Laatst bijgewerkt op: 18-12-2018 - aantal paginaweergaves: 601 - gemiddelde leestijd: 10 minuten, 41 seconden

Veelgestelde vragen

Regelmatig worden dezelfde vragen gesteld aan de helpdesk van FRIS. Hieronder vindt u enkele van de meestgestelde vragen en de bijbehorende antwoorden.
Zie ook de instructievideo's:

Dit staat hier beschreven in de handleiding.

U kunt hier inloggen.

Dit staat hier beschreven in de handleiding.

Het wachtwoord voor Fris moet aan bepaalde voorwaarden voldoen: minimum lengte 12 tekens, bestaande uit hoofdletters, kleine letters en speciale tekens.

U dient in FRIS te kiezen voor de optie indiener activeren. Vervolgens vult u uw emailadres in en kiest u activeren. Op dat moment wordt er geverifieerd in LRP of u geautoriseerd bent, zo ja dan ontvangt u een link om de activatie af te ronden.

Indien het e-mailadres waarmee u inlogt in FRIS is gewijzigd dan dient u dit door te geven aan uw lokaal beheerder.
Hij/zij kan het dan voor u aanpassen in LRP waarna u automatisch weer toegang heeft tot FRIS.

Als uw emailadres nog niet is aangebracht in LRP ontvangt u geen activatielink.
Bij het inloggen in FRIS controleert FRIS bij LRP uw autorisatie.
Voordat u zichzelf als indiener probeert te activeren moet het emailadres door de lokaalbeheerder zijn vastgelegd in LRP(tabblad FRIS).

Is uw emailadres aangebracht in LRP en u ontvangt nog steeds geen activatielink tijdens het activeren, controleer dan:

  1. of de email met activatielink niet in de spam is terechtgekomen;
  2. of u na ca. 1,5 uur de mail niet steeds niet hebt ontvangen;
  3. of de lokaalbeheerder u wel, en met het juiste emailadres in LRP heeft opgevoerd.

Indien voorgaande controles geen resultaat heeft opgeleverd, stuur dan een mail naar fris-help@pkn.nl met uw probleem onder vermelding van gemeente en gebruikersnaam(emailadres van u autorisatie)

Een indiener hoeft geen toegang te hebben tot LRP en hoeft ook niet als lid of als overig contact in LRP geregistreerd te staan.

Een indiener hoeft geen lid van uw gemeente of kerkenraad te zijn, noch in LRP geregistreerd te zijn, om de begroting en jaarrekening in te mogen dienen.
In veel situaties is het een penningmeester, een boekhouder of een extern bureau dat in opdracht van uw college werkt en de gegevens indient.
De kerkenraad blijft altijd eindverantwoordelijk.

Ja, u kunt meerdere indieners opvoeren voor uw gemeente.
De lokaal beheerder dient in LRP meerdere indieners/e-mailadressen op te voeren.
Deze moeten zich wel afzonderlijk activeren als indiener via FRIS
Er kan niet gelijktijdig in hetzelfde document worden gewerkt.

Ja, u kunt - met hetzelfde e-mailadres - voor meer gemeenten worden geautoriseerd.
Daarvoor moeten de lokaal beheerders van de betreffende gemeenten allemaal uw e-mailadres registreren in LRP. Dat mag hetzelfde e-mailadres zijn.
Hier staat beschreven wat te doen als u voor meerdere gemeenten bent gautoriseerd.

Als Waalse gemeente kunt u een mail sturen naar lrp-help@pkn.nl.
Geef in deze mail op:

  • welke Waalse gemeente
  • het emailadres van de indiener
  • voor welk college (CvK en/of CvD)
  • voor de jaarrekening en/of begroting

Neen, FRIS wordt gratis ter beschikking gesteld aan gemeenten.

Leeg de cache/geschiedenis van uw browser. (instructie)
Sluit de browser af, start de browser opnieuw en ga weer naar FRIS.
Vul in het inlogscherm uw gebruikersnaam en wachtwoord in.
Maak voordat u inlogt een snelkoppeling of bladwijzer naar deze pagina.

Dit kan gebeuren als u 15 minuten of langer niet actief bent in FRIS, u wordt dan automatisch uitgelogd.

Dit wordt u uitgelegd in bijgaand filmpje.

Het is niet nodig om over te schakelen standaard boekhoudsysteem zoals Twinfield, Exact, etc.
Het is wel handig als uw boekhoudsysteem de gewenste informatie kan leveren.

Voordelen voor de gemeenten?
Hierbij moet u denken aan de volgende verbeteringen:

  • (minder) post
  • tijdsbesparing
  • eenvoud
  • analyse
  • rapportage
  • betere continuïteit

Voor de CCBB's
Ook voor de CCBB´s wordt het gemakkelijker en overzichtelijker:

  • de beoordelingen worden eenvoudiger en minder arbeidsintensief.
  • het materiaal wordt uniform aangeleverd.
  • er is beter toezicht te houden
  • er kan risicomanagement worden uitgevoerd
  • problemen kunnen sneller worden gesignaleerd, dmv de meerjarenramingen.

Als u voor de eerste keer start met FRIS voor 2019, moet u de jaarrekening van 2017 en de begroting van 2018 invoeren.
Heeft u dat gedaan, dan hoeft u bij het invoeren van de jaarrekening 2018 alleen nog maar de balansgegevens van 2017 op te geven.
Alle andere vergelijkende cijfers zijn dan al aanwezig.
U heeft dan direct gemak van FRIS, door het hergebruik van gegevens.

De gegevens kunnen alleen worden ingezien door de beoordelaar van uw gemeente, de CCBB leden en de BOR van uw classis.

Ja, FRIS voldoet aan de privacy regelgeving.
Met name dit aspect is expliciet in het ontwerp van FRIS opgenomen. Naam- en adresgegevens zijn beperkt toegankelijk voor personen (beoordelaars, de CCBB-coördinator, de BOCC en het secretariaat) die t.b.v. uw begroting of jaarrekening contact moeten leggen met de juiste persoon binnen uw gemeente.
De persoonlijke gegevens komen niet voor in de PDF.

Het is niet mogelijk dat anderen meekijken met de indiener.
Tussentijds en vóór het definitief indienen, kunt u wel op ieder willekeurig moment een rapport uitdraaien/downloaden en delen met anderen.

Deze zijn nog niet beschikbaar in FRIS.
De gegevens zijn terug te vinden in de toelichting van de jaarrekeningen van stichtingen en moeten apart ingediend worden.

FRIS is de opvolger van FIRA en wordt niet meer gebruikt binnen de Protestantse Kerk Nederland.

Het is niet mogelijk om gegevens in te lezen in FRIS.
Alle ingediende begrotingen/jaarrekeningen van voorgaande jaren worden opgeslagen in FRIS. Hierdoor wordt het in de toekomst veel eenvoudiger om met FRIS te werken.

Het is nog niet mogelijk om zelf rapportages te maken in FRIS. In een latere fase zal dit worden gefaciliteerd.

De gegevens kunnen alleen worden ingezien door de beoordelaar van uw gemeente, de CCBB leden en de BOR van uw classis.

Indien u werkt in FRIS op een Macbook/IMac dan kan het gebeuren dat bij het downloaden/openen van de pdf's in uw browser de inhoud niet (goed) wordt weergegeven.
Dit komt omdat uw computer denkt dat het een .html-bestand is (een internetpagina) in plaats van een pdf-bestand [1].
Totdat een oplossing voor dit probleem is geïmplementeerd kunt u als volgt te werk gaan:

  • betreffende pdf downloaden vanuit FRIS naar uw computer
  • de betreffende download - bijvoorbeeld sjabloon-college.pdf.html - hernoemen naar bijvoorbeeld Verklaring CvD Frisdorp - leeg.pdf (verwijder '.html')
  • u kunt nu de pdf openen en afdrukken door er op te dubbelklikken.

Met niet-diaconale aard worden "betalingen" bedoeld die niet ten laste van de diaconie komen maar van de gemeente/kerkrentmeester. Bijvoorbeeld een gift aan een plaatselijk kerkelijk evenement.

De 40-serie: er is met opzet onderscheid gemaakt tussen monumenten en niet-monumenten. Dit zal niet verder worden gedetailleerd. Orgels zijn door hun aard vrijwel altijd onroerend actief. Het erf van de kerk, wij rangschikken de kosten daarvan onder 00.80 en 41.80. De hovenier zou u onder 41.81 kunnen boeken.
Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen reparatie en onderhoud, tenzij het groot onderhoud betreft die u bijvoorbeeld via de Voorzieningen laat lopen. Zie bijvoorbeeld de rekeningen met ...17 en ..18

44.20 hier wordt de afdracht streekgemeente geboekt 43.14 hier kunnen de overige kosten m.b.t. de streekgemeente worden verantwoord. Hierdoor wordt er beter inzicht verkregen op de pastorale kosten van een gemeente.

Bloemen in de kerk zouden wij onderbrengen bij 44.40 of 50.99

De post voor buffet en kerkblad worden niet meer gesaldeerd. De inkomsten kerkblad moeten worden geboekt onder ontvangsten en de kosten van het kerkblad onder uitgave.

De kosten van het kerkelijk bureau dat moet worden doorbelast is afhankelijk van uw situatie. Als het gaat om doorbelasting van betaalde krachten dan valt dit in 46.30 serie of in 46.40, maar het kunnen kosten zijn die vallen in de 47 serie

44.60 jeugdwerk is bedoeld voor het jeugdwerk in eigen kerk. 50.80 is dan bestemd voor jeugdprojecten plaatselijk of regionaal. Bijvoorbeeld projecten met jeugdige asielzoekers

83.40 hier worden de inkomsten geboekt die bestemd zijn voor de kerktelefoon. De lasten, dus de abonnementen komen op 47.80. Niet altijd vallen ze tegen elkaar weg en kunt u het saldo gewoon laten staan. Alternatief: de opbrengsten in mindering brengen op de kosten van 47.80.

83.30 hier kunt u de giften boeken. 83.40/41 Specifiek voor kerktelefoon of kerkblad.

95.10 Oud-ijzer en kerstkaarten kunt u het beste op 95.10 Incidentele baten boeken. 83.99 als het een jaarlijks terugkerende activiteit is, maar dan telt het ook mee in de quotumopgaven.

80.30-80.92 geven opbrengsten uit aangrenzende kerkelijke activiteiten.
De lasten daarvan horen thuis in de reeks 41.90.

80.30 Hier kunt u de totale inkomsten kwijt. Op 40.30 staan de totale uitgaven.
Naast deze twee rekeningen bent u verplicht als bijlage een uitgebreide specificatie van de inkomsten en uitgaven in te dienen.

80.91 inkomsten buffet, heeft als lastenrekening 41.95
Naast deze twee rekeningen bent u verplicht als bijlage een uitgebreide specificatie van de inkomsten en uitgaven in te dienen. In bepaalde gevallen kan er een BTW-plicht ontstaan.

80.92 inkomsten pastoralia heeft als lastenrekening 41.96. Naast deze twee rekeningen bent u verplicht als bijlage een uitgebreide specificatie van de inkomsten en uitgaven in te dienen.

Bloemen in de kerk zouden wij onderbrengen bij 44.40 of 50.99

44.60 jeugdwerk is bedoeld voor het jeugdwerk in eigen kerk.
50.80 is dan bestemd voor jeugdprojecten plaatselijk of regionaal. Bijvoorbeeld projecten met jeugdige asielzoekers

Oud-ijzer en kerstkaarten kunt u het beste op 95.10 Incidentele baten boeken.
83.99 als het een jaarlijks terugkerende activiteit is, maar dan telt het ook mee in de quotumopgaven.

80.30-80.92 geven opbrengsten uit aangrenzende kerkelijke activiteiten. De lasten daarvan horen thuis in de reeks 41.90.

80.30 Hier kunt u de totale inkomsten kwijt. Op 40.30 staan de totale uitgaven.
Naast deze twee rekeningen bent u verplicht als bijlage een uitgebreide specificatie van de inkomsten en uitgaven in te dienen.

80.91 inkomsten buffet, heeft als lastenrekening 41.95
Naast deze twee rekeningen bent u verplicht als bijlage een uitgebreide specificatie van de inkomsten en uitgaven in te dienen. In bepaalde gevallen kan er een BTW-plicht ontstaan.

80.92 inkomsten pastoralia heeft als lastenrekening 41.96. Naast deze twee rekeningen bent u verplicht als bijlage een uitgebreide specificatie van de inkomsten en uitgaven in te dienen.