Laatst bijgewerkt op: 20-02-2020 - aantal paginaweergaves: 2459 - gemiddelde leestijd: 13 minuten, 13 seconden

Diverse vragen

Adreswijzigingen

Adreswijzigingen moeten worden doorgegeven aan de lokaalbeheerder van uw gemeente.
Hij/zij kan deze dan opvoeren in LRP, waarna deze ook worden doorgezet naar de landelijke systemen.

Bankrekeningnummer openen

Voor het openen van een bankrekeningnummer heeft u een Verklaring van rechtspersoonlijkheid nodig.
Deze verklaring kunt u opvragen bij uw CCBB-secretariaat.

Boekhoudkantoor en indienen

Op dit moment kan er per document maar door één indiener worden gewerkt in FRIS.

In de tweede helft van 2020 komen er echter nieuwe rollen bij: ‘administrateur’ en ‘penningmeester’.
Het invullen van de algemene informatie, het maken van de toelichting, het bijvoegen van de bijlagen en de verklaringen en het indienen worden dan gedaan door de rol ‘penningmeester’.

De rol ‘administrateur’ zet de balans en de baten en lasten in het systeem.

De rollen ‘penningmeester’ en ‘administrateur’ kunnen samen dan hetzelfde doen als wat de rol ‘indiener’ nu kan doen.

Een college kan kiezen tussen werken met óf een ‘penningmeester’ in combinatie met een ‘administrateur’ óf met een ‘indiener’.
Het is dus het een of het ander.

Deze functionaliteit komt dus naar verwachting in de tweede helft van 2020 beschikbaar.

Doorzendcollectes

Wij zijn begonnen met FRIS met het invullen van de begroting, maar hebben nog enkele vragen m.b.t. de doorzendcollectes: De vragen zijn:

  1. Wij hebben altijd het saldo van de collectes in onze jaarrekeningen en begrotingen vermeld. Waarom wordt nu om een vermelding en uitsplitsing gevraagd?
  2. Is het al verplicht deze uitsplitsing van doorzendcollectes in te voeren voor de begroting van 2019 of mag dit komen met ingang van de Jaarrekening over 2018?
  3. Mogen wij ervan uitgaan dat wij niet alsnog een splitsing over het afgeronde boekjaar 2017 moeten maken (voor wat de doorzendcollectes betreft) ten behoeve van de vergelijking met het boekjaar 2018?

Antwoord:
Het is niet de bedoeling inkomsten en uitgaven te salderen. Ook in ons "oude"excel model werd de splitsing al toegepast. Doorzendcollectes vormen een onderdeel van de inkomsten uit "levend geld" en moeten zichtbaar zijn. Ook voor de begroting 2019 moeten deze bedragen gesplitst opgenomen worden. Omdat de bedragen in uw administratie werden geboekt is het nodig deze voor de komende jaarstukken, dus begroting 2019 en jaarrekening 2018 al op te nemen. De jaarrekening 2017 hoeft u niet nog eens in te leveren, dat zal in juni al gebeurd zijn en door het CCBB afgewikkeld. Wel raden wij u aan om in verband met de vergelijkende cijfers in FRIS over 2017 zowel de inkomsten als de uitgaven voor alle doorzendcollectes op te nemen.

De fasen van FRIS zijn!

Fase 1: Invoeren begroting 2019 Fase 2: Vanaf begin 2019 het invoeren van de jaarrekening 2018 Fase 3: Het maken en toevoegen van een meerjarenramingen

Demo versie

FRIS heeft geen oefenomgeving!

De verklaringen worden geopend als HTML.

Ik werk met een Apple Macbook / apple Imac en de verklaringen worden geopend als onleesbare HTML. Dit probleem wordt momenteel veroorzaakt door Safari en is niet aan de orde als je op uw Apple pc werkt met Chrome. Dit is echter niet de oplossing en daarom zal dit z.s.m. worden opgelost. Zolang het niet is opgelost kunt u ook met Safari blijven werken, via een workaround.

  1. download de verklaring
  2. ga naar de map downloads
  3. hernoem het bestand via naamwijzigen, dus sjabloon-college.pdf.html naar sjabloon-college.pdf(dus verwijder .html)
  4. na enter kiest u voor bestand omzetten naar PDF Het bestand kan nu via PDF worden afgedrukt en handmatig worden ingevuld.

Ter info: digitaal invullen is een openstaande wens. Zie ook het antwoord bij 51

Hoe worden plaatselijke gemeenten overtuigd om mee te doen met FRIS?

Door te laten zien hoe gebruikersvriendelijk het systeem werkt en

de gesignaleerde voordelen te benoemen:

gemakkelijker overdracht van taken, continuiteit en veiligheid.

Indiener voor meer gemeenten

Ja, u kunt worden geautoriseerd voor meer gemeenten met 1 emailadres.

Imac

Inlogprobleem!
IOS/safari werkt op alle apple producten hetzelfde, vermoedelijk logt u dus niet goed in op uw IMac.

Let op: u moet geen www.fris.pkn.nl invullen, maar fris.pkn.nl dus zonder www. Op dat moment opent u vanuit een beveiligde omgeving.

Ook kunt u https://fris.pkn.nl/ gebruiken

Is het rekeningschema ook in Excel beschikbaar?

Het rekeningschema is niet beschikbaar in een Excel formaat, maar alleen in een PDF formaat.

Is er een model voor gemeenten met meerderere wijkgemeente?

Binnen onze kerkelijke gemeente is sprake van gedecentraliseerd beheer, wat o.a. inhoudt dat elke wijkgemeente een eigen begroting heeft en de begroting van de gemeente bestaat uit de optelsom van de begrotingen van de wijkgemeenten. Komt er ook een model dat hiermee rekening houdt (in de vorm van diverse tabbladen per wijkgemeente, die optellen in een tabblad voor de totale gemeente)?

Hierin is vooreerst nog niet in voorzien binnen het project. De wens is opgevoerd, zodat in een later stadium beoordeeld kan worden of hiervoor nog budget is.

Kunnen individuele wijken ook gebruikmaken van FRIS?

De wijkgemeenten kunnen niet individueel gebruikmaken van FRIS. U kunt natuurlijk wel een format opstellen in bijvoorbeeld Excel, welke is afgestemd op de begroting in FRIS. Voor u is het dan een kwestie van regels laten optellen, waarna het in FRIS een invuloefening is.

Vooreerst is hiervoor nog geen budget gereserveerd binnen het project. De wens is vastgelegd op het verlanglijstje van FRIS, zodat in een later stadium beoordeeld kan worden of hiervoor nog budget is.

Lei aanvraag

Een LEI is nodig ten behoeve van financiële transacties inzake aandelen, obligaties of derivaten, ter voldoening aan de wettelijke verplichtingen vanaf 3 januari 2018.

Als uw instelling niet te maken heeft met deze transacties is er op dit moment geen reden bestaat om een LEI aan te vragen.

Zie hier het aanvraagformulier LEI voor gemeenten en diaconiën.

Mag ik als gebruiker zelf afronden?

Vanuit het project is het een bewuste keuze om de gebruikers niet zelf te laten afronden. U dient altijd ook de decimalen achter de komma in te vullen, deze worden namelijk in de database vastgehouden en lopen dus mee in de controle.

Het project heeft er voor gekozen om af te ronden t.b.v. een duidelijker verslag/beeld/rapport.

Nieuwsbrief

Er is geen nieuwsbrief voor FRIS.
De berichten over FRIS staan in de Nieuwsbrief Kerkbeheer die ongeveer drie keer per jaar verschijnt.
Deze wordt in ieder geval naar de scriba van de kerkenraad gestuurd

Als u de nieuwsbrief ook wilt ontvangen, dan kunt uw naam en emailadres mailen naar fris-help@protestantsekerk.nl met als onderwerp aanmelding nieuwsbrief FRIS.

Opmaak pdf

Vanuit FRIS kunt u printen maar de opmaak van het document wordt pas definitief zodra u een pagina heeft afgerond als gereed.
Dit doet u door een vinkje te zetten bij "ik ben klaar met dit blad".

Daarnaast kunt u bepaalde grootboekregels of sub-grootboekregels verbergen, d.m.v. n.v.t..
Hierdoor wordt de PDF kleiner en leesbaarder.

Renovatie verwerking

Hoe verwerken we een grootscheepse renovatie aan ons kerkgebouw incl. investeringen in nieuwe stoelen, vloerbedekking, keuken e.d.?

Stel:
In de jaarrekening over 20.. staat een Fonds verbouwing kerkgebouw.
In de jaarrekening over 20.. wilt u dat verwerken als bestemmingsreserve i.p.v. -fonds.
Ultimo 20.. had het fonds een omvang van afgerond € 540.000.
In het fonds zit een bedrag van € 100.000 dat specifiek geschonken is t.b.v. de restauratie van de kerkzaal (feitelijk een fondsbedrag) en een bedrag van € 19.000 afgerond voor de aanschaf van nieuwe stoelen (via acties bijeengebracht dus ook feitelijk een fondsbedrag).
Jongstleden september is de renovatie feitelijk afgerond.

Antwoord:
Een fonds, wordt geboekt op 21.90 . Geld dat is ondergebracht in een specifiek fonds, maar uitsluitend daarvoor worden gebruikt.
Het fonds Verbouwing is dan een bestemmingsreserve die op 21.10 komt.
Als het noodzakelijk onderhoud is zou het zelfs een voorziening moeten zijn.
Gebruikt u de eerste keer FRIS dan kunt u eventueel de jaarrekening nog rechtzetten door de beginbalans daar aan te passen en de mutatie als stelselwijziging te vermelden in de toelichting.

Stel:
Dat nu de totale bestedingen € 600.000 hebben bedragen waaronder € 120.000 voor de kerkzaal en € 22.000 voor de stoelen.
Worden dan nu alle bestedingen t.l.v. het resultaat gebracht met gelijktijdige vrijval van het totale fonds?
Met een negatief resultaat van € 60.000 (€ 600.000 -/- € 540.000) tot gevolg?

  • Of kan/moet het meerdere worden geactiveerd?
    De renovatie van de kerkzaal zou dan voor € 20.000 (€ 120.000 investering/kosten -/- € 100.000 specifieke gift) worden geactiveerd, de stoelen voor € 3.000 (€ 22.000 investering -/- € 19.000 specifieke acties) en het restant voor € 37.000 (€ 60.000 -/- € 20.000 -/- € 3.000)?
  • Of moet alles geactiveerd worden (onderscheiden naar de diverse soorten investeringen) met gelijktijdige vrijval van het fonds?
    In dat geval blijft het fonds/ de bestemmingsreserve wel heel erg lang op de balans staan.

Antwoord:
U kunt inderdaad twee wegen bewandelen.

  • Het meest voor de hand liggend is dat u de bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves weg laat vallen tegen de investeringen. Dat kunt u de gemeente uitleggen.
    Als de fondsen ontoereikend zijn kunt u het meerdere activeren en op de bij u gebruikelijke periode afschrijven.
    In geval van activering achten wij de afschrijvingstermijn van 40-50 jaar voor de kerkzaal en overige verbouwingen aan de lange kant.
    U kunt daar beter een termijn van 20 jaar aan koppelen of een die gelijk is aan die van investeringen in installaties i.e. 15 jaar.
  • Schrijf op een kortere termijn af en laat de bestemmingsfondsen/reserves wegvallen tegen de afschrijvingskosten.
    Ook dat kunt u de gemeente uitleggen en in de toelichting vermelden. Zoals u weet moet elke mutatie in de bestemmingen nu via het resultaat lopen.
    In het verleden hebt u de bestemmingsgelden blijkbaar gevormd uit de resultaten.
    Ook dat is iets om even aan de kerkenraad uit te leggen.

Rol raadpleger

De rol van raadpleger houdt in dat u mee kunt kijken in FRIS, dus niet kunt wijzigen of indienen.

Safari

Ik gebruik Safari, maar kan de link niet openen om te activeren!

Dit soort linken worden door Safari op een Ipad geblokkeerd. U zult uzelf dus als gebruiker moeten activeren in fris.pkn.nl via een normale computer.

Uw gemeente heeft geen toegang tot LRP.

Als uw gemeente niet met LRP werkt, kan een gebruiker van FRIS niet worden ingevoerd in het LRP systeem, door de functie van de Lokaal Beheerder van LRP.

U dient per mail een aanvraag in te dienen bij lrp-help@pkn.nl voor FRIS. Wij hebben dan per autorisatie CvK en CvD een geldig email adres nodig.

Daarnaast verzoeken wij u een naam en telefoonnummer te vermelden waarop u overdag bereikbaar bent.

Waarom standaardisatie?

Standaardisatie is vooral van belang vanwege het grote aantal beoordelingen dat jaarlijks moet worden uitgevoerd met steeds minder mensen. De standaardisatie is verder van belang voor de ANBI regelgeving. Als gemeenten het niet voor elkaar hebben, dan kan niet alleen hun individuele ANBI status vervallen, maar komt zelfs de ANBI groepsbeschikking van de Protestantse Kerk als geheel in gevaar. Daarnaast is FRIS een prima hulpmiddel waarmee pro-actief beleid kan worden gemaakt.

Waarom diaconale uitgaven in ANBI publicatie gemeente?

Landelijk blijkt echter dat uitgaven voor diaconale doelen zowel bij kerkrentmeesters als bij bij diaconieën voor kunnen komen. Bovendien voorkomen we daarmee dat er aparte ANBI publicatie versies komen voor CvK, CvD en begraafplaatsen .

Wat betekent de afkorting BOCC?

BOCC staat voor: Beleidsondersteuner Classicaal College Behanderling beheerszaken

Wie kan de gegevens inzien?

De gegevens kunnen alleen worden ingezien door de beoordelaar van uw gemeente, de CCBB leden en de BOR van uw classis.

Wie brengt de indiener van een Waalse gemeente aan in LRP?

Als Waalse gemeente kunt u een mail sturen naar lrp-help@pkn.nl

In deze mail geeft aan om welke Waalse gemeente het gaat.

Welk emailadres aangebracht moet worden.

Waarvoor het emailadres moet worden gekoppeld. CvK en/of CvD, jaarrekening en/of begroting

Wijzigen emailadres/bestuurlijk adres

Het wijzigen van een emailadres/bestuurlijke adres gegevens, dient u door te geven aan de Lokaal Beheerder die deze aanpassing kan doorvoeren in LRP. Deze wijzigingen worden doorgegeven aan de ondersteunende afdelingen van de Dienstenorganisatie.

Hij/zij kan uw emailadres wijzigen in LRP-->tabblad FRIS

Wijkgemeente van bijzondere aard met rechtspersoonlijkheid

De wijkgemeente van bijzondere aard met rechtspersoonlijkheid hebben zelf formeel geen diaconie.
In FRIS is daarom ook geen begroting of jaarrekening CvD aanwezig. De diaconie van deze gemeenten valt onder verantwoordelijkheid van de gemeente waaronder zij vallen.

In het verleden is hier soepel mee omgegaan, maar met FRIS is dit niet meer mogelijk.

De jaarrekening of begroting moet dus worden verantwoord via de jaarrekening en begroting van de gemeente, waaronder u valt.

ZWO

  • Kan een aparte administratie worden aangemaakt voor de ZWO, of moet ik gegevens samenvoegen met die van de diaconie.

Voor de ZWO-commissie komt er geen aparte verslagmogelijkheid in FRIS. Dit omdat het een activiteit van de gemeente is. Als intern een eigen administratie wordt aangehouden waarvan de verslaglegging ten aanzien van inkomsten en uitgaven doet dat wel recht aan een duidelijke verantwoording en zou het als bijlage aan de jaarrekening van b.v. de diaconie kunnen worden toegevoegd en dat dan de middelen zichtbaar worden gemaakt op de balans van de diaconie. De inkomsten worden onder baten en uitgaven (alles in totalen) zichtbaar gemaakt. Dus het komt neer op uw laatste opmerking. Samenvoegen met de diaconie

  • Naast de Diaconie heeft onze kerk ook nog een ZWO-commissie met eigen middelen. Moeten hiervan ook de gegevens worden opgevoerd in FRIS? Zo ja, hoe moet ik dit doen?

De gemeente bestaat feitelijk uit twee rechtspersonen. De kerkrentmeesters en de diaconie van de gemeente. De diaconie beschikt zelf over haar middelen maar de eindverantwoordelijkheid over de zaken ligt altijd bij de kerkenraad.

Een ZWO-commissie is een commissie van de kerkenraad. Feitelijk zou de verantwoording van inkomsten en uitgaven en beheer van eventuele middelen door de kerkrentmeester gedaan moeten worden. De praktijk laat zien dat het vaak bij de diaconie ligt.