Laatst bijgewerkt op: 19-02-2020 - aantal paginaweergaves: 633 - gemiddelde leestijd: 14 minuten, 27 seconden

Balans

Bedrag open bij 22 voorzieningen

Er blijft op het scherm 22 Voorzieningen een bedrag open staan.

Drie mogelijkheden:

  • Het gaat om een debetsaldo. Dan moet u dat getal nog invullen op regel 22.10 of 22.20
  • Het gaat om een creditsaldo. Dan is uw scherm 22 al goed ingevuld, maar moet u de tegenrekening in de 4 groep nog invullen.
    Het gaat dan op de rekeningen met de benaming "dotatie".
    De keus voor welke rekening is afhankelijk van uw situatie.
    De dotatie rekeningen eindigen allemaal op 7 of 8.
  • Er is een bedrag binnengekomen dat rechtstreeks bijgeboekt is op de rekening Voorzieningen. Dat moet u herstellen door eerst de opbrengst te boeken op een baten rekening in de 8 serie of als bijzondere bate en daarna het bedrag doteren op een rekening in de 4 serie en uiteraard op de betreffende voorzieningsrekening.

Saldo niet kloppend 21 serie

Ik krijg het saldo resultaat niet kloppend. Telkens blijft er een verschil ontstaan dat overeenstemt met een bedrag op een rekening in de 21 serie, Bestemmingsreserve en -fondsen.

Vier mogelijkheden.

  • U hebt een ontvangst rechtstreeks geboekt op de bestemmingsreserve. Dat kan niet meer, u moet het bedrag eerst als opbrengst verantwoorden in de 8 serie of als Bijzondere baten. Daarna kunt u op scherm 21 het bedrag toevoegen aan de gewenste bestemming.
  • U hebt een betaling rechtstreeks geboekt op de bestemmingsreserve.
    Dat kan niet meer, u moet het bedrag eerst als last verantwoorden in de 4 serie of als Bijzondere lasten.
    Daarna kunt u op scherm 21 het bedrag onttrekken aan de gewenste bestemming.
  • U hebt de ontvangst of de betaling dubbel geboekt. Zowel op een rekening in de 8 of 4 serie en rechtstreeks op de betreffende bestemmingsreserve.
  • U hebt de mutatie behandeld als een Voorziening, terwijl het een Bestemmingsreserve is.

Herwaarderingsreserve

Herwaarderingsreserve (21.94) mag nooit debet staan, dit moet altijd worden gecorrigeerd via de kolom toevoegingen.
Op de totaalexploitatie ziet u dan dat dit bedrag wordt afgeboekt van de Algemene reserve.

Balans niet kloppend

Ik krijg de balans niet kloppend!

Drie mogelijkheden:

  • De beginbalans klopt niet met de eindbalans van vorig jaar. Dat kan een verkeerd of vergeten bedrag zijn of een afrondingsverschil.
    Oplossing: de oude balans er naast leggen.
  • De eindbalans klopt niet.
    Dat kan een verkeerde mutatie zijn of een afrondingsverschil.
  • U houdt een afrondingsverschil over van enkele euro's.
    Dat kan als u bepaalde bedragen op hele euro's hebt ingeboekt en andere niet.
    De oplossing is dan of alles nog eens nakijken of de kleine correctie (vaak centenkwestie) aan te brengen in een groot balansbedrag, bijvoorbeeld debiteuren of crediteuren.

Balansrekening nihil maken

Stel u wilt balansrekening 21.50 nihil maken, omdat dit bedrag moet worden toegevoegd aan de Algemene reserve.

Dit kunt u doen door op balansrekening 21.50 een onttrekking te boeken van € ..........(het bedrag)
Deze komt dan als resultaat naar voren in de exploitatierekening.
Vervolgens bij de bestemming van het resultaat dit bedrag toe de Algemene Reserve.

Waar boek ik een ontvangen aflossing op een lening, door de Kerkrentmeesters aan de diaconie?

Het bedrag is op de spaarrekening geparkeerd

De aan het college van kerkrentmeesters verstrekte lening moet opgenomen worden onder 02.10 (met als omschrijving op de eerste regel bijvoorbeeld 'Lening aan college van krm.' ), waarbij in de kolom 'Mutaties' met een negatief bedrag de aflossing opgenomen moet worden.

De andere kolommen Oorspronkelijk bedrag en Ontvangen rente en Einddatum lening moeten ook ingevuld worden, waarbij de ontvangen rente automatisch

Afrondingsverschil

  • Ik heb een afrondingsverschil in het controlescherm balans?

Controlescherm balans: verschillen die ontstaan door afronding moet u zelf in de balansspecificaties aanpassen.
Daarna zal de balans vanzelf in evenwicht zijn.

In FRIS zit al een afrondingsmarge van €3,00 ingebouwd.

Van belang is dat u consistent te werk gaat, dus overal afgeronde bedragen invullen of overal het gedeelte achter de komma in te vullen.

Heeft u een klein verschil, bijvoorbeeld € 1,00 dan adviseren wij u dit praktisch af te handelen. Bijvoorbeeld door 24.10 € 544,00 te wijzigen in € 543,50.

  • Ik heb een klein verschil tussen de activa en passiva?

Het verschil tussen activa en passiva wordt meestal veroorzaakt door de bedragen achter de komma.
U moet niet zelf afronden, FRIS vullen met bedragen achter de komma.

Jaarlijks plaatsen we een link naar de tabel verpachte gronden in FRIS, zodra deze op deze op de site van de belastingdienst staat.

Verschil in de door ons verzonden jaarcijfers 2017 en in jaarcijfers opgenomen bedragen in Fris. Kan dit door ons in Fris gecorrigeerd worden?

Als u de eerste keer een jaarrekening in FRIS gaat invullen, in dit geval 2018, dan begint u met de beginbalans dus jaar 2017.

U kunt dan nog posten schuiven tussen de verschillende rekeningen, met dien verstand dat het resultaat en het eigen vermogen uiteindelijk exact hetzelfde is als in de beginbalans en exploitatie, dus de jaarrekening 2017.

Waarom is er geen regel met balanstotaal opgenomen?

Die controle is er bewust uitgehaald omdat de balans tijdens het invullen en totdat het resultaat is verdeeld, niet in evenwicht is.
Als alles rond is en de balans is dan nog niet in evenwicht, komt er wel een melding.

Daarvoor in de plaats is een scherm Controle opgenomen zodat u telkens kunt nagaan of alle schermen zijn behandeld.
Verder kunt u tussendoor altijd op elk moment even een rapport draaien als u daarmee geholpen bent.

Kerkelijk verenigingsgebouw

Een kerkelijk verenigingsgebouw, valt dit onder rekening 00.30.
De waardering mag dan voor de verkrijgingsprijs, in lijn met de waardering van uw eventuele andere kerkelijke gebouwen.
U kunt daar dus gewoon op afschrijven en de Bestemmingsreserve daarmee parallel laten vrijvallen.
Dat is naar uw gemeente toe transparant.
U kunt overwegen daar een niet te lang periode van bijvoorbeeld 25 jaar voor te nemen.
Een mutatie in een bestemmingsreserve loopt altijd via het resultaat.

Waar laat ik de boekwinst?

Boekwinst mag niet meer ten gunste van het vermogen worden gebracht.
Wel kunt u dat laten zien op het scherm Winstbestemming of het in de toelichting vermelden/uitleggen.

Kan ik de exploitatie van een gebouw registreren in FRIS?

Nu heeft de Diaconie een gebouw “....” dat een eigen exploitatie heeft.

  • Moet de lokale beheerder mij nu ook machtigen om de begroting van dit gebouw te kunnen maken in LRP of FRIS?
  • Gaat dit op hetzelfde email adres en wachtwoord als van de Diaconie?

Antwoord:
Alleen de rechtspersonen gemeente en diaconie dienen de begroting in via FRIS.
De effecten van alle activiteiten van in dit geval de diaconie moeten in de begroting en later de jaarrekening van de rechtspersoon tot uitdrukking komen, ook als daarvoor intern een zelfstandige exploitatie is.
Naar buiten toe (ook m.b.t. ANBI) is de diaconie degene die voor het geheel rapporteert.

Dit geldt natuurlijk niet als activiteiten ondergebracht zijn in bijvoorbeeld een stichting.
Als die stichting een stichting is die voldoet aan de criteria zoals genoemd in de "Generale regeling voor stichtingen en besloten vennootschappen van de Protestantse Kerk in Nederland als bedoeld in ordinantie 11-27-3" hoeft ook deze stichting niet zelfstandig aan het CCBB rapporteren.
Deze annexe stichting is dan een aparte rechtspersoon waarbij de gemeente geen risico loopt.
Bij de Kerkenraad ligt de verplichting om de stukken te beoordelen op het nakomen van de doelstelling en het financieel beheer.
Het risico is afgedekt in de verklaring en het controleverslag van de Kerkenraad.

Een betaling vanuit het spaargeld voor aanschaf geluidsinstallatie, kostenpost en dekking vanuit ?

Geluidsinstallatie gaan langer mee, en het gaat niet om een kostenpost.
Het betreft een investering; ‘01.10 Installaties in kerkelijke gebouwen’ In de kolom (des-) investeringen c.q. mutaties(+/-) moet het aanschafbedrag opgevoerd worden.
De tegenboeking van deze investering is ook de afboeking van de spaarbankrekening.
Door middel van jaarlijkse afschrijvingen moet vervolgens de waardevermindering verwerkt worden:
waarschijnlijk gaat de installatie wel 10 jaren mee, zodat er jaarlijks 1/10 deel van de aanschafwaarde afgeboekt moet worden.
Door dit berekende bedrag op te nemen in de kolom Afschrijving baten en lasten (het bedrag moet gewoon als positief bedrag ingevoerd worden).
Nadat hier het bedrag is ingevoerd, wordt deze automatisch overgenomen in de afschrijvingskosten. Bij grootboekrekening 42.98 en komt zo automatisch terecht in de staat van baten en lasten.

Landerijen

Vastgoed gaat in eerste instantie uit van gebouwen.
Onbebouwde eigendommen van grond en landerijen.

Voor landerijen wordt de historische kostprijs genomen, maar dan minimaal 1 euro.
In FRIS staat onder 00.80 een toelichting.

Tip: onder de vraagtekens bij de verschillende balansposten en exploitatierekeningen staan vaak ook de antwoorden op uw vragen.

Gemeentelijk of rijksmonument

Is er onderscheid tussen gemeentelijk en rijksmonument in FRIS?

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen Rijks- en gemeentelijk.
Dus monumentaal is monumentaal, onder welke vlag ook.

Onverdeeld resultaat

  1. Waar blijft het onverdeeld resultaat?

Op code 20 geeft het Fris systeem onverdeeld resultaat aan.

Dat is vervolgens ook het saldo dat u op het scherm bestemming resultaat nog moet verwerken

  1. Ik heb onverdeeld resultaat bij grootboek 20 en kan nu geen vinkje zetten?

Bij punt 20 kan pas een vinkje worden gezet als het resultaat is verdeeld.

  1. Op dit moment krijg ik in fris onverdeelde resultaten te zien!

Samen met alle andere baten en lasten ontstaat er een saldo van de staat van baten en lasten, (zie het tabblad 'Totaal exploitatie' ).
Het saldo wordt automatisch overgenomen in tabblad 'Bestemming resultaat'. Van dit saldo moet daarom nog aangegeven worden aan welke reserve het wordt toegevoegd (bij een positief bedrag) of aan welke reserve het wordt onttrokken (bij een negatief bedrag).
Na deze verdeling zal het saldo 'Onverdeeld resultaat' (grb. rek. 20.99) op nul uitkomen...

Nog te ontvangen SIM

Een specifiek punt ten aanzien van groot onderhoud is de verwerking van de SIM ( Subsidieregeling instandhouding Monumenten ) regeling, vroeger BRIM.

Stel uw kosten groot onderhoud conform het onderhoudsplan zijn voor de komende 6 jaar € 300.000.
Uw onderhoudsdotatie is dan bruto € 50.000.
De subsidiabele kosten groot onderhoud bedragen over deze periode € 200.000.
U krijgt een SIM bijdrage van 50 % over de periode zijnde € 100.000 over 6 jaar.
U moet dus zelf de € 200.000 aan groot onderhoud besteden.
Uw onderhoudsdotatie is dan € 200.000 gedeeld door 6 = € 33.333.

De omvang van de onderhoudsvoorziening is dan de beginstand van de onderhoudsvoorziening plus de netto-dotatie ( € 50.000 min 16.666 van de SIM regeling ) min de besteding van dat jaar.
De subsidiebijdrage wordt rechtstreeks van de onderhoudsvoorziening afgeboekt.

Pastorie verkocht

Stel dat de pastorie verkocht is voor 250.000 terwijl de boekwaarde 100.000 was.

Dan boekt u :
12.20 Bank 250.000
aan 00.40 Pastorie 100.000
aan 95.30 boekwinst 150.000

Hoe boek ik de reserve voor de eventuele vervanging van de kerkradio?

Omdat u al zeker weet dat u moet vervangen komt 22.20 als eerste in aanmerking.

Wilt u dat niet dan kunt u het beste kiezen voor 20.90

Van belang is dat u jaarlijks een zelfde oplossing volgt (een bestendige gedragslijn).

Hoe boek ik de Egalisatiereserve ondersteuning?

Het aantal hulpvragen/ondersteuningen waar de diaconie jaarlijks in kan helpen varieert per jaar nogal.
Vandaar dat wij een egalisatiereserve 'ondersteuningen' in het leven hebben geroepen.

Als eerste komt 22.20 hiervoor in aanmerking.
Wilt u dat niet dan zouden wij zelf kiezen voor 20.90, maar 21.40 is ook te verdedigen.

Invul tips

Advies invul volgorde jaarrekening.

Op basis van ervaringen adviseren we u om de volgorde te hanteren die u vindt onder, onderstaande link. Het is niet handig om de jaarrekening van vooraf aan in te vullen. De vertaalslag is de eerste keer vaak niet gemakkelijk, maar als u die eenmaal heeft gemaakt en uw boekhoudprogramma daarop heeft aangepast is het eenmalig. Zie rekeningschema FRIS. https://www.protestantsekerk.nl/data/import/07564560e057e1cb51fc21188006e70b.pdf Tip: zet bij wijzigingen voor u zelf een toelichting.

Bijvoorbeeld: Diaconaal werk wereldwijd: 52.22 is 52.29 geworden

Volg bij het invullen van de jaarrekening, het document "Advies invullen jaarrekening https://sites.google.com/pkn.nl/lrphelp/homepage/fris-vraag-en-antwoord/faq-086-advies-invullen-jaarrekening

Kerkgebouw

Men wil de onroerende goederen vermelden op de balans. Het kerkgebouw voor € 1.00 euro en het vereningings gebouw voor 145.000,00 (de WOZ waarde 01-01-2017)

Het kerkgebouw hoort op 00.10 of 00.20, één van die twee. Dat hangt ervan af of het wel of geen monumentaal gebouw is.

Het verenigingsgebouw komt op 00.30. Omdat deze nooit op de balans hebben gestaan, zult u een journaalpost moeten maken : 00.10 of 00.20 voor € 1 00.30 voor € 145.000 aan 95.30 boekwinst onroerende zaken € 145.001 In 2018 is verkocht de pastorie voor 471.501,60 euro, deze pastorie stond ook niet op de balans. Hoe te boeken in FRIS programma. In 2018 is aangekocht een woning voor 266.122,45, deze woning wordt verhuurd en willen zij graag voor dit bedrag op de balans vermelden.

Materiële vast activa

Materiële vaste activa zijn activa; a. die door het College/Bestuur worden aangehouden voor kerkelijke, dan wel diaconale doeleinden of voor verhuur aan anderen.

b. waarvan men verwacht dat ze de uitoefening van de activiteiten van de rechtspersoon duurzaam (gedurende langer dan een jaar) dienen.

De boekwaarde is het bedrag waarvoor het actief in de balans is opgenomen.

Afschrijving is de systematische allocatie van het af te schrijven bedrag van het actief over zijn economische levensduur.

De gehanteerde afschrijvingspercentages worden vermeld in de toelichting op de balans.

De kostprijs is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van een actief die wordt betaald, of de reële waarde van een andere vergoeding die wordt verstrekt ter verkrijging of vervanging van een actief.

De waardering van het actief vindt plaats op basis van de kostprijs verminderd met cumulatieve afschrijvingen.

De periodieke afschrijvingskosten worden verwerkt in de staat van baten en lasten.

De kosten van groot onderhoud worden verwerkt via een onderhoudsvoorziening.

De toevoeging aan de voorziening wordt bepaald aan de hand van het geschatte bedrag van het groot onderhoud, en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt. Deze dotatie wordt verantwoord als onderhoudskosten.

De uitgaven aan onderhoud gaan ten laste van de onderhoudsvoorziening.

Als de kosten voor groot onderhoud uitgaan boven de boekwaarde van de voorziening, worden de meerkosten verwerkt in de staat van baten en lasten.

Bij de bepaling van de dotatie groot onderhoud, wordt rekening gehouden met de ontvangen overheidssubsidies (BRIM, SIM). De verwerking van groot onderhoud moet voor alle soortgelijke activa op dezelfde wijze plaatsvinden.

Zie ook de uitgebreide informatie in de [Handleiding]()

Vraagteken

In alle onderdelen vult u bij de subonderdelen de gegevens in die van toepassing zijn op uw college.
De instructie over de wijze waarop de diverse velden moeten worden ingevuld vindt u rechts bovenin het scherm bij het vraagteken.

Alle vraagtekenteksten zijn ook hier te vinden.

Deposito's lange en korte termijn

Deposito's op de korte termijn zijn deposito's met een looptijd korter dan één jaar, deposito's op de langere termijn hebben een looptijd van meer dan een jaar.
Als een deposito dus in 2020 vervalt, moet deze op de jaarrekening 2019 overgeboekt worden van lang naar kort.
Dat is ook de reden van deze twee soorten deposito's.