Verklaringen
Inleiding
Bij een begroting hoort een tweetal verklaringen:
- Verklaring college
Dit betreft de behandeling van de ontwerpjaarbegroting door het college van kerkrentmeesters of van diakenen, voordat deze is aangeboden aan de kerkenraad. - Verklaring kerkenraad
Hierin wordt verklaard dat de kerkenraad het kerkordelijk vereiste proces gevolgd heeft.
Zie voor de kerkordelijke vereisten met name ordinantie 11, onder andere de artikelen 5 en 7.
Hieronder wordt het in FRIS opmaken en ondertekenen van de twee verklaringen behandeld.
Dit onderwerp is niet van toepassing voor wijkgemeenten.
Verklaringen college en kerkenraad
Deze verklaringen wordt vrijwel volledig door FRIS ingevuld op basis van de gegevens in de begroting. Alleen de datum van de collegevergadering resp. de kerkenraadsvergadering moet nog toegevoegd worden.
De verklaring college kan in FRIS gemaakt worden door de rollen Indiener en Penningmeester.
De verklaring kerkenraad kan in FRIS gemaakt worden door de rollen Indiener, Penningmeester en Scriba.
Zie voor meer informatie over rollen bij Gebruikersrollen.
Een verklaringen kan digitaal ondertekend worden. Hierbij wordt het proces voor de ondertekening via FRIS afgehandeld, zie bij Digitaal ondertekenen.
Daarnaast kan gekozen worden voor handmatig ondertekenen, wat inhoudt dat een verklaring na downloaden door de voorzitter en de secretaris van het college resp. de preses en de scriba van de kerkenraad ondertekend wordt met een ‘natte’ handtekening, waarna de volledig ondertekende verklaring gescand en in FRIS geüpload wordt.
Vaak is de traditionele ‘handtekeningenjacht’ in de praktijk nogal omslachtig en tijdrovend. Digitaal ondertekenen lost dit op, zowel voor degene die de handtekeningen moet verzamelen als voor de ondertekenaars.
Voor het afhandelen van een verklaring moet eerst de manier van ondertekenen gekozen worden: digitaal of handmatig.
Daarna wordt de datum van de college- of kerkenraadsvergadering opgegeven.
Vanaf dit punt is de afhandeling afhankelijk van de gemaakte keuze voor digitaal of handmatig ondertekenen.
Bij digitaal ondertekenen zijn de stappen:
- De namen en de e-mailadressen van degenen die als voorzitter en als secretaris van het college resp. preses en scriba van de kerkenraad moeten ondertekenen worden opgegeven.
- Nu zijn alle benodigde gegevens aanwezig. Met de link ‘Verklaring controleren’ kan gekeken worden of de te ondertekenen verklaring correct is. Als dat zo is, kan ‘De verklaring is correct’ aangevinkt worden.
- Vervolgens wordt het proces voor digitaal ondertekenen gestart met ‘Verstuur ondertekenverzoek’. Zie verder bij Digitaal ondertekenen.
Bij handmatig ondertekenen zijn de stappen:
- Bevestig de keuze voor handmatig ondertekenen.
- Download de verklaring.
- Print de verklaring.
- Laat de voorzitter en de secretaris resp. de preses en de scriba de verklaring op papier tekenen.
- Scan de volledig getekende verklaring.
- Upload de gescande verklaring.
Na het uploaden van de verklaring zal in de navigatiekolom links op het scherm de selectie voor ‘College’ of ‘Kerkenraad’ onder ‘Verklaringen’ groen worden, om aan te geven dat de verklaring is afgerond.
Als eerder gemaakte keuzes veranderd moeten worden, nadat ‘De verklaring is correct’ of ‘De verklaring wordt handmatig ondertekend’ is aangevinkt, moet het vinkje weggehaald worden.
In sommige gevallen kan het nodig zijn om een verklaring na afronding nog aan te passen, bijvoorbeeld als er een correctie in de begroting is uitgevoerd. Een ondertekende verklaring kan dan verwijderd worden. Vervolgens kan het ondertekenproces voor de verklaring opnieuw doorlopen worden. Dit geldt ongeacht de manier van ondertekenen.
