Laatst bijgewerkt op: 29-07-2019 - aantal paginaweergaves: 71 - gemiddelde leestijd: 4 minuten, 30 seconden

Bijlagen en verklaringen

Import functie

Kan FRIS geschikt worden gemaakt om de Twinfield administratie rechtstreeks te importeren?

Momenteel heeft FRIS ook geen importfunctie functie en dit is een wens waarvan momenteel de impact wordt onderzocht.
Een besluit hierover zal in het najaar door de stuurgroep worden genomen.
Als er een importfunctie komt, dan zal deze in fase 3(2020-2021) van het project worden gerealiseerd.

Ter info: Er is besloten dat er geen koppeling komt tussen een boekhoudpakket/Twinfield en FRIS.

Waarom wordt de naam van het document gewijzigd?

In het kader van uniformiteit wordt bij het uploaden van een lokaaldocument de naam automatisch gewijzigd naar een door de organisatie bepaalde standaard.

Hierdoor kunnen documenten gemakkelijk worden gearchiveerd en gevonden.

Kan ik een JPEG bestand omzetten naar PDF?

Ja, dit kan! De verklaring moet een PDF bestand zijn, maar nu is het JPEG bestand(een foto bestand) U kunt deze omzetten door:

  • het bestand te openen
  • kies afdrukken
  • kies niet de printer, maar print als PDF

Algemene informatie niet in PDF.

Dit is gelijk aan de verklaringen ook die worden niet meegenomen in het rapport in het kader van de privacy wetgeving Bijlagen kunnen zeer divers zijn en zijn bedoeld voor al hetgeen men wil doorzetten naar het CCBB, maar wat men niet kwijt kan in FRIS. De bijlage optioneel zijn wel zichtbaar na het idienen van de jaarrekening voor de Beoordelaar.

Ik kan niet scannen!

Bijna iedereen kan tegenwoordig via zijn/haar printer scannen. Daarnaast zijn er gratis app's te downloaden voor een smartphone waarmee kan worden gescand. Scannen ligt binnen ieders handbereik.

Stichtingen en begraafplaatsen

Vooreerst komt er geen mogelijkheid om administraties, anders dan CvK, CvD en Begraafplaatsen, op te voeren via FRIS.

Rapportages m.b.t. Stichtingen e.d. kunt u separaat voeren en uploaden bij de instantie waaronder deze vallen CvK of CvD.

Boekingsgang bij Begraafplaatsen

Ik kan het bestand niet uploaden?

  • Het kan zijn dat u de verklaring met een zeer hoge resolutie heeft gescand en dan is het bestand te groot om te uploaden. Advies;

    • open het gescande document of word document
    • kies afdrukken, maar wijzig de printer naar "Afdrukken als PDF" Het bestand wordt nu veel kleiner opgeslagen. of
    • pas de DPI aan naar een lagere resolutie in de scan instellingen.
  • De verklaringen worden niet geüpload

Bij het uploaden van de verklaringen is het van belang dat u maar één proces tegelijk uitvoert.

M.a.w. U kunt maar één document tegelijk uploaden. Dus als u een document upload moet u wachten tot het document in Fris staat en daarna het volgende document uploaden.

Als u alles heeft gecontroleerd en nog steeds kunt u het bestand niet uploaden.

Stuur een mail naar fris-help@protestantsekerk.nl met in de bijlage het bestand dat u wilt uploaden. Zodat onze helpdesk de oorzaak kan achterhalen.

Verklaringen

  • Waarom kan ik de verklaring niet digitaal invullen?

Momenteel moet de verklaring nog handmatig worden ingevuld. Dit is een wens, welke wegens gebrek aan budget niet is gehonoreerd. Deze wens is wel vastgelegd als verbeterpunt voor FRIS.

  • De verklaringen zitten niet in de PDF?

De verklaring zijn voor intern FRIS gebruik en worden opgeslagen in de archief map van uw gemeente.

  • De verklaringen zijn onleesbaar.

In dit geval opent de browser het document als HTML bestand. Kies dan ook bij het downloaden voor opslaan i.p.v. direct openen.

Ook is het mogelijk dat uw pc dit soort bestanden opslaat als verklaring CvK.pdf.html

Als dit zo is dan moet u .html verwijderen als extensie van het bestand.

Verklaring kerkenraad

In de tabel bij de verklaring kerkenraad kan alleen ja of nee aangekruist worden. Wat te doen als een vraag niet van toepassing is?

Als een vraag n.v.t. is vult u niets in.

Zie ook de uitgebreide informatie in de Handleiding

Controle verplicht?

Is een volledige controle verplicht (de 24 punten) bij gebruikmaking van 2 financieel deskundigen?

Jazeker. De situatie is als volgt:
Er kan een verklaring afgegeven worden door een gecertificeerd accountant, dus een RA of AA met certificeringsbevoegdheid.
Administratiekantoren en boekhoudbureaus zijn niet bevoegd tot certificeren.
Wel kunnen zij een bepaald intern controleprogramma volgen, maar die voldoet niet.

Kortom, in verreweg de meeste gevallen is er geen verklaring afgegeven door een certificerend accountant.
Dan wordt een CCBB geacht een controleverslag op te vragen, ongeacht de grootte van de gemeente of diaconie.
Zoals u wellicht hebt gezien in de stukken en modellen op de website van de PKN en in FRIS, worden er drie verklaringen gevraagd :

  • van het college CvK of CvD,
  • van de kerkenraad, inclusief een aantal controlevragen
  • van de controlecommissie met een uitgebreider aantal vragen en de mogelijkheid hun bevindingen te vermelden.

In de collectieve regeling voor ANBI die eind vorig jaar is afgesloten met de Belastingdienst, zijn deze controle rapporten een deel van de overeenkomst.
De Belastingdienst neemt dan ook steekproeven om na te gaan of de overeengekomen richtlijnen worden gevolgd.
Dat gebeurt zowel bij gemeenten als bij de beheerscolleges van de PKN.