Instellingen voor ANBI-publicatie

Inhoud

Dit onderwerp is niet van toepassing voor wijkgemeenten.

Inleiding

Om te voldoen aan de ANBI-regelgeving moeten alle gemeenten en diaconieën jaarlijks voor 1 juli een financieel verslag over het vorige jaar publiceren op hun website. Voor deze verslaglegging is voor gemeenten en diaconieën binnen de Protestantse Kerk een standaardformaat opgesteld.

FRIS biedt de mogelijkheid om het financiële verslag in het standaard ANBI-formaat te publiceren op de ANBI-pagina's van gemeenten en diaconieën. Hierbij worden de benodigde gegevens direct uit FRIS gehaald. Gegevens zijn in FRIS beschikbaar voor de ANBI-publicatie zodra een jaarrekening ingediend is.
Als een gemeente opteert voor het gebruik van deze mogelijkheid betekent op tijd (voor 15 juni van het jaar volgend op het boekjaar) indienen van de jaarrekening in FRIS, dat er verder niet meer omgekeken hoeft te worden naar de tijdige en juiste publicatie van het financiële gedeelte van het ANBI-verslag op de website.
(Hieronder een voorbeeld van een automatisch door FRIS gegenereerde verkorte staat van baten en lasten)

de ANBI-publicatietool levert alleen bovenstaand financieel overzicht.
Naast deze financiële gegevens moet er voor ANBI nog meer informatie gepubliceerd worden.
Op de ANBI-themapagina op protestantsekerk.nl staan voorbeelden, die daarvoor gebruikt kunnen worden.

Om de publicatie vanuit FRIS van het financiële gedeelte van het ANBI-verslag mogelijk te maken is er een speciaal hulpmiddel ontwikkeld, de ANBI-publicatietool.
Deze tool wordt 'aangeroepen' vanaf de websites van de gemeenten en de diaconieën. Om deze tool in werking te stellen zijn enige aanpassingen op de websites noodzakelijk. Ook moeten er wat instellingen in FRIS uitgevoerd worden.

Hieronder gaan we stap voor stap door de instellingen die voor de ANBI-publicatietool nodig zijn.

De ANBI-publicatietool kan worden ingesteld met de FRIS-rollen Indiener en Penningmeester. Met andere FRIS-rollen is het niet mogelijk om de ANBI-publicatietool in te stellen. Alle handelingen die in onderstaande schematische weergave worden benoemd voor de Indiener, kunnen ook met de rol Penningmeester worden uitgevoerd.

Instellingen

De indiener kan naar het instellingenscherm gaan door linksboven op het scherm op Instellingen te klikken. Op het instellingenscherm is het gedeelte voor de ANBI-publicatie opgedeeld in twee stukken:

  1. Controles op de ANBI-publicatie, die altijd door FRIS uitgevoerd worden, ongeacht of de ANBI-publicatietool gebruikt wordt of niet.
  2. Het instellen van de ANBI-publicatietool voor de colleges, die dit hulpmiddel willen gebruiken.

Voordat we dieper ingaan op het instellen van de ANBI-publicatietool, behandelen we eerst de onderdelen van het scherm:

  1. Controles op de ANBI-publicatie, die altijd door FRIS uitgevoerd worden (ongeacht of de ANBI-publicatietool gebruikt wordt of niet):
    • College
      Dit kan zijn 'Diakenen' en/of 'Kerkrentmeesters'. Welke regels een indiener feitelijk te zien krijgt hangt af van de rechten die hij/zij in LRP voor de indienerrol gekregen heeft.
    • ANBI-pagina
      Hier is de koppeling naar de ANBI-pagina van het college opgenomen, zoals die is opgegeven in LRP. Deze koppeling zal ook gebruikt worden door de ANBI-publicatietool. Door op Bekijk website te klikken kunt u controleren of het juiste adres van de ANBI-pagina opgenomen is.
    • Status publicatie financiële gegevens
      FRIS voert een aantal controles uit op de bij ANBI-pagina opgegeven webpagina. De uitkomst van deze controles wordt hier gemeld. Later worden de controles en de bijbehorende meldingen in meer detail beschreven.
    • Laatste controle
      Hier wordt aangegeven wanneer de controles op de status van de publicatie van de financiële gegevens op de ANBI-pagina voor het laatst uitgevoerd is.
    • Controle uitvoeren
      FRIS voert de controles op de status van de publicatie van de financiële gegevens op de ANBI-pagina iedere nacht uit. Daarnaast kan de indiener de controles zelf uitvoeren door op de knop Controle opnieuw uitvoeren te drukken. De uitkomst van de controles wordt getoond bij Status publicatie financiële gegevens. Ook zullen de datum en de tijd bij Laatste controle gewijzigd worden.
  2. Instellen van de ANBI-publicatietool:
    • Status ANBI-publicatietool
      Dit geeft aan wat de status van het gebruik van de ANBI-publicatietool voor het betreffende college is:
      Inactief: de ANBI-publicatietool wordt niet gebruikt.
      Instellen: de webmaster, die de webpagina van het college beheert, is bezig met het maken van de aanpassingen voor het goed laten werken van de ANBI-publicatietool op de eigen website. De ANBI-publicatietool is nog niet actief voor de betreffende ANBI-pagina.
      Actief: de ANBI-publicatietool is actief op de ANBI-pagina van het college. Deze status wordt ingesteld als gevolg van de keuzes op het scherm achter de knop 'Bewerken'.
    • Actie
      De knop Bewerken geeft toegang tot een volgend scherm, waar de informatie, die nodig is om de benodigde aanpassingen op de ANBI-pagina van het college te maken, te vinden is. Dat scherm wordt hieronder verder behandeld.
      Als de knop groen is kan de ANBI-publicatietool voor het college ingesteld worden. Als de knop grijs is kan dat niet. Dan is er nog nooit een jaarrekening voor het college in FRIS ingediend en heeft de publicatietool dus geen gegevens om te publiceren.
    • ANBI-publicatietool implementatiehandleiding
      Deze implementatiehandleiding bevat alle informatie, die de webmaster nodig heeft voor het instellen van de ANBI-publicatietool op de ANBI-pagina van het college. Deze handleiding wordt door FRIS gegenereerd zodra op het scherm dat met de knop 'Bewerken' opgeroepen wordt, met Instellen begonnen wordt. De Indiener kan de implementatiehandleiding downloaden en naar de webmaster sturen. Deze handleiding is uniek voor uw gemeente en per college.
      Als de status van de ANBI-publicatietool 'Inactief' is, is de implementatiehandleiding niet beschikbaar.

Controles op de ANBI-publicatie

FRIS voert dagelijks een aantal controles uit op de inhoud van de ANBI-pagina's.

De belangrijkste controles zijn:

  • Werkt de opgegeven link naar een webpagina ('url') correct?
    Foutboodschap: Probleem met opgegeven webpagina
    Een aantal van de mogelijke fouten:
    • Er is geen link opgegeven
    • De opgegeven link verwijst niet naar een geldige webpagina (bijvoorbeeld omdat de indeling van de website door de webmaster is aangepast, zonder dat de gewijzigde url van de ANBI-pagina in LRP opgegeven is)
    • De link verwijst naar een e-mailadres
    • De webpagina is niet bereikbaar, bijvoorbeeld door een storing bij de provider
    • De reactietijd van de webpagina te lang is.

Remedie: laat in de eerste drie gevallen de gegevens in LRP corrigeren door de lokale beheerder van LRP, eventueel met input van uw webmaster. In de laatste gevallen moet contact opgenomen worden met de webmaster.

  • Zijn er op de opgegeven webpagina bruikbare gegevens voor de controle?
    Boodschap: Niet te bepalen - controleren s.v.p.
    Een aantal mogelijke (fout)situaties:
    • De opgegeven webpagina is geen html-pagina Remedie: overleg met uw webmaster om de webpagina om te zetten naar html (verreweg de meestgebruikte programmeertaal voor webpagina's).
    • De url is niet naar een webpagina, maar bijvoorbeeld naar een pdf-bestand of een afbeelding Remedie: overleg met uw webmaster om de inhoud het pdf-bestand, de afbeelding enz. om te zetten naar een webpagina in html.
    • De url's van het CvK en het CvD zijn gelijk. Hierdoor is niet te bepalen welke gegevens bij het CvK horen en welke bij het CvD. Remedie: vraag uw webmaster om aparte ANBI-pagina's voor de beide college in te richten. Let er op dat de url's naar de nieuwe pagina's door uw lokale beheerder voor LRP opgenomen moeten worden in LRP. Dat is nodig voor het gebruik van de ANBI-publicatietool in FRIS, maar ook om te zorgen dat de ANBI-url's correct in het ANBI-register van de Belastingdienst komen te staan.

Het is dus mogelijk dat de ANBI-pagina de vereiste informatie bevat, maar dat FRIS dat door de technische opzet van de ANBI-pagina niet kan beoordelen.

  • Is, als de FRIS ANBI-publicatietool gebruikt wordt, het juiste identificatienummer aanwezig op de opgegeven webpagina?
    Foutboodschap: ANBI-publicatietoolinstellingen op website fout
    • Dit probleem doet zich voor als het voor het college specifieke identificatienummer niet correct opgenomen is in de instellingen van de webpagina, die opgegeven is in LRP. FRIS heeft het identificatienummer nodig om de juiste gegevens op te halen.

Remedie: vraag de webmaster om het identificatienummer in de webpagina te corrigeren en te controleren of de opgegeven url correct is.

  • Bevatten de teksten op de ANBI-pagina van het college de door de Belastingdienst vereiste informatie?
    Foutboodschappen: diverse, met onderdelen als '…tekst waarschijnlijk correct (tekst controleren s.v.p.)', '…mogelijk niet correct (tekst controleren s.v.p.)'.
    • Volgens de voorschriften van de Belastingdienst moet er, naast de financiële informatie, een aantal onderwerpen behandeld worden op de ANBI-pagina. Deze onderwerpen maken ook onderdeel uit van de modellen, die door de Protestantse Kerk beschikbaar gesteld zijn voor ANBI-publicaties. FRIS controleert of woorden, die bij de behandeling van die onderwerpen onvermijdbaar zijn, voorkomen in de tekst op de ANBI-pagina. Let er dus op dat deze informatie naast de financiële gegevens opgenomen is op de ANBI-pagina. Dit gaat nooit via de FRIS ANBI-publicatietool. FRIS kan nooit met 100% zekerheid bepalen dat de juiste informatie beschikbaar is en zal daarom alleen een zo goed mogelijke indicatie geven.
      Remedie: zorg dat de benodigde informatie verzameld wordt en door de webmaster op de ANBI-pagina gezet wordt. Het beste kan hiervoor gebruik gemaakt worden van de door de Protestantse Kerk opgestelde formats.
  • Is het boekjaar, waarvoor gepubliceerd moet zijn, correct?
    Foutboodschappen: diverse, met onderdelen als 'boekjaar… waarschijnlijk correct (tekst controleren s.v.p.)', 'Boekjaar (uit FRIS) correct, …', '…mogelijk niet correct (tekst controleren s.v.p.)'.
    • Volgens de voorschriften van de Belastingdienst moet het financiële verslag voor ANBI voor 1 juli van het jaar volgend op het boekjaar gepubliceerd zijn op de ANBI-pagina. FRIS kan het gepubliceerde boekjaar vaststellen als de ANBI-publicatietool gebruikt is. Als de tool niet gebruikt is zal FRIS op basis van de op de ANBI-pagina gevonden gegevens proberen vast te stellen of er voor het juiste boekjaar gepubliceerd is. In het laatste geval kan FRIS niet meer geven dan een indicatie, waarvan de uitkomst mogelijk niet correct is. Bij het gebruik van de FRIS ANBI-publicatietool geldt: op tijd (voor 15 juni) indienen is op tijd de financiële gegevens voor ANBI publiceren.

De meldingen zijn voor de Indiener zichtbaar op het Instellingenscherm in FRIS. Bij een aantal meldingen, zoals webpagina's die niet werken of een incorrect identificatienummer voor de ANBI-publicatietool, zal er ook een alert per e-mail gestuurd worden naar het CvD of het CvK, omdat het in die gevallen zeker is dat niet aan de ANBI-verplichtingen voldaan is.

FRIS zal dus proberen om zo goed mogelijk te bepalen of de ANBI-publicatie volledig is, maar de uitkomsten zijn nog niet altijd volledig betrouwbaar. Het is daarom van belang dat alle bij de ANBI-publicatie betrokkenen in de gaten blijven houden of steeds voldaan wordt aan de ANBI-verplichtingen.

Instellen van de ANBI-publicatietool

Voor het instellen van de ANBI-publicatietool werkt de indiener samen met de webmaster, die verantwoordelijk is voor de technische opzet van de ANBI-pagina van het college. De indiener voert de stappen uit die in FRIS nodig zijn en de webmaster wijzigt de betreffende ANBI-pagina volgens de instructie, die in de FRIS-ANBI-implementatiehandleiding beschreven is. Als alles goed uitgevoerd is zal de ANBI-pagina van het college voortaan automatisch het financiële verslag voor ANBI publiceren op basis van de laatste in FRIS ingediende jaarrekening.

Proces van instellen

Schematisch verloopt het proces als volgt:

De mogelijke waarden van 'FRIS-ANBI-publicatie instellen' zijn:

  • Inactief: de FRIS ANBI-publicatietool is niet actief in FRIS, omdat:
    • er nooit gebruik van is gemaakt
    • het gebruik is beëindigd. Hiervoor moet de instelling vanuit een van de andere waarden weer op 'Inactief' gezet worden.

  • Instellen: de FRIS ANBI-publicatietool wordt ingesteld op de ANBI-pagina van het college door de webmaster:
    • in FRIS wordt de 'Handleiding ANBI-publicatie vanuit FRIS', die specifiek is per college, gegenereerd
    • de Indiener zorgt dat de webmaster de 'Handleiding ANBI-publicatie vanuit FRIS' ontvangt
    • de webmaster wijzigt de ANBI-pagina van het college op de website volgens de instructies in de implementatiehandleiding
    • de webmaster informeert de Indiener, zodra de wijzigingen uitgevoerd zijn.

  • Testen: de instellingen van de FRIS ANBI-publicatietool op de ANBI-pagina van het college wordt getest:
    • 'Testen' wordt geselecteerd door de Indiener, zodra de webmaster de benodigde wijzigingen uitgevoerd heeft
    • FRIS voert een aantal controles uit. Dit kan even duren.
    • als de controles goed verlopen zijn zet FRIS de instelling op 'Actief'
    • als de controles niet goed verlopen zijn wordt een foutmelding gegeven en zet FRIS de instelling op 'Instellen'.

  • Actief: de FRIS ANBI-publicatietool is in gebruik.

Belangrijke punten om op te letten zijn:

  • De 'ANBI-publicatietool implementatiehandleiding' wordt automatisch door FRIS gegenereerd bij het veranderen van de 'FRIS-ANBI-publicatie instellen' van 'Inactief' naar 'Instellen'.
  • Een 'ANBI-publicatietool implementatiehandleiding' is specifiek voor een gemeente en een college. Voor ieder college moet dus de eigen implementatiehandleiding gebruikt worden. (De implementatiehandleiding voor de ANBI-pagina van de diakenen geldt niet voor de ANBI-pagina van de kerkrentmeesters).
  • In de 'ANBI-publicatietool implementatiehandleiding' staat een identificatienummer, dat opgenomen moet worden op de ANBI-pagina van het college. Dit identificatienummer is per versie van de implementatiehandleiding uniek.
  • Als 'FRIS-ANBI-publicatie instellen' verandert van 'Instellen', 'Testen' of 'Actief' naar 'Inactief' wordt de bestaande implementatiehandleiding verwijderd. Ook wordt het daarin opgenomen identificatienummer ongeldig.
  • Het identificatienummer blijft in principe altijd gelijk. Alleen als de ANBI-publicatietool gebruikt wordt op een ANBI-pagina, vervolgens geïnactiveerd wordt (zie vorige punt) voor die pagina en daarna weer aangezet wordt zal het identificatienummer wijzigen. In de praktijk zal dat vrijwel niet voorkomen. Het geldige identificatienummer staat altijd in de laatste versie van de implementatiehandleiding, die per college voor de Indiener te vinden is bij de ANBI-instellingen in FRIS (behalve als de status voor de ANBI-publicatietool 'Inactief' is).
Aanvulling handleiding voor publicatie ANBI in SKG Collect

Stap 1: Controleren cq toevoegen of de volgende codering is opgenomen bij Website/Website
instellingen/Custom Head:
<script type="text/javascript" src="https://fris.pkn.nl/anbi/iframe-loader.js"></script>

Stap 2:
De juiste link toevoegen aan de ANBI-pagina bij Website/Webpagina’s.
Dit kan door de link in de webpagina te selecteren en vervolgens in het menu op de knop voor de link (paperclip) te klikken en de juiste link toe te voegen.