkgemeente met een eigen rechtspersoonlijkheid.

ZWO(E) (Zending, Werelddiaconaat, Ontwikkelingssamenwerking, Evangelisatie)

  • Kan een aparte administratie worden aangemaakt voor de ZWO, of moet ik gegevens samenvoegen met die van de diaconie.

Antwoord:
Voor de ZWO(E)-commissie komt er geen aparte verslag mogelijkheid in FRIS.
Dit omdat het een activiteit van de gemeente is.
U kunt intern een eigen administratie aanhouden waarvan u de verslaglegging ten aanzien van inkomsten en uitgaven doet.
Dat doet wel recht aan een duidelijke verantwoording en zou het als bijlage aan de jaarrekening van b.v. de diaconie kunnen worden toegevoegd.
De beschikbare middelen worden zichtbaar gemaakt op de balans van de diaconie.
De inkomsten worden als exploitatie van de diaconie onder baten en uitgaven (alles in totalen) zichtbaar gemaakt (zie de rekeningen 84.15, 53.15 en de 50 en 51 serie.

  • Naast de Diaconie heeft onze kerk ook nog een ZWO-commissie met eigen middelen. Moeten hiervan ook de gegevens worden opgevoerd in FRIS? Zo ja, hoe moet ik dit doen?

De gemeente bestaat feitelijk uit twee rechtspersonen.
De gemeente (CvK) en de diaconie (CvD) van de gemeente. De diaconie beschikt zelf over haar middelen maar de eindverantwoordelijkheid over de zaken ligt altijd bij de kerkenraad.
Een ZWO(E)-commissie is in uw geval een commissie van de gemeente.
Feitelijk zou de verantwoording van inkomsten en uitgaven en beheer van eventuele middelen door de kerkrentmeester gedaan moeten worden.
De inkomsten worden dan als exploitatie van de gemeente (CvK) onder baten en uitgaven (alles in totalen) zichtbaar gemaakt (zie de rekeningen 84.15, 53.15 en de 50 en 51 serie.
De praktijk laat zien dat het vaak bij de diaconie ligt.

Waarom diaconale uitgaven in ANBI publicatie gemeente?

Landelijk blijkt dat uitgaven voor diaconale doelen zowel bij kerkrentmeesters als bij bij diaconieën voor kunnen komen. Bovendien voorkomen we daarmee dat er aparte ANBI publicatie versies komen voor CvK, CvD en begraafplaatsen.

Status corrigeren

Ik heb als gemeente mijn begroting/jaarrekening ingediend, maar wil deze nog corrigeren.
Kan dit?

Dit is afhankelijk van de status.
Als de begroting/jaarrekening het gehele proces doorlopen heeft en definitief is, is het niet mogelijk om nog correcties aan te brengen.
U kunt uitsluitend nog wijzigingen doorvoeren als de stukken nog niet zijn “definitief” zijn afgehandeld.
Wijzigen hebben wel tot gevolg dat alle verklaringen en eventueel controles door uw gemeente en door het CCBB weer opnieuw moeten plaatsvinden.
Dus overweeg of de fout zodanig is dat wijzigen noodzakelijk is.

De coördinator van het CCBB kan dit voor u verzorgen.

Neem contact op met het CCBB-secretariaat als u wilt weten wie binnen uw classis de coördinator is. U kunt bellen naar 030-880 1880.

Let op: Deze handeling kan alleen als de opvolgende jaarrekening of begroting nog niet door u is opgestart.