Laatst bijgewerkt op: 15-05-2019 - aantal paginaweergaves: 246 - gemiddelde leestijd: 6 minuten, 3 seconden

Inleiding

Reikwijdte en achtergrond

Deze richtlijn heeft betrekking op de begroting en de jaarverslaggeving van alle plaatselijke gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland, diaconieën van de Protestantse Kerk in Nederland en annexe stichtingen ongeacht hun balanstotaal, het totaal van de baten of het aantal werknemers.

In Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 2, lid 1, staat : Kerkgenootschappen, alsmede hun zelfstandige onderdelen en lichamen waarin ze zijn verenigd, bezitten rechtspersoonlijkheid. Lid 2 stelt onder meer : Zij worden geregeerd door hun eigen statuut.

Volgens artikel 1 van de Generale Regeling met betrekking tot vermogensrechtelijke aangelegenheden zijn gemeenten en diaconieën gehouden de modellen van het Generale College Behandeling Beheerszaken (hierna: GCBB) te volgen.

Op het plaatselijke niveau van de Protestantse Kerk in Nederland zijn er minimaal twee rechtspersonen. De gemeente en de diaconie van de gemeente. De gemeente wordt beheerd door het College van Kerkrentmeesters. De diaconie wordt beheerd door het College van Diakenen.

In de jaarverslaggeving van de rechtspersoon moeten alle activiteiten en activa en passiva worden meegenomen. Bijvoorbeeld als er aparte bankrekeningen zijn voor commissies, dan moeten deze ook meegenomen worden. Hetzelfde geldt bij gemeenten met een algemene Kerkenraad met wijkkerkenraden. De gelden van de wijken zijn een integraal onderdeel van de rechtspersoon en moeten worden verantwoord.

De (Algemene) Kerkenraad is het hoogste orgaan van een gemeente. Het College van Kerkrentmeesters en het College van Diakenen doen verslag over het verslagjaar. De (Algemene) Kerkenraad stelt de verslagen vast. Deze verantwoordelijkheid van de Kerkenraad wordt duidelijk gemaakt door het tekenen van de verantwoordingsverklaring (zie bijlage 3) door voorzitter en scriba van de (Algemene) Kerkenraad.

Aanleiding en rechtsgrond richtlijn

Met ingang van 1 mei 2018 is het GCBB in het leven geroepen, zij kan richtlijnen geven en modellen voorschrijven voor jaarrekeningen van gemeenten en diaconieën en kerkelijke stichtingen.

De richtlijn in dit document is vastgesteld in de vergadering van het GCBB van 30 oktober 2018 en geldt met ingang van het boekjaar 2019.

Waarom zijn er richtlijnen opgesteld en hoe profiteert u daar van:

  • Door het volgen van een richtlijn voor de verslaggeving van gemeenten en diaconieën wordt zeker gesteld dat de leden van de gemeenten volgens algemeen aanvaarde standaarden worden geïnformeerd over het reilen en zeilen van de gemeente.
  • Het wordt mogelijk gemeenten op termijn te vergelijken en te voorzien van kerncijfers en andere informatie, om zo het financiële beheer van de gemeenten / diaconieën beter te ondersteunen.
  • De richtlijn maakt het mogelijk het toezicht te verbeteren, wat ook het financiële beheer van alle gemeenten / diaconieën ten goede komt, maar in het bijzonder die gemeenten die het moeilijk hebben om aan hun verplichtingen te voldoen.
    Bij deze gemeenten worden, bij het volgen van een duidelijke richtlijn, problemen eerder gesignaleerd en kunnen er vervolgens ook eerder maatregelen worden genomen.
  • In het samenwerkingsconvenant ANBI dat is afgesloten met de Belastingdienst zijn afspraken gemaakt om het toezicht zodanig te organiseren dat we als Protestantse Kerk in Nederland zelf effectief toezicht houden op het naleven van de ANBI wet en regelgeving.

Een richtlijn jaarverslaggeving is daar een essentieel onderdeel van.

Totstandkoming begroting en jaarrekening en het inleveren

Volgens ordinantie 11.7.1 dient een gemeente / diaconie de begroting en de jaarrekening tijdig in te leveren bij de CCBB’s. Deze richtlijn schrijft voor om dit digitaal te doen. U kunt daarvoor vanaf de begroting 2019 gebruik maken van het automatiseringssysteem FRIS (Financieel Rapportage en Informatiesysteem).

Voor de begroting 2020 en de jaarrekening 2019 is het gebruik maken van het systeem FRIS verplicht. Deze richtlijn is verplicht met ingang van de jaarrekening van het verslagjaar 2019.

Deze richtlijn wordt nu gepubliceerd zodat u voor het begin van het verslagjaar 2019 uw administratie kan aanpassen, waarmee u de voorgeschreven modellen bij het opstellen van de jaarrekening 2019 kan gebruiken.

Het model begroting dat u aantreft als bijlage 1 bij deze richtlijn is voor de begroting 2019 aan te bevelen en voor het verslagjaar 2020 verplicht.

Het model voor de jaarrekening dat u aantreft in bijlage 2 is verplicht met ingang van het verslagjaar 2019, maar het gebruik voor het boekjaar 2018 wordt aanbevolen.

Het verslagjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
Gebroken boekjaren zijn niet toegestaan.

De jaarrekening dient altijd te worden opgesteld na resultaatverdeling.

De postonverdeeld resultaat is derhalve niet toegestaan.

Commentaar op deze richtlijn

Deze richtlijn is zorgvuldig tot stand gekomen, maar het kan altijd zo zijn dat u in uw praktijk tegen zaken aanloopt die of niet in deze richtlijn zijn behandeld, of andere problemen geeft.

In dat geval ontvangt het GCBB graag uw commentaar en aanbevelingen. Deze zullen dan behandeld worden in het GCBB en zo nodig leiden tot het aanpassen van de richtlijn voorhet volgende verslagjaar.

Ook nieuwe wetgeving kan leiden tot aanpassingen. Het GCBB streeft er naar deze wijzigingen steeds tijdig voor het nieuwe verslagjaar bekend te maken.

Deze richtlijn kan worden aangehaald als de Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving PKN 2018.

Toelichting op de inleiding

Het Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) is volgens de Kerkorde bevoegd richtlijnen op te stellen.
Het GCBB heeft in dat kader besloten een richtlijn te maken voor jaarrekeningen -balans, staat van baten en lasten en de toelichtingen daarop- van gemeenten, diaconieën en kerkelijke stichtingen. Deze Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving PKN 2018 (de richtlijn) is door het GCBB vastgesteld op 30 oktober 2018 en moet met ingang van het verslagjaar 2019 gevolgd worden.

De bedoeling is dat door de richtlijn: a. het inzicht in de financiële situatie van bijvoorbeeld een gemeente wordt verbeterd; b. jaarrekeningen op een voor iedereen geldende algemeen aanvaarde manier worden opgesteld; c. het toezicht op het beheer eenvoudiger wordt, waardoor problemen eerder zichtbaar worden en dus ook eerder kunnen worden opgelost; d. de verplichtingen beter nagekomen kunnen worden die de Protestantse Kerk in Nederland heeft rond de ANBI-regels voor kerkelijke instellingen.

Zoals gezegd gaat de richtlijn in over het verslagjaar 2019, dat betekent in de praktijk dat voor de jaarrekening 2019 (zie bijlage 1 bij de richtlijn) en de begroting 2020 (zie bijlage 2 bij de richtlijn)

FRIS (Financieel Rapportage en Informatie Systeem) gebruikt moet worden. Maar als u FRIS al wilt gebruiken voor de begroting 2019 en/of de jaarrekening 2018, des te beter.

Voor de volledigheid: het boekjaar is altijd het volledige kalenderjaar, dus bijvoorbeeld de jaarrekening 2019 gaat alleen over het hele jaar 2019, en de jaarrekening is opgesteld na de verdeling van het resultaat, d.w.z. inclusief dotaties en/of onttrekkingen aan alle reserves en voorzieningen.