Schermen Baten en lasten
Voor baten en lasten is er in de meerjarenraming een scherm per rekeninggroep, zoals bij de jaarrekening en de begroting.
In de jaarrekening zijn er automatische koppelingen tussen rekeningen, vooral tussen balansrekeningen en baten- en lastenrekeningen.
Dergelijke koppelingen zijn er in de meerjarenraming niet.
De manier van werken is voor al deze schermen hetzelfde.
a. Index
Per rekeningsubgroep wordt aangegeven welke index gebruikt wordt voor de ramingen. Deze indexen zijn niet te wijzigen.
Op de schermen voor baten en lasten wordt per rekeningsubgroep aangegeven welke index toegepast wordt:
b. Jaarrekeningen
De laatst ingediende jaarrekening is het uitgangspunt voor de meerjarenraming. Bij de meerjarenraming 2020 is dat de jaarrekening over 2019. Deze moet in FRIS ingediend zijn, anders kan de meerjarenraming 2020 niet gestart worden.
De gegevens van de twee voorgaande jaarrekeningen (bij een meerjarenraming 2020 zijn dat de jaarrekeningen over 2017 en 2018) worden getoond, als die in FRIS beschikbaar zijn. Als FRIS deze gegevens niet heeft kunnen die door de indiener ingevuld worden.
c. Begrotingen
De begroting voor het eerste jaar (t) na het jaar van de laatst ingediende jaarrekening (t-1) moet ingediend zijn in FRIS. Bij een meerjarenraming 2020 betreft dit de begroting 2020.
Op basis van de laatst ingediende jaarrekening (jaar t-1) berekent FRIS met de indexen een voorstel voor de begroting van het jaar t+1. Bij de meerjarenraming 2020 is dat de begroting 2021, gebaseerd op de jaarrekening 2019. Deze komt in de kolom Voorstel BG 2021. De bedragen worden naar boven afgerond op een veelvoud van tien.
De indiener kan in de volgende kolom de voorstelwaarden voor de begroting jaar t+1 wijzigen. Hierdoor kan in feite op een eenvoudige manier de begroting voor het volgende jaar, in dit voorbeeld 2021, opgesteld worden.
Indien gewenst kan de in de meerjarenraming opgestelde begroting voor jaar t+1 (voorbeeld: BG 2021) 'gepromoveerd' worden tot de echte begroting voor dat jaar. FRIS zal in dit geval op de achtergrond in FRIS de begroting 2021 starten en de in de meerjarenraming voor dat jaar ingevoerde begrotingsgegevens kopiëren naar de aparte begroting 2021. Daarna kan de aparte begroting 2021 door de indiener voor die begroting verder afgemaakt worden en, na de gebruikelijke stappen zoals de vaststelling door de kerkenraad en het ter inzage leggen voor de gemeente, in FRIS ingediend worden.
Het kopiëren van de begroting gebeurt op het scherm 'Afronden' en wordt daar verder toegelicht.
Een meerjarenraming kan nodig zijn als de begroting voor jaar t+1 al ingediend is, maar de jaarrekening voor jaar t-1 nog niet. Dat zal in de praktijk voorkomen in het begin van een jaar. Dan is bijvoorbeeld de begroting 2021 al ingediend, maar de jaarrekening 2019 nog niet.
Als een meerjarenraming gestart wordt als de begroting voor jaar t+1 (bijvoorbeeld 2021 bij een MJ2020) al ingediend is, worden de gegevens uit de ingediende begroting getoond. De koppen boven de kolommen veranderen automatisch. Zo wordt bijvoorbeeld 'Voorstel BG2021' gewijzigd in 'Ingediende BG2021', de kolom 'BG2021 heet dan 'Alt. BG2021'. 'Alt.' staat hierbij voor 'Alternatieve'. De waarden in de kolom 'Alt. BG2021' zijn initieel gelijk aan 'Ingediende BG2021', tenzij er eerder door de indiener wijzigingen in die kolom aangebracht zijn. Door de indiener ingevoerde gegevens worden nooit door FRIS overschreven. Alleen de bezettingsbijdrage voor de predikantsplaats(en) wordt bij 'Alt. BG2021' niet overgenomen uit de ingediende begroting, maar opnieuw berekend.
In de kolom 'Alt. BG2021' kunnen alternatieve waarden ingevoerd worden, die gebruikt moeten worden voor de ramingen voor de jaren t+2 t/m t+8 (in dit voorbeeld 2022 t/m 2028). Deze alternatieve waarden hebben geen invloed op de al ingediende begroting voor jaar t+1 (in dit voorbeeld 2021), ze zijn alleen bedoeld om het uitgangspunt voor de meerjarenraming te kunnen beïnvloeden.
d. Ramingen
De ramingen kunnen per rekening en per jaar beïnvloed worden.
In de kolommen voor de jaren t+3 t/m t+8 (2022 t/m 2028 in het voorbeeld) kunnen per jaar aanpassingen opgegeven worden. Als in een jaar een lasten- of batenstijging verwacht wordt, wordt een positief bedrag ingevoerd, bij een daling een negatief bedrag. Bij de berekening van de raming zal FRIS met deze aanpassingen rekening houden door de geraamde bedragen met de opgegeven aanpassingen te verhogen of te verlagen. Daarnaast worden de van toepassing zijnde indexen gebruikt voor de berekeningen.
Voorbeeld van aanpassingen:
Effect van de aanpassingen op de ramingen:
1. De aanpassingen gelden per jaar. Daarbij wordt de aanpassing berekend ten opzichte van het basisjaar. Als in de kolom Begroting 2023 een bedrag van 10.000 staat en u vult in 2024 een bedrag van 1.000 in, dan wordt er vanaf dat jaar gerekend met 11.000 (los van de index) en wordt er elk volgend jaar 1.000 bijgeteld, tenzij er vanaf 2024 elk jaar een minpost van 1.000 wordt opgenomen. Deze mutaties hebben gevolgen voor de buffer en de liquiditeit.
2. Als lasten of baten in een jaar nul moeten worden, omdat de betreffende lasten- of batenpost in dat jaar vervalt, moet een nul ingevoerd worden in het aanpassingsveld voor dat jaar. Voor dat jaar en alle volgende jaren zal de raming dan nul worden.
3. Als in een jaar, volgend op een jaar waarin geen bedrag geraamd is, een bedrag ingevoerd wordt, wordt dat bedrag het uitgangspunt voor volgende jaren. In de volgende jaren wordt dan gerekend met dat bedrag en de van toepassing zijnde index. Een jaar, waarin geen bedrag geraamd is, doet zich voor als er in voorgaande jaren nooit een bedrag geweest is of als een reeks in een eerder jaar door het invoeren van een nul gestopt is (zie 2).
4. Bij de aanpassingen moeten de gewenste wijzigingen, dus een positief of een negatief bedrag, ingevoerd worden, niet de gewenste eindbedragen! (behalve als het gewenste eindbedrag nul is, zie bij 2).
In de praktijk is het het beste om aan te nemen dat normale ontwikkelingen verwerkt zijn in de indexen en dat kleine plussen en minnen tegen elkaar wegvallen. Aanpassingen zijn dan alleen nodig voor grotere zaken, die vaak het gevolg zijn van beleidsbeslissingen. Hierbij kan gedacht worden aan zaken als de verkoop van een pastorie, waardoor de huurinkomsten en de dotatie voor de onderhoudsvoorziening zullen dalen. Of een wijziging in de bezetting van kerkelijk werkers, waardoor de salariskosten zullen wijzigen.
Als de benodigde gegevens ingevoerd zijn kan gekeken worden wat het effect op de raming is. In de navigatiekolom aan de linkerkant van het scherm is er een schuifschakelaar waarmee de raming uitgevoerd en getoond wordt. Door de schakelaar naar rechts te schuiven wordt de raming uitgevoerd. Weer naar links schuiven zorgt ervoor dat het invoerscherm verschijnt.
De knop raming is alleen zichtbaar bij de invulschermen voor baten en lasten:
Door het gebruik van de schakelaar kan eenvoudig per rekeninggroep uitgeprobeerd worden wat het effect van ingrepen in begrotingen en ramingen is.
e. Uitzonderingen
Er zijn een paar uitzonderingen op de manier van werken:
- Er kunnen geen aanpassingen gemaakt worden voor de 'Afdrachten bezettings-/vacaturebijdrage predikantsplaats' (rekening 43.11). Deze kosten kunnen alleen beïnvloed worden door middel van de predikantsbezetting op scherm Variabelen.
- Door wijzigingen in het rekeningschema kan het voorkomen dat rekeningen die in jaren in het verleden nog niet bestonden of voor jaren in de toekomst niet meer bestaan. Op de schermen zijn de betreffende gegevens dan niet invulbaar.
- De voorstelwaarden voor de begroting jaar t+1 worden voor rekeninggroep 53 'Afdrachten door te zenden collecten en giften' overgenomen uit rekeninggroep 84 'Door te zenden collecten en giften'. Dit geldt alleen als er voor het betreffende jaar nog geen begroting ingediend is.
- De voorstelwaarden voor de begroting jaar t+1 worden voor rekeninggroepen 95 'Incidentele baten' en 65 'Incidentele lasten' op nul gezet. Dit geldt alleen als er voor het betreffende jaar nog geen begroting ingediend is.