Laatst bijgewerkt op: 18-09-2019 - aantal paginaweergaves: 479 - gemiddelde leestijd: 33 minuten, 27 seconden

Diverse vragen

Algemene informatie

Algemene informatie over FRIS vindt u op www.protestantsekerk.nl/actief-in-de-kerk/besturen/fris of u kunt de handleiding raadplegen.

Beveiliging

Beveiliging opgeslagen bestanden.

De verklaringen staan in de cloud van FRIS zelf.
FRIS is een goed beveiligd systeem.

Foutmelding bij genereren van een PDF rapport in het begin scherm van FRIS

Dit is een browser gerelateerd probleem.
De oplossing zit hem vaak in het opruimen van de cache van uw browser. Zie hier hoe u dit kunt doen.
Ook kan het zijn dat de Google zoekfunctie automatisch wordt geactiveerd in uw browser. Vaak ziet u dan in de browser URL iets van:
chrome-extension://oemmndcbldboiebfnladdacbdfmadadm/https://fris.pkn.nl/export/report/...
In de URL mag u alleen https://fris.pkn.nl/export/report/... zien. (let op de s achter http!)
U moet dan deze google zoekfunctie uitzetten in uw browser. Het alternatief is een andere browser openen.

Ik krijg een melding dat ik te vaak ben omgeleid!

Als u deze melding krijgt dan logt niet in via https://fris.pkn.nl maar via de eerder ontvangen link.
De oplossing is het wissen van de cache van uw browser (zie hier hoe u dit kunt doen), de browser af te sluiten en vervolgens weer op te starten.
Als u nu inlogt op https://fris.pkn.nl komt u in het inlogscherm, waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt invullen.

Tip: maak voordat u inlogt een snelkoppeling of bladwijzer naar deze pagina.

Het vinkje 'ik ben klaar met dit blad' kan niet gezet worden.

Dit gaat vaak gepaard met foutmelding 390

Krijgt u deze foutmelding bij het afsluiten dan wordt de oorzaak rood omkadert. Als u op het rode blokje gaat staan verschijnt er rechts in dat blok een rood kruisje, waarmee u het blok kunt verwijderen.
Heeft u een vinkje bij n.v.t. gezet dan krijgt u foutmelding 390, dit betekent ook dat er lege regels zijn. Controleer de ingeklapte pagina’s en verwijder de lege regels via het rode kruisje. Hierna kunt u het vinkje weer zetten bij n.v.t. en de pagina afsluiten.
FRIS accepteert geen lege regels of regels waar wel een bedrag is ingevuld en geen omschrijving

Foutmelding bij genereren van een PDF rapport in het begin scherm van FRIS

Dit is een browser gerelateerd probleem.
De oplossing zit hem vaak in het opruimen van de cache van uw browser. Zie hier hoe u dit kunt doen.
Ook kan het zijn dat de Google zoekfunctie automatisch wordt geactiveerd in uw browser. Vaak ziet u dan in de browser URL iets van:
chrome-extension://oemmndcbldboiebfnladdacbdfmadadm/https://fris.pkn.nl/export/report/...
In de URL mag u alleen https://fris.pkn.nl/export/report/... zien. (let op de s achter http!)
U moet dan deze google zoekfunctie uitzetten in uw browser. Het alternatief is een andere browser openen.

Mag ik als gebruiker zelf afronden?

Vanuit het project is het een bewuste keuze om de gebruikers niet zelf te laten afronden. U dient altijd ook de decimalen achter de komma in te vullen, deze worden namelijk in de database vastgehouden en lopen dus mee in de controle.

Het project heeft er voor gekozen om af te ronden t.b.v. een duidelijker verslag/beeld/rapport.

Kan ik een ANBI rapport maken in FRIS?

Fris levert, na het indienen en definitieve afhandeling van de jaarrekening 2018, een kant en klaar ANBI rapport voor de website.

Vanaf wanneer kan ik de begroting 2020 invoeren?

Het bestand voor de begroting 2020, komt in het najaar beschikbaar, mogelijk in oktober.

Wat betekent de afkorting BOCC?

BOCC staat voor: Beleidsondersteuner Classicaal College Behanderling beheerszaken

Boekhoudprogramma

  • Is FRIS een compleet programma voor onze administratie?

FRIS is bedoeld als programma om de jaarlijkse begroting en jaarrekening door te geven. Het is dus geen boekhoudprogramma t.b.v. uw administratie.

  • Heeft FRIS voorkeur voor een boekhoudprogramma?

Nee, wij hebben geen voorkeur voor een boekhoudprogramma, maar u kunt wel uw eigen boekhoudprogramma aanpassen en laten aansluiten op de verslaglegging die u in FRIS moet verwerken.

  • Is het mogelijk om een boekhoudprogramma te koppelen?

Er is geen koppelingsmogelijkheid met een boekhoudprogramma.

Met de komst van FRIS wordt alles echter simpeler en eenvoudiger. Gegevens worden vastgehouden in het systeem, er ontstaat uniformiteit, de stroom aan post vermindert, er behoeft geen aparte quotum verslag te worden opgevoerd, er wordt automatisch een ANBI verslaglegging gemaakt voor publicatie op de website die voldoet aan de eisen van de belastingdienst, etc. etc.

  • Is er een (professionele) aanbieder van een administratie/boekhoudprogramma waar de grootboekrekeningen van Fris zijn geïmporteerd? Er is maar één boekhoudprogramma wat een koppeling heeft met LRP en dat ondersteund wordt door de KKA helpdesk en dat is Twinfield.
    In Twinfield kan de KKA helpdesk het rekeningschema van FRIS inlezen.

De contactgegevens worden niet getoond in de PDF?

De contactgegevens zijn t.b.v. het interne FRIS-systeem en kunnen niet mee worden geprint in het kader van de privacyregelgeving. Deze informatie is alleen voor intern FRIS gebruik.

Voor wanneer moet begroting en/of jaarrekening worden ingediend?

De begroting moet uiterlijk 15 december zijn ingediend. De jaarrekening moet uiterlijk 15 juni zijn ingediend.

Doorzendcollectes

Wij zijn begonnen met FRIS met het invullen van de begroting, maar hebben nog enkele vragen m.b.t. de doorzendcollectes: De vragen zijn:

  1. Wij hebben altijd het saldo van de collectes in onze jaarrekeningen en begrotingen vermeld. Waarom wordt nu om een vermelding en uitsplitsing gevraagd?
  2. Is het al verplicht deze uitsplitsing van doorzendcollectes in te voeren voor de begroting van 2019 of mag dit komen met ingang van de Jaarrekening over 2018?
  3. Mogen wij ervan uitgaan dat wij niet alsnog een splitsing over het afgeronde boekjaar 2017 moeten maken (voor wat de doorzendcollectes betreft) ten behoeve van de vergelijking met het boekjaar 2018?

Antwoord:
Het is niet de bedoeling inkomsten en uitgaven te salderen. Ook in ons "oude"excel model werd de splitsing al toegepast. Doorzendcollectes vormen een onderdeel van de inkomsten uit "levend geld" en moeten zichtbaar zijn. Ook voor de begroting 2019 moeten deze bedragen gesplitst opgenomen worden. Omdat de bedragen in uw administratie werden geboekt is het nodig deze voor de komende jaarstukken, dus begroting 2019 en jaarrekening 2018 al op te nemen. De jaarrekening 2017 hoeft u niet nog eens in te leveren, dat zal in juni al gebeurd zijn en door het CCBB afgewikkeld. Wel raden wij u aan om in verband met de vergelijkende cijfers in FRIS over 2017 zowel de inkomsten als de uitgaven voor alle doorzendcollectes op te nemen.

Wijzigen emailadres/bestuurlijk adres

Het wijzigen van een emailadres/bestuurlijke adres gegevens, dient u door te geven aan de Lokaal Beheerder die deze aanpassing kan doorvoeren in LRP. Deze wijzigingen worden doorgegeven aan de ondersteunende afdelingen van de Dienstenorganisatie.

Hij/zij kan uw emailadres wijzigen in LRP-->tabblad FRIS

Is het rekeningschema ook in Excel beschikbaar?

Het rekeningschema is niet beschikbaar in een Excel formaat, maar alleen in een PDF formaat.

De fasen van FRIS zijn!

Fase 1: Invoeren begroting 2019 Fase 2: Vanaf begin 2019 het invoeren van de jaarrekening 2018 Fase 3: Het maken en toevoegen van een meerjarenramingen

Ik wil een gezamenlijke begroting/jaarrekening indienen voor de federatie?

Een federatie heeft geen juridische entiteit, dus kunt u daarvoor geen begroting/jaarrekening indienen. U moet de begroting/jaarrekening voor iedere gemeente apart inleveren. Bent u gewend ook een gezamelijke explatie aan te leveren dan kunt u dit aangeven in de opmerkingen en Excel document mee uploaden.

FRIS is een nieuw hulpmiddel voor een optimaal en pro-actief financieel beheer van en door gemeenten, diaconiën en CCBB's.

Kerkrentmeesters en diaconiën kunnen hun jaarrekening en begroting vastleggen in FRIS. FRIS is geen boekhoudprogramma!

Uw gemeente heeft geen toegang tot LRP.

Als uw gemeente niet met LRP werkt, kan een gebruiker van FRIS niet worden ingevoerd in het LRP systeem, door de functie van de Lokaal Beheerder van LRP.

U dient per mail een aanvraag in te dienen bij lrp-help@pkn.nl voor FRIS. Wij hebben dan per autorisatie CvK en CvD een geldig email adres nodig.

Daarnaast verzoeken wij u een naam en telefoonnummer te vermelden waarop u overdag bereikbaar bent.

Wie kan de gegevens inzien?

De gegevens kunnen alleen worden ingezien door de beoordelaar van uw gemeente, de CCBB leden en de BOR van uw classis.

De verklaringen worden geopend als HTML.

Ik werk met een Apple Macbook/Imac en de verklaringen worden geopend als onleesbare HTML. Dit probleem wordt momenteel veroorzaakt door Safari en is niet aan de orde als je op uw Apple pc werkt met Chrome. Dit is echter niet de oplossing en daarom zal dit z.s.m. worden opgelost. Zolang het niet is opgelost kunt u ook met Safari blijven werken, via een workaround.

  1. download de verklaring
  2. ga naar de map downloads
  3. hernoem het bestand via naamwijzigen, dus sjabloon-college.pdf.html naar sjabloon-college.pdf(dus verwijder .html)
  4. na enter kiest u voor bestand omzetten naar PDF Het bestand kan nu via PDF worden afgedrukt en handmatig worden ingevuld.

Ter info: digitaal invullen is een openstaande wens. Zie ook het antwoord bij 51

Kan ik via FRIS de begroting/jaarrekening doorzetten naar het college?

Via FRIS kunt u uw begroting niet indienen bij uw college. U download de PDF's en stuurt deze zelf naar het college.

Zodra uw college de begroting heeft goedgekeurd, kunt u deze indienen incl. de ondertekende bijlage van het college. U zult dus de begroting op papier of in pdf moeten aanleveren bij uw college.

Moet een indiener toegang hebben tot LRP?

Een indiener hoeft geen toegang te hebben tot LRP!

Wie is er allemaal geïnformeerd over FRIS?

Bij de start is de informatie over FRIS gezonden aan de (wijk)kerkenraden, de (wijk)CvK's en de (wijk)CvD's, omdat een wijk de laagste juridisch entiteit is binnen de Protestantse Kerk.

Wijkgemeenten vallen meestal onder een Algemene Kerkenraad, maar er zijn ook wijkgemeenten met een eigen juridische entiteit.

Deze wijkgemeenten zijn niet altijd in LRP te onderscheiden en daarom wordt er vanuit de Synode altijd aangeschreven op wijkniveau.

Raadpleger

Ja het is mogelijk dat anderen meekijken in FRIS als raadpleger.

Jaarrekening

  • Waarom kan ik de jaarrekening niet invullen?

U kunt jaarrekening pas invoeren als de begroting van het jaar waarvoor u een jaarrekening wilt invoeren de status definitief heeft (anders is de start-button nog niet actief).

Dit houdt in dat u eerst een begroting ingediend moet hebben en dat deze afgehandeld moet zijn.

Het indienen kunt u zelf doen.

De afhandeling wordt door de beoordelaar opgepakt.

  • Ik kan de jaarekening 2017 niet invoeren in FRIS.

Als de begroting 2018 op papier is ingediend is alleen de jaarrekening 2018 nog in te voeren en geen historie.(begroting 2018/jaarrekening 2017) Dit is een beveiligingsaspect en het signaal dat dit aparte documenten zijn die los van elkaar beoordeeld moeten worden. Op deze manier wordt ook geprobeerd om fraude te voorkomen. Met de verklaringen worden alle gegevens in de verslaglegging goedgekeurd, maar als hier andere cijfers staan dan eerder goedgekeurd valt dat niet op.

Moet de begroting/jaarrekening niet worden ingediend door iemand van de Kerkenraad?

De context: Ik heb als lokaal beheerder 2 indieners aangemaakt in FRIS voor onze
gemeente nl. voor penningmeester College Kerkrentmeesters en
Penningmeester College Diaconie.

Nu komt de vraag van de Penningmeester College Kerkrentmeesters of de
begroting en later de Jaarrekening niet moet worden ingediend door
iemand van uit de Algemene Kerkenraad die ook in de oude situatie de
begroting en jaarrekening goedkeuren.

Is het mogelijk om de penningmeesters toegang te geven voor het alleen
invullen van de betreffende gegevens en dat iemand van de Algemene
Kerkenraad als indiener wordt beschouwd, maar deze persoon(en)kunnen
geen wijzigingen aanbrengen.

Antwoord: De indiener dient in namens de kerkenraad, die formeel de begroting en de jaarrekening vaststelt en de verantwoordelijkheid heeft. Per college, kerkrentmeesters en diakenen, is er een indiener. Wie dat zijn wordt door de kerkenraad vastgesteld.

Er is een indiener per college. Dat kan dezelfde persoon zijn voor beide colleges, die wordt dan twee keer opgegeven in LRP, maar het kunnen niet tegelijkertijd twee personen voor een en hetzelfde college zijn. Wat eventueel wel kan is dat de penningmeester alles invoert en klaarzet, dat vervolgens de lokale LRP-beheerder de indiener in LRP wijzigt, en dat daarna de nieuwe indiener, die bijvoorbeeld iemand van de algemene kerkenraad is, feitelijk indient. Dat werkt wel, maar ik verwacht dat deze manier van werken zeer zelden gebruikt zal worden. Doordat de indiener door de kerkenraad benoemd wordt is dat feitelijk niet nodig. In FRIS verklaart de indiener bij het indienen ook dat hij of zij door de kerkenraad benoemd is.

Wij zijn maar een kleine gemeente.

  • Fris is wel erg uitgebreid voor een kleine gemeente.

FRIS is ook voor een kleine gemeente goed bruikbaar, omdat instellingen vastgelegd worden.

Schermen en rekeningen die je niet nodig hebt kun je door nvt aan te klikken onzichtbaar maken waardoor ze ook niet in de standaard rapportage voorkomen.

  • Moeten wij ook met FRIS gaan werken?

FRIS is het systeem, waarmee er voortaan gewerkt moet gaan worden. Ook binnen de classes neemt het aantal vrijwilligers die de controles uitvoeren af en daarom wordt FRIS gratis ter beschikking gesteld aan gemeenten.

Als u op de oude manier de begroting/jaarrekening invult of gewoon een rapport opstuurt, betekent dit dat er iemand van de dienstenorganisatie uw gegevens moet invullen in FRIS. Vanaf de begroting 2020 zullen de kosten die daarmee gepaard gaan aan u als gemeente worden doorbelast.

Voor wat betreft FRIS zijn het in eerste instantie wel 25 pagina's, maar veel van deze pagina's zult u kunnen overslaan. Wij zijn er ons van bewust dat het de eerste keer meer werk is, maar de eerste keer FRIS invullen voor een kleine gemeente kost niet veel tijd. Voor een kleine gemeente schatten wij in dat het maximaal 30 minuten duurt om de begroting of jaarrekening in te vullen. Dat hoeft dus geen belemmering te zijn.

Hoe kopieer ik standaard tekst, vanuit help?

Selecteer het tekstgedeelte dat u wilt kopiëren - CrtL C - CrtL V

Wat kost FRIS?

FRIS wordt gratis ter beschikking gesteld aan gemeenten!

Moet een indiener lid zijn van de gemeente?

Een indiener hoeft geen lid van uw gemeente of kerkenraad te zijn om de begroting en jaarrekening in te dienen. In veel situaties is het een penningmeester(=lid van uw gemeente/college), een boekhouder of een extern bureau dat in opdracht van uw college werkt en de gegevens indient. De kerkenraad blijft hierbij de eindverantwoording houden.

Kan ik meerder indieners opvoeren met dezelfde autorisatie?

Er kan één (1) indiener opgegeven worden per begroting en/of jaarrekening van een college (kerkrentmeesters of diakenen). De indiener mag dezelfde zijn voor zowel begrotingen als jaarrekeningen van een college en/of voor beide colleges, maar dat hoeft niet. Meerdere indieners per begroting of jaarrekening van een college zijn niet toegestaan.

De lokaal beheerder dient in LRP de e-mailadressen van de indieners op te voeren. De indieners krijgt dan een link toegezonden waarmee de indiener zijn toegang kan activeren in FRIS.

U kunt dus maximaal 4 indieners opvoeren.

  • Indiener A is geautoriseerd voor de CvK begroting.
  • Indiener B is geautoriseerd voor de CvD begroting.
  • Indiener C is geautoriseerd voor de CvK jaarrekening.
  • Indiener D is geautoriseerd voor de CvD jaarrekening.

Wanneer komt de functie ‘meerjarenbegroting’ beschikbaar in FRIS?

In de tweede fase van het project worden als de meerjarenbegroting ontwikkeld en geïmplementeerd. Wij hopen deze tweede fase in het 4de kwartaal van 2019 af te ronden.

De nummering ontbreekt bij de posten in de PDF.

Met FRIS volgen wij de richtlijnen voor de jaarverslaggeving, middelgrote en grote rechtspersonen 2018. De wet eist dat de jaarrekening een zodanig inzicht geeft dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over het vermogen en resultaat van een onderneming. Volgens deze richtlijnen mag er geen nummering in de verslaglegging.

Gezien de kosten kunnen we het ons ook niet veroorloven om meerdere varianten van een rapport te maken.

Mag worden volstaan met 1 onafhankelijke financieel deskundige?

In de richtlijn wordt bij A1-3 verwezen naar een externe accountant of naar twee onafhankelijk deskundigen. De verklaring van de twee onafhankelijk deskundigen komt onder dit hoofdstuk. Onder A3 wordt verwezen naar een goedkeurende verklaring van een externe accountant. Binnen een accountantskantoor gelden specifieke interne regels voor de tekenbevoegdheid van de accountant. Het gaat dus om twee verschillende situaties.

Dat strookt met Ordinantie 11.6.4 waar staat: Elk jaar wordt vóór de vaststelling van de jaarrekeningen de financiële administratie van de gemeente en van de diaconie gecontroleerd door een door de kerkenraad aan te wijzen registeraccountant of accountant-administratieconsulent dan wel twee andere onafhankelijke deskundigen.

Ik wil de handleiding printen?

De intentie is om de handleiding niet te kunnen laten printen. De handleiding is permanent in beweging en dan werkt u altijd met een verouderde handleiding.

Voldoet FRIS aan de privacy regelgeving?

Met name het privacy aspect is expliciet in het programma FRIS meegenomen. In het verleden circuleerde al de adresgegevens op diverse plaatsen en in diverse systemen. Nu worden ze opgenomen aan de voorkant in het FRIS systeem en zijn ze alleen beperkt toegankelijk voor de mensen die t.b.v. uw begroting of jaarrekening contact moeten leggen met uw gemeente. De overweging is dat het mogelijk moet zijn om m.b.t. de begrotingen en jaarrekening met de juiste persoon in contact te kunnen komen. Dus de gegevens zijn beperkt toegankelijk voor de beoordelaars, de CCBB coördinator, de BOCC en het secretariaat. De persoonlijke gegevens komen niet in de PDF!

Kan ik rapporten maken?

In een latere fase zal het maken van eigen rapporten worden gefaciliteerd.

Rekeningschema

  • Waar vind ik het rekeningschema?
    Het rekeningschema vindt u op hier Dit is een toelichting op het rekeningschema.
    De begroting en jaarrekening vult u in via https://fris.pkn.nl

  • Wat is er gewijzigd in het rekeningschema? Op onze website https://www.protestantsekerk.nl/actief-in-de-kerk/besturen/fris staat het rekeningschema met daarin opmerkingen m.b.t. de diverse aanpassingen.

Wij werken met Scipio en Cash flow geeft dat problemen?

Uw lokaalbeheerder moet ook dan in LRP de indiener(s) aanbrengen.

De rapportage vanuit Cashflow wordt/is al afgestemd op het nieuwe rekeningschema.

Vanuit die rapportage kunt u handmatig FRIS vullen.

Ik wil scrollen in FRIS, maar mijn scherm bibbert en ik kom niet onderaan.

Dit is een resolutie/leesgrote probleem. Uw browser probeert steeds de optimale grote te bepalen en kan uw huidige instelling niet automatisch corrigeren. De oplossing is de combinatie Ctrl en -, daarmee verkleint u handmatig het scherm

Hoe kan onze stichting rapporteren via FRIS?

Alleen de rechtspersonen gemeente en diaconie dienen de begroting in via FRIS. De effecten van alle activiteiten van Stichting moeten in de begroting en later de jaarrekening van de rechtspersoon tot uitdrukking komen, ook als daarvoor intern een zelfstandige exploitatie is. Naar buiten toe (ook m.b.t. ANBI) is de diaconie of CvK degene die voor het geheel rapporteert.

Een stichting rapporteert niet naar de CCBB's. Dus ook niet via FRIS.

Instructie

Kan er lokaal instructie m.b.t. FRIS worden gegeven?

FRIS is geen programma, maar een verslagleggingstool waarbinnen je de informatie vanuit het boekhoudverslag invoert.
Het is dus geen uitgebreid programma waarvoor instructie nodig is.

Je start op en begint vervolgens conform de geadviseerde invul volgorde de rapportage vanuit de boekhouding te verwerken.
Verder zijn de benodigde verklaringen te downloaden, in te vullen en te uploaden.

Fris gaat er vanuit dat de indieners er met de handleiding uit moeten komen.

Streekgemeente

Allereerst is dan de vraag; of uw streekgemeente een streekgemeente is met een eigen juridische entiteit.

Als dat zo is dan komt het indienen ook in FRIS beschikbaar. Op korte termijn kan de begroting echter niet worden aangeleverd via FRIS. Wij verzoeken u om deze bij uw eigen gemeente te uploaden als bijlage. U behoeft alleen de CvK begroting en jaarrekening te verantwoorden.

Wat zijn de minimale systeemvereisten?

U moet op internet kunnen via een browser op een pc. U heeft dus geen programma of snel werkende pc om gratis gebruik te kunnen maken van FRIS.

Moet een kerkenraad de begroting/jaarrekening twee keer vaststellen?

Het is niet nodig dat de kerkenraad eerst de cijfers in concept vaststeld en vervolgens definitief.

De werkwijze is als volgt:

  • Als indiener vult u de begroting/jaarrekening in.
  • U print de verklaringen en de begroting/jaarrekening.
  • U geeft dit door aan de kerkenraad.
  • De kerkenraad stelt in de vergadering de begroting/jaarrekening vast.
  • De begroting/jaarrekening ligt daarna een bepaalde periode ter inzage.
  • Na deze inzage periode, kunt u als indiener de begroting/jaarrekening definitief indienen.

Is deelname aan FRIS verplicht?

Deelname wordt voor alle gemeenten verbonden aan de Protestantse Kerk Nederland verplicht vanaf 2020. In de loop van 2019, zal het tarief worden bepaald voor gemeente die niet digitaal, maar nog op papier aanleveren.

Voordelen FRIS

U als college kunt veel gemak hebben van FRIS!

Hierbij kunt u denken aan het minder invullen van documenten, FRIS past zich aan, aan uw situatie, de continuïteit is gewaarborgd, etc..

Voordeel voor gemeenten Kern woorden hierbij zijn:

  • (minder) post
  • Tijdsbesparing
  • Eenvoud
  • Analyse
  • Rapportage

Andere voordelen zijn:

  • Een beter overzicht van financiële situaties en eventuele risico's.
  • De (concept)begroting kan worden gebruikt voor intern overleg binnen het college.
  • FRIS voldoet aan de ANBI-richtlijnen.
  • FRIS levert een kant en klaar ANBI rapport voor de website.
  • FRIS is gekoppeld aan LRP, waardoor de ledengegevens al bekend zijn.
  • Bij overdracht kan de nieuwe gebruiker verder, waar de 1e gebruiker is gebleven.

Waarom FRIS?

FRIS is in het leven geroepen om uniformiteit te creëren en de totale afhandeling door gemeenten(CvK/CvD 3400), beoordelaars(130), CCBB leden(120), BOCC-en(5) en secretariaat(2) te versimpelen. Ik noem even de aantallen om u een beter beeld te geven/goed kader te schetsen.

Tot de komst van FRIS werd alles handmatig afgehandeld. U zult begrijpen dat dit veel mail en post verkeer veroorzaakte en daarbij kon de privacy regelgeving niet worden gewaarborgd.

Ook was het dat de afhandeling en beoordeling niet één op één was en per regio verschillende.

Voor u als gemeente betekent de komst van FRIS dat u de eerste keer veel meer tijd kwijt bent met invullen, maar dat verdient zich later terug.

  • De eerste keer moet u de wijzigingen qua grootboek doorvoeren, omdat uw boekhoud rapportage nog niet aansluit op FRIS.
    Indien u de rapportage van uw boekhoudprogramma niet kunt aanpassen naar de nieuwe situatie, dan kunt u bij het grootboek in FRIS een opmerking plaatsen. (Bijv. 51.12 is 84.12 geworden).
  • In de oude situatie moest u jaarlijks iedere keer opnieuw 3 kollommen invullen in een leeg Excel document(de begroting, de jaarrekening en de jaarrekening voorgaand jaar).
  • In FRIS worden de eenmaal ingevoerde gegevens vastgehouden/bewaard. Dus volgend jaar hoeft u alleen de jaarrekening 2019 of de begroting 2020 in te voeren.
  • U kunt FRIS afstemmen op uw situatie, dus zijn bepaalde grootboekrekeningen niet van toepassing voor uw gemeente. Dan geeft u dat aan via (nvt), hierdoor wordt FRIS ook bruikbaar voor kleinere gemeenten.
  • In FRIS zijn uitgebreide helpteksten, voorbeeldteksten en de grondslagen aanwezig. Daarnaast is er een uitgebreide handleiding bereikbaar. https://fris-doc.pkn.nl/
  • U krijgt een standaard rapportage voor uw college, standaard verklaringen en een standaard controle verslag.
  • Als rechtspersoon moet u wettelijk op tijd de nieuwste cijfers publiceren(1 juli). Voorheen moest u dat allemaal handmatig plaatsen op uw website, maar als u dit nu eenmalig instelt gebeurt geautomatiseerd.
  • Jaarlijks moet u de Quotum gegevens aanleveren bij de dienstenorganisatie. Werkt u met FRIS dan worden de gegevens automatisch doorgezet.
  • Er zijn uniforme richtlijnen, waardoor alle gemeenten binnen de PKN op dezelfde manier rapporteren en beoordeeld worden.
  • FRIS slaat permanent automatisch op en na het indienen komt uw begroting/jaarrekening automatisch bij de juiste beoordelaar. Na afronding door de beoordelaar worden de stukken automatisch doorgezet naar, de CCBB of de BOCC of direct naar het secretariaat met bijbehorende brieftekst.

Cijfers voorgaande jaren.

Voor een goede vergelijking is het wenselijk dat ook de gegevens van voorgaand jaar, worden omgezet naar het nieuwe rekeningschema.

Vragen

Kijk altijd eerst in de handleiding en veel gestelde vragen. Kunt u uw antwoord hier niet vinden neem dan contact op met onze helpdesk.

Wie brengt de indiener van een Waalse gemeente aan in LRP?

Als Waalse gemeente kunt u een mail sturen naar lrp-help@pkn.nl

In deze mail geeft aan om welke Waalse gemeente het gaat.

Welk emailadres aangebracht moet worden.

Waarvoor het emailadres moet worden gekoppeld. CvK en/of CvD, jaarrekening en/of begroting

Hoe worden plaatselijke gemeenten overtuigd om mee te doen met FRIS?

Door te laten zien hoe gebruikersvriendelijk het systeem werkt en

de gesignaleerde voordelen te benoemen:

gemakkelijker overdracht van taken, continuiteit en veiligheid.

Waarom standaardisatie?

Standaardisatie is vooral van belang vanwege het grote aantal beoordelingen dat jaarlijks moet worden uitgevoerd met steeds minder mensen. De standaardisatie is verder van belang voor de ANBI regelgeving. Als gemeenten het niet voor elkaar hebben, dan kan niet alleen hun individuele ANBI status vervallen, maar komt zelfs de ANBI groepsbeschikking van de Protestantse Kerk als geheel in gevaar. Daarnaast is FRIS een prima hulpmiddel waarmee pro-actief beleid kan worden gemaakt.

Wachtwoord wijzigen

  • Klik op Welkom.

  • Wijzig u wachtwoord in Mijn Profiel.

Let op: Minimaal 1 cijfer, 1 kleine letter en 1 hoofdletter, met een lengte van minimaal 12 karakters

Kan ik aanpassingen voorstellen m.b.t. de begrotingen en jaarrekeningen?

Ja, u kunt aanpassingen voorstellen.

Deze worden verzameld en in 2019 beoordeeld en eventuele wijzigingen zullen in de jaarrekening 2020 worden aangebracht.

Kunnen individuele wijken ook gebruikmaken van FRIS?

De wijkgemeenten kunnen niet individueel gebruikmaken van FRIS. U kunt natuurlijk wel een format opstellen in bijvoorbeeld Excel, welke is afgestemd op de begroting in FRIS. Voor u is het dan een kwestie van regels laten optellen, waarna het in FRIS een invuloefening is.

Vooreerst is hiervoor nog geen budget gereserveerd binnen het project. De wens is vastgelegd op het verlanglijstje van FRIS, zodat in een later stadium beoordeeld kan worden of hiervoor nog budget is.

Is er een model voor gemeenten met meerderere wijkgemeente?

Binnen onze kerkelijke gemeente is sprake van gedecentraliseerd beheer, wat o.a. inhoudt dat elke wijkgemeente een eigen begroting heeft en de begroting van de gemeente bestaat uit de optelsom van de begrotingen van de wijkgemeenten. Komt er ook een model dat hiermee rekening houdt (in de vorm van diverse tabbladen per wijkgemeente, die optellen in een tabblad voor de totale gemeente)?

Hierin is vooreerst nog niet in voorzien binnen het project. De wens is opgevoerd, zodat in een later stadium beoordeeld kan worden of hiervoor nog budget is.

ZWO

  • Kan een aparte administratie worden aangemaakt voor de ZWO, of moet ik gegevens samenvoegen met die van de diaconie.

Voor de ZWO-commissie komt er geen aparte verslagmogelijkheid in FRIS. Dit omdat het een activiteit van de gemeente is. Als intern een eigen administratie wordt aangehouden waarvan de verslaglegging ten aanzien van inkomsten en uitgaven doet dat wel recht aan een duidelijke verantwoording en zou het als bijlage aan de jaarrekening van b.v. de diaconie kunnen worden toegevoegd en dat dan de middelen zichtbaar worden gemaakt op de balans van de diaconie. De inkomsten worden onder baten en uitgaven (alles in totalen) zichtbaar gemaakt. Dus het komt neer op uw laatste opmerking. Samenvoegen met de diaconie

  • Naast de Diaconie heeft onze kerk ook nog een ZWO-commissie met eigen middelen. Moeten hiervan ook de gegevens worden opgevoerd in FRIS? Zo ja, hoe moet ik dit doen?

De gemeente bestaat feitelijk uit twee rechtspersonen. De kerkrentmeesters en de diaconie van de gemeente. De diaconie beschikt zelf over haar middelen maar de eindverantwoordelijkheid over de zaken ligt altijd bij de kerkenraad.

Een ZWO-commissie is een commissie van de kerkenraad. Feitelijk zou de verantwoording van inkomsten en uitgaven en beheer van eventuele middelen door de kerkrentmeester gedaan moeten worden. De praktijk laat zien dat het vaak bij de diaconie ligt.

Activeren en inloggen

  • Activatie link niet ontvangen Zolang uw emailadres nog niet is aangebracht in LRP ontvangt u geen activatielink.

Bij het inloggen in FRIS controleert FRIS bij LRP uw autorisatie.

Voordat u zichzelf probeert te activeren moet het emailadres door de lokaalbeheerder zijn vastgelegd in LRP(tabblad FRIS)

Is uw emailadres aangebracht in LRP danontvangt u een activatielink waarmee u uw activatie kunt afronden.
Heeft u na ca. 1,5 uur de mail nog steeds niet ontvangen controleer dan:

  1. of de email met activatielink niet in de spam is terechtgekomen.
  2. of de lokaalbeheerder wel het juiste emailadres in LRP heeft opgevoerd!
  3. laat de lokaalbeheerder uw gegevens in LRP(tabblad FRIS) verwijderen en opnieuw opvoeren.
    (Hierdoor wordt een nieuwe link verzonden naar uw emailadres)

    • Activatielink verlopen. De activatie link is 3 dagen geldig, hierna krijgt de gebruiker de melding dat de activatie link verlopen is en dat er een nieuwe link gestuurd is.
      Heeft u geen nieuwe link ontvangen.
      Laat de lokaalbeheerder uw gegevens in LRP(tabblad FRIS) verwijderen en opnieuw opvoeren. Hierdoor wordt een nieuwe link verzonden naar uw emailadres.

    Bij wachtwoord vergeten is de link 1 dag geldig.

Indien voorgaande controles geen resultaat heeft opgeleverd, stuur dan een mail naar fris-help@pkn.nl

Waar vind ik het tabblad FRIS

Als u bent ingelogd met uw lokaalbeheerders sleutel moet u het tabblad aan de rechter zien. Het is echter wel zo dat u binnen een browser maar 1 autorisatie open mag hebben, dus als u binnen de browser ook bent ingelogd met een andere sleutel zit deze u dwars.

Fris versus LRP

Als u inlogt in FRIS controleert FRIS bij LRP uw autorisatie/rechten.

Wachtwoord

Uw wachtwoord moet minimaal bestaan uit 12 posities!

Safari

Ik gebruik Safari, maar kan de link niet openen om te activeren!

Dit soort linken worden door Safari op een Ipad geblokkeerd. U zult uzelf dus als gebruiker moeten activeren in fris.pkn.nl via een normale computer.

Indiener voor meer gemeenten

Ja, u kunt worden geautoriseerd voor meer gemeenten met 1 emailadres.

Controle commisie

Kan de controle commisie vraag 22 en 23 afhandelen?

De normale gang van zaken is:

  1. De jaarrekening wordt vastgesteld door de kerkrentmeesters/diakenen.
  2. De controle commissie beoordeelt.
  3. De controle commissie bespreekt de bevindingen met de kerkrentmeesters/diakenen.
  4. Eventueel worden er nog aanpassingen gedaan.
  5. De controle commissie rondt de controle af
  6. De kerkrentmeesters en diakenen bespreken de jaarrekening in de kerkenraad
  7. Na goedkeuring wordt de jaarrekening ter inzage gelegd
  8. De jaarrekening wordt ingediend.

De praktijk is dat er meestal niets moet worden aangepast en dan moet je dit praktisch benaderen.

In die situatie vult u direct vraag bij 22 en 23 Ja in, want u volgt de procedure en bespreekt het met de kerkrentmeesters en diakenen.

Bent u van mening dat aanpassingen moeten worden doorgevoerd, dan rond u de controle niet af en doet u dit na de aanpassingen.

Controle verslag

Waar vind ik het controle verslag?

Voor FRIS geldt dat u het controle verslag kunt downloaden bij het onderdeel Bijlagen en Verklaringen.

Fout corrigeren

Neem dan z.s.m. contact op uw ccbb/beoordelaar. Is deze niet bij u bekend, dan kan het secretariaat kan u in contact brengen met de juiste persoon. U kunt bellen naar 030-880 1880 en vragen naar mw. Jonker of dhr. Kerkkamp

Handmatig ingediend

Ik heb de begroting/jaarrekening handmatig ingediend en kan nu geen wijzigingen in FRIS aanbrengen.

Uw begroting is handmatig ingediend en vervolgens door het secretariaat doorgezet naar de beoordelaar om te beoordelen.
Zodra het secretariaat uw begroting heeft doorgezet is invullen in FRIS voor u geblokkeerd. U heeft er voor gekozen handmatig in te dienen (dus niet via FRIS), u kunt dus geen wijzigingen aanbrengen in FRIS.

Als de begroting/jaarrekening het gehele proces doorlopen heeft en definitief is. Het is niet mogelijk om nog correcties aan te brengen.

Opslaan

Worden gegevens wel opgeslagen, en wanneer?

Op het moment dat u gegevens invoert, worden de gegevens nagenoeg direct opgeslagen.

Verschil FRIS en boekhoudprogramma

Wat is het verschil tussen FRIS en een boekhoudprogramma?

In uw boekhoud pakket doet u de administratie "bank/inkoop/verkoop" etc..
In FRIS verantwoord u de totalen van de diverse grootboekrekeningen.

Status

Ik heb als gemeente mijn begroting/jaarrekening ingediend, maar wil deze nog corrigeren.
Kan dit?

Dit is afhankelijk van de status. De contactpersoon van het CCBB kan dit voor u verzorgen.
Neem contact op met het secretariaal als u wilt weten wie uw contactpersoon is. U kunt bellen naar 030-880 1880 en vragen naar mw. Jonker of dhr. Kerkkamp

Rol raadpleger

De rol van raadpleger houdt in dat u mee kunt kijken in FRIS, dus niet kunt wijzigen of indienen.

Website koppelings probleem

Ervaring leert dat de volgende punten van belang zijn:

  • Heeft u de voorbeeld handleiding voor WordPress gevolgd? Ook als u niet van WordPress gebruik makat stata hierin vermeld wat in lek geval moet gebeuren.
  • Staat javascript wel aan in uw browser? Alle browsers ondersteunen javascript en hebben dit standaard aan staan. Ook zijn er addons die javascript blokkeren.
  • Is in FRIS bij het aanmaken van de handleiding wel de instelling op instellen gezet voordat de handleiding is gedownload? Zie ook hier
  • Krijgt u de melding "de gevraagde informatie is niet beschikbaar"? Zie dan hier
  • Is er een actieve koppeling?
  • Bij het aanbrengen van de koppeling krijgt u altijd een foutcode, omdat niet alle informatie geautomatiseerd kan worden gecontroleerd en er ook nog een fysieke toetsing moet plaatsvinden. A010 t/m A050 geeft aan dat de koppelingen niet goed zijn geïmplementeerd. Zie de foutmeldingen https://fris-doc.pkn.nl/kennisbank/foutmelding#foutmeldingen

Zie handleiding voor WordPress hoe u de ANBI-publicatool kunt installeren onder WordPress

Om het vereiste script in de head van een pagina van het CMS Joomla kunt u de plugin headtag gebruiken.

Voor het gebruik van deze plugins is wel enige kennis van uw CMS vereist. Wij kunnen op dit aspect geen (technische) ondersteuning verlenen.

Opmaak pdf

Vanuit FRIS kunt u printen maar de opmaak van het document wordt pas definitief zodra u een pagina heeft afgerond als gereed.
Dit doet u door een vinkje te zetten bij "ik ben klaar met dit blad".

Daarnaast kunt u bepaalde grootboekregels of sub-grootboekregels verbergen, d.m.v. n.v.t..
Hierdoor wordt de PDF kleiner en leesbaarder.

De activatie link is 3 dagen geldig, hierna krijgt de gebruiker de melding dat de activatie link verlopen is en dat er een nieuwe link gestuurd is.

Bij "wachtwoord vergeten" is de link 1 dag geldig.

Herinneringen

Herinneringen worden gestuurd als iets op een bepaalde datum niet gebeurd is, bijvoorbeeld als de jaarrekening of de begroting niet op tijd ingediend is.

Alerts worden vooral verstuurd vóórdat iets uitgevoerd moet zijn, bijvoorbeeld om u attent te maken op het tijdig publiceren van de financiële verantwoording voor ANBI.

Alle herinneringen gaan uit van een datum in FRIS, bijvoorbeeld de ‘datum indienen voor’. Herinneringen worden een bepaalde tijd, de respijttermijn, na die datum verstuurd. In de herinneringen wordt een vervaldatum voor het alsnog voldoen aan het gevraagde genoemd. Deze vervaldatum wordt berekend met een responsetijd, die per soort herinnering kan verschillen.

Bijvoorbeeld voor de herinneringen voor de begroting:
respijttermijn 1e herinnering: 21 dagen
responsetijd 1e herinnering: 28 dagen
respijttermijn 2e herinnering: 14 dagen
responsetijd 2e herinnering: 28 dagen.

Stel een begroting met een ‘datum indienen voor’ van 15-12-2019 is ook na de respijttermijn, die eindigt op 05-01-2020, niet ingediend.
Er wordt dan door FRIS een eerste herinnering gestuurd met als vervaldatum 28 dagen na verzending, dus de vervaldatum is 03-02-2020 als de eerste herinnering op 06-01-2020 verstuurd wordt.
Als er op 17-02-2020 (de vervaldatum van 03-02-2020 plus de respijttermijn van 14 dagen) nog niet ingediend is zal een tweede herinnering verstuurd worden, met een responsetijd van 28 dagen.
De vervaldatum in de tweede herinnering is 17-03-2020 (als de herinnering op 18-02-2020 verstuurd is).

De herinneringen voor de jaarrekening en de begroting worden aan de kerkenraad gestuurd, met een kopie aan het college van kerkrentmeesters of van diakenen. Alle overige herinneringen en alerts worden alleen aan het college van kerkrentmeesters of van diakenen gestuurd.

Demo versie

FRIS heeft geen oefenomgeving!

Bankrekeningnummer openen

Voor het openen van een bankrekeningnummer heeft u een Verklaring van rechtspersoonlijkheid nodig.
Deze verklaring kunt u opvragen bij uw CCBB-secretariaat.

Een LEI is nodig ten behoeve van financiële transacties inzake aandelen, obligaties of derivaten, ter voldoening aan de wettelijke verplichtingen vanaf 3 januari 2018.

Als uw instelling niet te maken heeft met deze transacties is er op dit moment geen reden bestaat om een LEI aan te vragen.

Zie hier het aanvraagformulier LEI voor gemeenten en diaconiën.

Waarom diaconale uitgaven in ANBI publicatie gemeente?

Landelijk blijkt echter dat uitgaven voor diaconale doelen zowel bij kerkrentmeesters als bij bij diaconieën voor kunnen komen. Bovendien voorkomen we daarmee dat er aparte ANBI publicatie versies komen voor CvK, CvD en begraafplaatsen .

Anbi publicatie

De ANBI publicatie behoort een vast onderdeel te zijn van uw website, waarin een koppeling zit met de verkorte ANBI versie.

Zie handleiding anbi publicatie

Als indiener kunt u onder "instellingen" de tool activeren en de handleiding downloaden.

Op de ANBI pagina van de Protestantse Kerk vindt u formats waaraan de transparantie moet voldoen. Zie anbi-gemeenten

De link in LRP moet verwijzen naar de ANBI pagina, waarop al de transparantie gegevens staan.