Verklaringen 19

Verklaringen

  • Waarom kan ik de verklaring niet digitaal invullen?

Momenteel moet de verklaring nog handmatig worden ingevuld. Dit is een wens, welke wegens gebrek aan budget niet is gehonoreerd. Deze wens is wel vastgelegd als verbeterpunt voor FRIS en zal begin 2021 worden ingevoerd.

  • De verklaringen zitten niet in de PDF?

De verklaring zijn onderdeel van de jaarrekening documenten in FRIS.
Ze worden opgeslagen in de archief map van uw gemeente.

Controleverslag

Waar vind ik het controleverslag?

Voor FRIS geldt dat u het controleverslag als sjabloon kunt downloaden bij het onderdeel Bijlagen en Verklaringen.

Wens extra kolom bij verklaringen

Kan er bij de verklaringen een extra kolom worden opgenomen?

De werkgroep die de verklaringen opgesteld heeft, heeft bewust 'n.v.t.' weggelaten bij sommige vragen.
Dat stond er in een eerdere versie wel, maar men wil dat men dergelijke vragen met ja of met nee beantwoordt.
De verklaringen zijn vastgesteld door het GCBB en kunnen dus niet zomaar gewijzigd worden.

Op het FRIS-programma voor volgend jaar staat een punt om deze verklaringen in FRIS op te nemen.
Voordat dat gebeurt worden de verklaringen nog een keer door een GCBB-werkgroep gereviewd.

Checklist verklaring

Moet de ingevulde checklist 'Verklaring administratieve organisatie van de kerkenraad" ook ge-upload worden of is de getekende verklaring voldoende?
De verklaring administratieve organisatie moet ook geupload worden.
Lukt het niet als één document, dan kunt u het ook opnemen onder de bijlagen optioneel.
Vervolgens graag in de toelichting vermelden dat u het op die manier hebt opgelost.

Controle verplicht?

Is een volledige controle verplicht (de 24 punten) bij gebruikmaking van 2 financieel deskundigen?

Jazeker. De situatie is als volgt:
Er kan een verklaring afgegeven worden door een gecertificeerd accountant, dus een RA of AA met certificeringsbevoegdheid.
Administratiekantoren en boekhoudbureaus zijn niet bevoegd tot certificeren.
Sommigen geven een samenstellingsverklaring af, maar die in niet toereikend omdat er geen echte controle heeft plaatsgevonden. Wel kunnen zij een bepaald intern controleprogramma volgen, maar dat voldoet niet als controleverslag.

Kortom, in verreweg de meeste gevallen is er geen verklaring afgegeven door een certificerend accountant.
Dan wordt een CCBB geacht een controleverslag op te vragen, ongeacht de grootte van de gemeente of diaconie.
Zoals u wellicht hebt gezien in de stukken en modellen op de website van de PKN en in FRIS, worden er drie verklaringen gevraagd :

  • van het college CvK of CvD,
  • van de kerkenraad, inclusief een aantal controlevragen
  • van de controlecommissie met een aantal andere en aanvullende vragen en de mogelijkheid hun bevindingen te vermelden.

In de collectieve regeling voor ANBI die eind vorig jaar is afgesloten met de Belastingdienst, zijn deze controle rapporten een deel van de overeenkomst.
De Belastingdienst neemt dan ook steekproeven om na te gaan of de overeengekomen richtlijnen worden gevolgd.
Dat gebeurt zowel bij gemeenten als bij de beheerscolleges van de PKN.

Moet de begroting/jaarrekening niet worden ingediend door iemand van de Kerkenraad?

De context: Ik heb als lokaal beheerder 2 indieners aangemaakt in FRIS voor onze
gemeente nl. voor penningmeester College Kerkrentmeesters en
Penningmeester College Diaconie.

Nu komt de vraag van de Penningmeester College Kerkrentmeesters of de
begroting en later de Jaarrekening niet moet worden ingediend door
iemand van uit de Algemene Kerkenraad die ook in de oude situatie de
begroting en jaarrekening goedkeuren.

Is het mogelijk om de penningmeesters toegang te geven voor het alleen
invullen van de betreffende gegevens en dat iemand van de Algemene
Kerkenraad als indiener wordt beschouwd, maar deze persoon(en)kunnen
geen wijzigingen aanbrengen.

Antwoord: De indiener dient in namens de kerkenraad, die formeel de begroting en de jaarrekening vaststelt en de verantwoordelijkheid heeft. Per college, kerkrentmeesters en diakenen, is er een indiener. Wie dat is wordt door de kerkenraad vastgesteld.

Er is een indiener per college. Dat kan dezelfde persoon zijn voor beide colleges, die wordt dan twee keer opgegeven in LRP, maar het kunnen niet tegelijkertijd twee personen voor een en hetzelfde college zijn. Wat eventueel wel kan is dat de penningmeester alles invoert en klaarzet, dat vervolgens de lokale LRP-beheerder de indiener in LRP wijzigt, en dat daarna de nieuwe indiener, die bijvoorbeeld iemand van de algemene kerkenraad is, feitelijk indient. Dat werkt wel, maar wij verwachten dat deze manier van werken in-efficiënt is en zeer zelden gebruikt zal worden. Doordat de indiener door de kerkenraad benoemd wordt is dat feitelijk niet nodig. In FRIS verklaart de indiener bij het indienen ook dat hij of zij door de kerkenraad benoemd is.

Moet een kerkenraad de begroting/jaarrekening twee keer vaststellen?

Het is niet nodig dat de kerkenraad eerst de cijfers in concept vaststeld en vervolgens definitief.

De werkwijze is als volgt:

  • Als indiener vult u de begroting/jaarrekening in.
  • U print de verklaringen en de begroting/jaarrekening.
  • U geeft dit door aan de kerkenraad.
  • De kerkenraad stelt in de vergadering de begroting/jaarrekening vast.
  • De begroting/jaarrekening ligt daarna een bepaalde periode ter inzage.
  • Na deze inzageperiode, kunt u als indiener de begroting/jaarrekening definitief indienen.