Verklaringen
Inleiding
Bij een jaarrekening hoort een viertal verklaringen:
- Controlecategorie
Met ingang van JR2021 wordt gewerkt met een zogenaamde controlecategorie. De controlecategorie bepaalt de omvang van de verslagen, verklaringen en de vragenlijsten. FRIS stelt op basis van de ingevoerde gegevens een controlecategorie voor en de Indiener bepaalt vervolgens of dit voorstel wordt gevolgd of dat hiervan afgeweken wordt. - Verklaring college
Dit betreft de verklaring bij de ontwerp jaarrekening door het college van kerkrentmeesters of van diakenen, voordat deze is aangeboden aan de kerkenraad. - Verklaring controlecommissie
Deze verklaring bevat het verslag van de kerkordelijk vereiste controle, inclusief de antwoorden op de vragen die daarbij gesteld worden. - Verklaring kerkenraad
Hierin wordt verklaard dat de kerkenraad het kerkordelijk vereiste proces gevolgd heeft. Ook wordt een aantal vragen over onder andere administratieve organisatie beantwoord.
U bepaalt eerst een controlecategorie en daarna kunt u verder met de verklaringen. Het totaal van de verklaringen kan pas met de verklaring van de kerkenraad worden afgerond, als alle voorgaande verklaringen (college en controlecommissie) eerder zijn afgerond. Aanbevolen wordt om de volgorde in FRIS aan te houden en zo hiermee rekening te houden in de planning van het controle- en verklaringenproces.
Zie voor de kerkordelijke vereisten met name ordinantie 11, onder andere de artikelen 6 en 7.
Aanvullende informatie voor het invullen van de verklaringen is te vinden in de instructieteksten in FRIS. De instructieteksten staan achter het ‘?’ rechts bovenaan het scherm.
Hieronder wordt in FRIS het bepalen van de controlecategorie, het opmaken en ondertekenen van de drie soorten verklaringen behandeld.
Dit onderwerp is niet van toepassing voor wijkgemeenten.
Controle categorie
Met ingang van JR2021 wordt voor zowel gemeenten als diaconieën gewerkt met een zogenaamde controlecategorie. Voordat de controlecategorie voor het huidige boekjaar bepaald kan worden is het noodzakelijk dat de huidige jaarrekening (omvattende de balans en exploitatierekening) volledig is ingevuld. Vervolgens wordt de controlecategorie bepaald aan de hand de huidige jaarrekening. Vanaf boekjaar 2022 is bij de bepaling van de controlecategorie ook de bepaalde controlecategorie van JR2021 en JR2020 zichtbaar.
De controle categorie wordt gevormd door de som van zes criteria, namelijk:
- Aantal wijkgemeenten
- Personeel in FTE (excl. predikanten)
- Vastgoedbeleggingen
- Overige beleggingen
- Horeca
- Baten
Voor het bepalen van de controlecategorie is in FRIS een onderstaand extra scherm beschikbaar:
Per criterium past FRIS op basis van de aanwezige cijfers een weging toe. De weging verschilt per college. Als een criterium niet van toepassing is dan levert dit automatisch een weging met waarde 0,0 op en beïnvloedt niet het totaal. De som van de wegingen leidt tot de controlecategorie. Voor JR2021 waren alleen de controlecategorieën Micro en Algemeen beschikbaar.
Per JR2022 wordt het aantal controlecategorieën uitgebreid t.o.v. JR2021. De controlecategorie Algemeen valt uiteen in de de volgende controlecategorieën:
- Klein
- Middelgroot
- Groot
De controlecategorie Micro blijft gehandhaafd. Hiermee ontstaan vier controlecategorieën. De vergelijking tussen JR2021 en vanaf JR2022 is dan als volgt:
| Controlecategorie JR2021 | Controlecategorie vanaf JR2022 |
|---|---|
| Micro | Micro |
| Algemeen | Klein |
| Algemeen | Middelgroot |
| Algemeen | Groot |
De Indiener selecteert of het door FRIS gegeven voorstel wordt gevolgd of dat hiervan afgeweken wordt. Aanbevolen wordt om de voorgestelde controlecategorie te volgen óf een hoger regime aan te houden (bijvoorbeeld door te kiezen voor Middelgroot waar Klein is voorgesteld). Tijdens de overgangsperiode, te weten de jaarrekeningen over de boekjaren 2022 t/m 2024 (JR2022, JR2023 en JR2024), is het wel mogelijk om af te wijken naar beneden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om van Middelgroot af te wijken naar Klein. In de overgangsperiode mag de categorie Groot gewijzigd worden in een lagere controlecategorie. Dit om te voorkomen dat meteen een beoordelingsverklaring als bijlage toegevoegd moet worden. Gemeenten die hun accountant al vragen om een beoordelingsverklaring (niet een samenstellingsverklaring) kunnen voor boekjaar 2022 t/m 2024 de controlecategorie Groot volgen.
Voor gemeenten en diaconieën met controlecategorie Micro zijn een aantal vereenvoudigingen opgenomen:
- Er wordt slechts een beknopt bestuursverslag of toelichting gevraagd op de jaarrekening en geen uitgebreid bestuursverslag zoals aangegeven in de richtlijn.
- De verklaring van de kerkenraad, en met name de daarbij behorende vragenlijst over de administratieve organisatie, is beperkt.
De controlevragen aan de (kas)controlecommissie zijn beperkt.
Het is niet mogelijk om de verklaringen voor de colleges in te vullen voordat een controlecategorie is geselecteerd en opgeslagen.
Nadat de controlecategorie is geselecteerd en opgeslagen is deze wel wijzigbaar.Als na selectie van de controlecategorie iets in de jaarrekening (balans en exploitatie) wordt gewijzigd, dan kan de controlecategorie wijzigen en moeten verslagen, verklaringen en controlevragen (mogelijk) opnieuw worden ondertekend en ingevuld.
Voor een uitgebreide uitleg zie het onderdeel controlecategorie in de handleiding in FRIS en in de toelichting op de richtlijn.
Verklaring college
Deze verklaring wordt vrijwel volledig door FRIS ingevuld op basis van de gegevens in de jaarrekening. Alleen de datum van de collegevergadering moet nog toegevoegd worden.
De verklaring kan in FRIS gemaakt worden door de rollen Indiener of Penningmeester. Zie voor meer informatie over rollen bij Gebruikersrollen.
De verklaring kan digitaal ondertekend worden. Hierbij wordt het proces voor de ondertekening via FRIS afgehandeld, zie bij Digitaal ondertekenen.
Daarnaast kan gekozen worden voor handmatig ondertekenen, wat inhoudt dat de verklaring na downloaden door de voorzitter en de secretaris van het college ondertekend wordt met een ‘natte’ handtekening, waarna de volledig ondertekende verklaring gescand en in FRIS geüpload wordt.
Vaak is de traditionele ‘handtekeningenjacht’ in de praktijk nogal omslachtig en tijdrovend. Digitaal ondertekenen lost dit op, zowel voor degene die de handtekeningen moet verzamelen als voor de ondertekenaars.
Voor het afhandelen van deze verklaring moet eerst de manier van ondertekenen gekozen worden: digitaal of handmatig.
Daarna wordt de datum van de collegevergadering opgegeven.
Vanaf dit punt is de afhandeling afhankelijk van de gemaakte keuze voor digitaal of handmatig ondertekenen.
Bij digitaal ondertekenen zijn de stappen:
- De namen en de e-mailadressen van degenen die als voorzitter en als secretaris van het college moeten ondertekenen worden opgegeven
- Nu zijn alle benodigde gegevens aanwezig. Met de link ‘Verklaring controleren’ kan gekeken worden of de te ondertekenen verklaring correct is. Als dat zo is, kan ‘De verklaring is correct’ aangevinkt worden.
Vervolgens wordt het proces voor digitaal ondertekenen gestart met ‘Verstuur ondertekenverzoek’. Zie verder bij Digitaal ondertekenen.
Bij handmatig ondertekenen zijn de stappen:
- Bevestig de keuze voor handmatig ondertekenen.
- Download de verklaring.
- Print de verklaring.
- Laat de voorzitter en de secretaris de verklaring op papier tekenen.
- Scan de volledig getekende verklaring.
Upload de gescande verklaring.
Na het uploaden van de verklaring zal in de navigatiekolom links op het scherm de selectie voor ‘College’ onder ‘Verklaringen’ groen worden, om aan te geven dat de verklaring is afgerond.
Als eerder gemaakte keuzes veranderd moeten worden, nadat ‘De verklaring is correct’ of ‘De verklaring wordt handmatig ondertekend’ is aangevinkt, moet het vinkje weggehaald worden.
In sommige gevallen kan het nodig zijn om de verklaring na afronding nog aan te passen, bijvoorbeeld als er een correctie in de jaarrekening is uitgevoerd. De ondertekende verklaring kan dan verwijderd worden. Vervolgens kan het ondertekenproces voor de verklaring opnieuw doorlopen worden. Dit geldt ongeacht de manier van ondertekenen.
Verklaring controle
De ‘Verklaring controle’, ook wel ‘Controleverslag’ genoemd, bestaat uit een vragenlijst met een verklaring.
De verklaring kan in FRIS gemaakt worden door de rollen Indiener, Penningmeester en Controleur. Zie voor meer informatie over rollen bij Gebruikersrollen.
Het controleprogramma (vragenlijst) kan per JR2022 alleen nog in FRIS worden ingevuld (en niet meer handmatig), met uitzondering van gemeenten en diaconieën met controlecategorie Groot. Als de categorie Groot wordt gekozen, is er geen vragenlijst, maar moet er een minimaal een beoordelingsverklaring als bijlage worden toegevoegd, zie hier. Hiermee wordt niet alleen zeker gesteld dat alle belangrijke aspecten aan de orde komen, maar kan ook gebruik gemaakt worden van de adviezen die in FRIS, afhankelijk van de ingevoerde antwoorden, gegeven worden.
Er zijn twee mogelijkheden voor de afhandeling in FRIS:
- De verklaring en de vragenlijst worden in FRIS ingevuld en digitaal ondertekend.
a. FRIS vult zoveel mogelijk gegevens voor de verklaring in op basis van gegevens in de jaarrekening.
b. Beantwoord alle vragen van de vragenlijst volledig in FRIS. Zie voor de werking van de vragenlijst het onderwerp Vragenlijsten.
c. Geef de gegevens op van degenen die moeten tekenen voor de uitgevoerde controle.
d. Controleer de ingevulde verklaring (het controleverslag) bij ‘Ingevuld controleverslag controleren’.
e. Bevestig met een vinkje dat het controleverslag volledig en correct is.
f. De verklaring kan nu digitaal ondertekend worden. Daarvoor moet een ondertekenverzoek verstuurd worden. Zie verder bij Digitaal ondertekenen.
- De verklaring en de vragenlijst worden in FRIS ingevuld en handmatig ondertekend.
a. FRIS vult zoveel mogelijk gegevens voor de verklaring in op basis van gegevens in de jaarrekening.
b. Beantwoord alle vragen van de vragenlijst volledig in FRIS. Zie voor de werking van de vragenlijst het onderwerp Vragenlijsten.
c. Controleer het ingevulde controleverslag bij ‘Controleverslag controleren’.
d. Geef met het vinkje aan dat het controleverslag handmatig wordt ondertekend.
e. Download het controleverslag.
f. Print de verklaring.
g. Laat degenen die moeten tekenen voor de uitgevoerde controle de verklaring op papier tekenen.
h. Scan de volledig getekende verklaring.
i. Upload de gescande verklaring.
Er zijn nog een paar algemene zaken, die gelden ongeacht de manier van invullen of ondertekenen.
Als eerder gemaakte keuzes moeten veranderen, nadat ‘Het controleverslag is volledig en correct ingevuld’ of ‘Het controleverslag wordt handmatig ingevuld en ondertekend’ is aangevinkt, moet het vinkje weggehaald worden.
In sommige gevallen kan het nodig zijn om de verklaring na afronding nog aan te passen, bijvoorbeeld als er een correctie in de jaarrekening is uitgevoerd. De ondertekende verklaring kan dan verwijderd worden. Vervolgens kan het ondertekenproces voor de verklaring opnieuw doorlopen worden. Dit geldt ongeacht de manier van ondertekenen.
Na het afronden van het digitaal ondertekenen of het uploaden van de op papier ondertekende verklaring zal in de navigatiekolom links op het scherm de selectie voor ‘Controle’ onder ‘Verklaringen’ groen worden, om aan te geven dat deze verklaring is afgerond.
Bij het invullen van de vragenlijst in FRIS worden, afhankelijk van het gekozen antwoord, adviezen over mogelijke vervolgstappen gegeven. Ook wordt de vragenlijst automatisch aangepast aan eerder gegeven antwoorden. De vragenlijst invullen in FRIS is dus gemakkelijker en levert een beter eindresultaat dan het beantwoorden van vragen op papier.
Vaak is de traditionele ‘handtekeningenjacht’ in de praktijk nogal omslachtig en tijdrovend. Digitaal ondertekenen lost dit op, zowel voor degene die de handtekeningen moet verzamelen als voor de ondertekenaars. Voor digitaal ondertekenen moet de vragenlijst ingevuld zijn in FRIS.
Verklaring kerkenraad
De ‘Verklaring kerkenraad’ bestaat uit een verklaring met een vragenlijst.
De verklaring kan in FRIS gemaakt worden door de rollen Indiener, Penningmeester en Scriba. Zie voor meer informatie over rollen bij Gebruikersrollen.
De vragenlijst moet altijd in FRIS worden ingevuld.
Let op: De vragenlijst m.b.t. administratieve organisatie moet door de kerkenraad altijd digitaal in FRIS beantwoord worden.
Er zijn twee mogelijkheden voor de afhandeling in FRIS:
De verklaring en de vragenlijst worden in FRIS ingevuld en digitaal ondertekend
a. Geef de datum van de kerkenraadsvergadering waarin de jaarrekening is vastgesteld, op in FRIS.
b. FRIS vult de overige gegevens voor de verklaring in op basis van gegevens in de jaarrekening.
c. Beantwoord alle vragen van de vragenlijst volledig in FRIS. Zie voor de werking van de vragenlijst het onderwerp Vragenlijsten.
d. Geef de gegevens van de preses en de scriba, die de verklaring moeten ondertekenen, op.
e. Controleer de ingevulde verklaring inclusief de vragenlijst bij ‘Verklaring controleren’.
f. Bevestig met een vinkje dat de verklaring correct is.
g. De verklaring inclusief de vragenlijst kan nu digitaal ondertekend worden. Daarvoor moet een ondertekenverzoek verstuurd worden. Zie verder bij Digitaal ondertekenen.
De verklaring en de vragenlijst worden digitaal FRIS ingevuld en handmatig ondertekend
a. Geef de datum van de kerkenraadsvergadering waarin de jaarrekening is vastgesteld, op in FRIS.
b. FRIS vult de overige gegevens voor de verklaring zoveel mogelijk in op basis van gegevens in de jaarrekening.
c. Beantwoord alle vragen m.b.t de administratieve organisatie volledig in FRIS (download nog niets). Zie voor de werking van de vragenlijst het onderwerp Vragenlijsten.
d. Controleer de ingevulde verklaring inclusief de vragenlijst bij ‘Verklaring controleren’.
e. Bevestig met een vinkje dat de verklaring correct is.
f. Download de verklaring. Doe dit pas nadat de conclusies en aanbevelingen van de uitgevoerde controle én de vragen m.b.t administratieve organisatie volledig zijn ingevuld. Daarna ontstaat pas mogelijkheid om de getekende verklaring te uploaden.
g. Print de verklaring.
h. Laat de preses en de scriba de verklaring op papier tekenen.
i. Scan de volledig getekende verklaring inclusief de vragenlijst.
j. Upload de gescande verklaring inclusief de vragenlijst in FRIS.
Er zijn nog een paar algemene zaken, die gelden ongeacht de manier van invullen of ondertekenen.
Als eerder gemaakte keuzes moeten veranderen, nadat ‘De verklaring is correct’ of ‘De verklaring wordt handmatig ondertekend’ is aangevinkt, moet het vinkje weggehaald worden.
In sommige gevallen kan het nodig zijn om de verklaring na afronding nog aan te passen, bijvoorbeeld als er een correctie in de jaarrekening is uitgevoerd. De ondertekende verklaring kan dan verwijderd worden. Vervolgens kan het ondertekenproces voor de verklaring opnieuw doorlopen worden. Dit geldt ongeacht de manier van ondertekenen.
Na het afronden van het digitaal ondertekenen of het uploaden van de op papier ondertekende verklaring zal in de navigatiekolom links op het scherm de selectie voor ‘Kerkenraad’ onder ‘Verklaringen’ groen worden, om aan te geven dat deze verklaring is afgerond.
Bij het invullen van de vragenlijst in FRIS worden, afhankelijk van het gekozen antwoord, adviezen over mogelijke vervolgstappen gegeven. Ook wordt de vragenlijst automatisch aangepast aan eerder gegeven antwoorden. De vragenlijst invullen in FRIS is dus gemakkelijker en levert een beter eindresultaat dan het beantwoorden van vragen op papier.
Vaak is de traditionele ‘handtekeningenjacht’ in de praktijk nogal omslachtig en tijdrovend. Digitaal ondertekenen lost dit op, zowel voor degene die de handtekeningen moet verzamelen als voor de ondertekenaars. Voor digitaal ondertekenen moet de vragenlijst ingevuld zijn in FRIS.