Verklaringen

Inleiding

Bij een jaarrekening hoort een drietal verklaringen:

  • Verklaring college
    Dit betreft de behandeling van de ontwerpjaarrekening door het college van kerkrentmeesters of van diakenen, voordat deze is aangeboden aan de kerkenraad.
  • Verklaring kerkenraad
    Hierin wordt verklaard dat de kerkenraad het kerkordelijk vereiste proces gevolgd heeft. Ook wordt een aantal vragen over onder andere administratieve organisatie beantwoord.
  • Verklaring controle
    Deze verklaring bevat het verslag van de kerkordelijk vereiste controle, inclusief de antwoorden op de vragen die daarbij gesteld worden.

Zie voor de kerkordelijke vereisten met name ordinantie 11, onder andere de artikelen 6 en 7.

Aanvullende informatie voor het invullen van de verklaringen is te vinden bij de instructieteksten in FRIS. De instructieteksten staan achter het ‘?’ rechts bovenaan het scherm.

Hieronder wordt het in FRIS opmaken en ondertekenen van de drie verklaringen behandeld.

Dit onderwerp is niet van toepassing voor wijkgemeenten.

Verklaring college

Deze verklaring wordt vrijwel volledig door FRIS ingevuld op basis van de gegevens in de jaarrekening. Alleen de datum van de collegevergadering moet nog toegevoegd worden.

De verklaring kan in FRIS gemaakt worden door de rollen Indiener of Penningmeester. Zie voor meer informatie over rollen bij Gebruikersrollen.

De verklaring kan digitaal ondertekend worden. Hierbij wordt het proces voor de ondertekening via FRIS afgehandeld, zie bij Digitaal ondertekenen.

Daarnaast kan gekozen worden voor handmatig ondertekenen, wat inhoudt dat de verklaring na downloaden door de voorzitter en de secretaris van het college ondertekend wordt met een ‘natte’ handtekening, waarna de volledig ondertekende verklaring gescand en in FRIS geüpload wordt.

Vaak is de traditionele ‘handtekeningenjacht’ in de praktijk nogal omslachtig en tijdrovend. Digitaal ondertekenen lost dit op, zowel voor degene die de handtekeningen moet verzamelen als voor de ondertekenaars.

Voor het afhandelen van deze verklaring moet eerst de manier van ondertekenen gekozen worden: digitaal of handmatig.

Daarna wordt de datum van de collegevergadering opgegeven.

Vanaf dit punt is de afhandeling afhankelijk van de gemaakte keuze voor digitaal of handmatig ondertekenen.

Bij digitaal ondertekenen zijn de stappen:

  • De namen en de e-mailadressen van degenen die als voorzitter en als secretaris van het college moeten ondertekenen worden opgegeven
  • Nu zijn alle benodigde gegevens aanwezig. Met de link ‘Verklaring controleren’ kan gekeken worden of de te ondertekenen verklaring correct is. Als dat zo is, kan ‘De verklaring is correct’ aangevinkt worden.
  • Vervolgens wordt het proces voor digitaal ondertekenen gestart met ‘Verstuur ondertekenverzoek’. Zie verder bij Digitaal ondertekenen.

Bij handmatig ondertekenen zijn de stappen:

  • Bevestig de keuze voor handmatig ondertekenen.
  • Download de verklaring.
  • Print de verklaring.
  • Laat de voorzitter en de secretaris de verklaring op papier tekenen.
  • Scan de volledig getekende verklaring.
  • Upload de gescande verklaring.

Na het uploaden van de verklaring zal in de navigatiekolom links op het scherm de selectie voor ‘College’ onder ‘Verklaringen’ groen worden, om aan te geven dat de verklaring is afgerond.

Als eerder gemaakte keuzes veranderd moeten worden, nadat ‘De verklaring is correct’ of ‘De verklaring wordt handmatig ondertekend’ is aangevinkt, moet het vinkje weggehaald worden.

In sommige gevallen kan het nodig zijn om de verklaring na afronding nog aan te passen, bijvoorbeeld als er een correctie in de jaarrekening is uitgevoerd. De ondertekende verklaring kan dan verwijderd worden. Vervolgens kan het ondertekenproces voor de verklaring opnieuw doorlopen worden. Dit geldt ongeacht de manier van ondertekenen.

Verklaring kerkenraad

De ‘Verklaring kerkenraad’ bestaat uit een verklaring met een vragenlijst.

De verklaring kan in FRIS gemaakt worden door de rollen Indiener, Penningmeester en Scriba. Zie voor meer informatie over rollen bij Gebruikersrollen.

Er zijn drie mogelijkheden voor de afhandeling in FRIS:

  1. De verklaring en de vragenlijst worden in FRIS ingevuld en digitaal ondertekend

    a. Geef de datum van de kerkenraadsvergadering waarin de jaarrekening is vastgesteld, op in FRIS.
    b. FRIS vult de overige gegevens voor de verklaring in op basis van gegevens in de jaarrekening.
    c. Beantwoord alle vragen van de vragenlijst volledig in FRIS. Zie voor de werking van de vragenlijst het onderwerp Vragenlijsten.
    d. Geef de gegevens van de preses en de scriba, die de verklaring moeten ondertekenen, op.
    e. Controleer de ingevulde verklaring inclusief de vragenlijst bij ‘Verklaring controleren’.
    f. Bevestig met een vinkje dat de verklaring correct is.
    g. De verklaring inclusief de vragenlijst kan nu digitaal ondertekend worden. Daarvoor moet een ondertekenverzoek verstuurd worden. Zie verder bij Digitaal ondertekenen.

  2. De verklaring en de vragenlijst worden in FRIS ingevuld en handmatig ondertekend

    a. Geef de datum van de kerkenraadsvergadering waarin de jaarrekening is vastgesteld, op in FRIS.
    b. FRIS vult de overige gegevens voor de verklaring zoveel mogelijk in op basis van gegevens in de jaarrekening.
    c. Beantwoord alle vragen van de vragenlijst volledig in FRIS. Zie voor de werking van de vragenlijst het onderwerp Vragenlijsten.
    d. Controleer de ingevulde verklaring inclusief de vragenlijst bij ‘Verklaring controleren’.
    e. Bevestig met een vinkje dat de verklaring correct is.
    f. Download de verklaring.
    g. Print de verklaring.
    h. Laat de preses en de scriba de verklaring op papier tekenen.
    i. Scan de volledig getekende verklaring inclusief de vragenlijst.
    j. Upload de gescande verklaring inclusief de vragenlijst in FRIS.

  3. De verklaring en de vragenlijst worden buiten FRIS ingevuld en handmatig ondertekend.

    a. Geef de datum van de kerkenraadsvergadering waarin de jaarrekening is vastgesteld, op in FRIS.
    b. FRIS vult de overige gegevens voor de verklaring zoveel mogelijk in op basis van gegevens in de jaarrekening.
    c. Bevestig met een vinkje de keuze voor handmatige afhandeling.
    d. Download het sjabloon van de handmatig in te vullen verklaring met de vragenlijst.
    e. Print het sjabloon van de verklaring met de vragenlijst.
    f. Vul de ontbrekende gegevens op de verklaring in.
    g. Beantwoord de vragen in de lijst.
    h. Laat de preses en de scriba de verklaring op papier tekenen.
    i. Scan de volledig getekende verklaring inclusief de ingevulde vragenlijst.
    j. Upload de gescande verklaring inclusief de vragenlijst in FRIS.

Er zijn nog een paar algemene zaken, die gelden ongeacht de manier van invullen of ondertekenen.

Als eerder gemaakte keuzes moeten veranderen, nadat ‘De verklaring is correct’ of ‘De verklaring wordt handmatig ondertekend’ is aangevinkt, moet het vinkje weggehaald worden.

In sommige gevallen kan het nodig zijn om de verklaring na afronding nog aan te passen, bijvoorbeeld als er een correctie in de jaarrekening is uitgevoerd. De ondertekende verklaring kan dan verwijderd worden. Vervolgens kan het ondertekenproces voor de verklaring opnieuw doorlopen worden. Dit geldt ongeacht de manier van ondertekenen.

Na het afronden van het digitaal ondertekenen of het uploaden van de op papier ondertekende verklaring zal in de navigatiekolom links op het scherm de selectie voor ‘Kerkenraad’ onder ‘Verklaringen’ groen worden, om aan te geven dat deze verklaring is afgerond.

Bij het invullen van de vragenlijst in FRIS worden, afhankelijk van het gekozen antwoord, adviezen over mogelijke vervolgstappen gegeven. Ook wordt de vragenlijst automatisch aangepast aan eerder gegeven antwoorden. De vragenlijst invullen in FRIS is dus gemakkelijker en levert een beter eindresultaat dan het beantwoorden van vragen op papier.

Vaak is de traditionele ‘handtekeningenjacht’ in de praktijk nogal omslachtig en tijdrovend. Digitaal ondertekenen lost dit op, zowel voor degene die de handtekeningen moet verzamelen als voor de ondertekenaars. Voor digitaal ondertekenen moet de vragenlijst ingevuld zijn in FRIS.

Verklaring controle

De ‘Verklaring controle’, ook wel ‘Controleverslag’ genoemd, bestaat uit een verklaring met een vragenlijst.

De verklaring kan in FRIS gemaakt worden door de rollen Indiener, Penningmeester en Controleur. Zie voor meer informatie over rollen bij Gebruikersrollen.

De beste aanpak is dat de controlecommissie de vragenlijsten direct in FRIS gebruikt tijdens de controle. Daarmee wordt niet alleen zeker gesteld dat alle belangrijke aspecten aan de orde komen, maar kan ook gebruik gemaakt worden van de adviezen die in FRIS, afhankelijk van de ingevoerde antwoorden, gegeven worden.

Er zijn drie mogelijkheden voor de afhandeling in FRIS:

  1. De verklaring en de vragenlijst worden in FRIS ingevuld en digitaal ondertekend

    a. FRIS vult zoveel mogelijk gegevens voor de verklaring in op basis van gegevens in de jaarrekening.
    b. Beantwoord alle vragen van de vragenlijst volledig in FRIS. Zie voor de werking van de vragenlijst het onderwerp Vragenlijsten.
    c. Geef de gegevens op van degenen die moeten tekenen voor de uitgevoerde controle.
    d. Controleer de ingevulde verklaring inclusief de vragenlijst (het controleverslag) bij ‘Ingevuld controleverslag controleren’.
    e. Bevestig met een vinkje dat het controleverslag volledig en correct is.
    f. De verklaring inclusief de vragenlijst kan nu digitaal ondertekend worden. Daarvoor moet een ondertekenverzoek verstuurd worden. Zie verder bij Digitaal ondertekenen.

  2. De verklaring en de vragenlijst worden in FRIS ingevuld en handmatig ondertekend

    a. FRIS vult zoveel mogelijk gegevens voor de verklaring in op basis van gegevens in de jaarrekening.
    b. Beantwoord alle vragen van de vragenlijst volledig in FRIS. Zie voor de werking van de vragenlijst het onderwerp Vragenlijsten.
    c. Controleer de ingevulde verklaring inclusief de vragenlijst bij ‘Controleverslag controleren’.
    d. Bevestig met een vinkje dat het controleverslag correct is.
    e. Download het controleverslag.
    f. Print de verklaring met de ingevulde vragenlijst (het controleverslag).
    g. Laat degenen die moeten tekenen voor de uitgevoerde controle de verklaring op papier tekenen.
    h. Scan de volledig getekende verklaring inclusief de ingevulde vragenlijst.
    i. Upload de gescande verklaring inclusief de vragenlijst in FRIS.

  3. De verklaring en de vragenlijst worden buiten FRIS ingevuld en handmatig ondertekend.

    a. FRIS vult de gegevens voor de verklaring zoveel mogelijk in op basis van gegevens in de jaarrekening.
    b. Bevestig met een vinkje de keuze voor handmatige afhandeling.
    c. Download de handmatig in te vullen verklaring met de vragenlijst voor de controle.
    d. Print de gedownloade verklaring met de in te vullen vragenlijst.
    e. Vul de ontbrekende gegevens op de verklaring in.
    f. Voer de controle uit en beantwoord de vragen in de lijst.
    g. Laat degenen die moeten tekenen voor de uitgevoerde controle de verklaring op papier tekenen.
    h. Scan de volledig getekende verklaring inclusief de ingevulde vragenlijst.
    i. Upload de gescande verklaring inclusief de volledige vragenlijst in FRIS.

Er zijn nog een paar algemene zaken, die gelden ongeacht de manier van invullen of ondertekenen.

Als eerder gemaakte keuzes moeten veranderen, nadat ‘Het controleverslag is volledig en correct ingevuld’ of ‘Het controleverslag wordt handmatig ingevuld en ondertekend’ is aangevinkt, moet het vinkje weggehaald worden.

In sommige gevallen kan het nodig zijn om de verklaring na afronding nog aan te passen, bijvoorbeeld als er een correctie in de jaarrekening is uitgevoerd. De ondertekende verklaring kan dan verwijderd worden. Vervolgens kan het ondertekenproces voor de verklaring opnieuw doorlopen worden. Dit geldt ongeacht de manier van ondertekenen.

Na het afronden van het digitaal ondertekenen of het uploaden van de op papier ondertekende verklaring zal in de navigatiekolom links op het scherm de selectie voor ‘Controle’ onder ‘Verklaringen’ groen worden, om aan te geven dat deze verklaring is afgerond.

Bij het invullen van de vragenlijst in FRIS worden, afhankelijk van het gekozen antwoord, adviezen over mogelijke vervolgstappen gegeven. Ook wordt de vragenlijst automatisch aangepast aan eerder gegeven antwoorden. De vragenlijst invullen in FRIS is dus gemakkelijker en levert een beter eindresultaat dan het beantwoorden van vragen op papier.

Vaak is de traditionele ‘handtekeningenjacht’ in de praktijk nogal omslachtig en tijdrovend. Digitaal ondertekenen lost dit op, zowel voor degene die de handtekeningen moet verzamelen als voor de ondertekenaars. Voor digitaal ondertekenen moet de vragenlijst ingevuld zijn in FRIS.