Aanmelden en inloggen

Uw e-mailadres

Om FRIS te kunnen gebruiken, heeft u een in FRIS geactiveerd e-mailadres, dat dient als gebruikersnaam, nodig. Dit is het e-mailadres dat u bent overeengekomen met de lokale beheerder van LRP van uw gemeente en dat door de lokale beheerder is ingevoerd in LRP voor de rol (en voor het document) die u in FRIS nodig hebt. Is dat nog niet gebeurd, vraag dan aan uw lokale beheerder dit spoedig te regelen.

Gebruikersrollen

In LRP kunnen meerdere rollen voor FRIS worden toegekend. De volgende rollen zijn beschikbaar:

  • Indiener
  • Penningmeester
  • Administrateur
  • Controleur
  • Scriba
  • Raadpleger

Deze rollen worden hierna beschreven.

De naamgeving van de rollen is een algemene aanduiding. Het is niet per se noodzakelijk dat iemand met een bepaalde rol in de organisatie, bijvoorbeeld penningmeester of scriba, ook de rol met dezelfde naam in FRIS uitvoert, maar in de praktijk zal dat wel vaak het geval zijn.

Gebruikers van FRIS worden in LRP geregistreerd. De lokaal beheerder van LRP voert dit uit op verzoek van de kerkrentmeesters of de diakenen. Zo bepalen de gemeenten en de diaconieën zelf wie wat mag doen in FRIS en wie namens hen jaarrekeningen, begrotingen en meerjarenramingen in FRIS mag invullen en indienen.

Voor het toekennen van rollen aan FRIS-gebruikers gelden de volgende algemene regels:

  • Een rol kan ingesteld worden:

    • Per college – kerkrentmeesters en/of diakenen, en
    • Per document – jaarrekening, begroting en/of meerjarenraming

    Uitzonderingen op deze regel worden bij de betreffende rollen behandeld.

  • Per combinatie van college en document kan er voor iedere afzonderlijke rol op enig moment steeds maar één FRIS-gebruiker toegewezen zijn aan een die rol. De enige uitzondering is de rol Raadpleger, daar is het aantal personen met deze rol onbeperkt.
  • Een FRIS-gebruiker kan meerdere rollen hebben voor meerdere colleges en/of documenten binnen dezelfde gemeente. Iemand kan bijvoorbeeld Indiener zijn voor de begroting en de jaarrekening van de diaconie en Controleur voor de jaarrekening van de gemeente.
  • Een FRIS-gebruiker kan dezelfde rol hebben voor meerdere gemeenten en/of diaconieën. Zo kan iemand de Indiener zijn voor de jaarrekening van gemeente A en ook van gemeente B.

De taken en verantwoordelijkheden van de rollen zijn:

Indiener

De rol Indiener kan namens het college van kerkrentmeesters en/of het college van diakenen een begroting en/of een jaarrekening en/of een meerjarenraming volledig invoeren in FRIS. De Indiener dient de begroting en/of de jaarrekening en/of de meerjarenraming via FRIS namens de kerkenraad en het college van kerkrentmeesters en/of diakenen in bij het CCBB.

De rol Indiener en de rollen Penningmeester en Administrateur sluiten elkaar uit voor hetzelfde document (jaarrekening, begroting of meerjarenraming) en hetzelfde college. LRP zal dat bewaken.

De rollen Penningmeester en Administrateur kunnen samen hetzelfde als de rol Indiener. Er moet steeds per document en college een keuze gemaakt worden: of werken met één Indiener of werken met de combinatie Penningmeester en Administrateur. Zie ook hieronder bij Penningmeester en bij Administrateur.

Penningmeester

De rol Penningmeester kan namens het college van kerkrentmeesters en/of het college van diakenen de niet-financiële gegevens invoeren in een begroting en/of een jaarrekening en/of een meerjarenraming in FRIS. Het gaat hierbij om algemene informatie, de toelichting (waarin bij een jaarrekening ook het bestuursverslag opgenomen moet zijn) en eventuele bijlagen.

De Penningmeester dient de begroting en/of de jaarrekening en/of de meerjarenraming in namens de kerkenraad en het college van kerkrentmeesters en/of diakenen.

De rol Penningmeester moet altijd gebruikt worden in combinatie met de rol Administrateur. Door de rollen Penningmeester en Administrateur te gebruiken kan het college in FRIS zelf zorgen voor de plaatselijke algemene informatie, de toelichting met een bestuursverslag en dergelijke, terwijl de meer financieel-technische kant van de verslaglegging door een interne administrateur of een extern administratie- of accountantsbureau uitgevoerd kan worden. De Penningmeester is degene die indient bij het CCBB, waardoor het college de volledige controle hierover heeft.

De Penningmeester zorgt ook voor de ondertekening van de verklaring van het college van kerkrentmeesters of van diakenen behorende bij de jaarrekening of de begroting door de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van het college. Bij niet-digitale ondertekening zorgt de Penningmeester voor het in FRIS uploaden van een scan van de ondertekende verklaring op papier.

Als de rollen Controleur en/of Scriba niet gebruikt worden, zorgt de rol Penningmeester ook voor het invullen van de verklaring van de kerkenraad en/of het controlerapport bij de jaarrekening en het laten ondertekenen daarvan.

De rol Penningmeester kan alleen voorkomen in combinatie met de rol Administrateur. De rol Indiener is niet mogelijk naast de rollen Penningmeester en Administrateur. LRP zal dat bewaken.

Administrateur

De rol Administrateur kan namens het college van kerkrentmeesters en/of het college van diakenen de financiële gegevens invoeren in een begroting en/of een jaarrekening en/of een meerjarenraming in FRIS. Het gaat hierbij, voor zover van toepassing, om de grondslagen, de balans en de baten en lasten.

De rol Administrateur moet altijd gebruikt worden in combinatie met de rol Penningmeester. Door de rollen Penningmeester en Administrateur te gebruiken kan het college in FRIS zelf zorgen voor de plaatselijke algemene informatie, de toelichting met een bestuursverslag en dergelijke, terwijl de meer financieel-technische kant van de verslaglegging door een plaatselijke administrateur of een extern administratie- of accountantsbureau uitgevoerd kan worden.

De rol Administrateur kan alleen voorkomen in combinatie met de rol Penningmeester. De rol Indiener is niet mogelijk naast de rollen Penningmeester en Administrateur. LRP zal dat bewaken.

Controleur

De rol Controleur kan namens de controlecommissie (‘twee financiële deskundigen’) of een andere controlerende instantie de controlevragen bij de jaarrekening beantwoorden in FRIS.

De Controleur zorgt ook voor de ondertekening van het ingevulde controleverslag door de twee financiële deskundigen of de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van de controlerende instanties.

Bij niet-digitale ondertekening zorgt de Controleur voor het in FRIS uploaden van een scan van het ondertekende controleverslag op papier.

Scriba

De rol Scriba kan namens de kerkenraad de verklaring van de kerkenraad afhandelen in FRIS. Bij de jaarrekening kan de rol Scriba ook de vragen over de administratieve organisatie beantwoorden in FRIS.

De Scriba zorgt voor de ondertekening van de ingevulde verklaring door de preses en de scriba van de kerkenraad.

Bij niet-digitale ondertekening zorgt de Scriba voor het in FRIS uploaden van een scan van de ondertekende verklaring van de kerkenraad op papier.

Raadpleger

De rol Raadpleger kan namens het college van kerkrentmeesters en/of het college van diakenen een begroting en/of een jaarrekening en/of een meerjarenraming in FRIS raadplegen. De Raadpleger ziet dezelfde gegevens als de andere rollen, maar kan die niet wijzigen. Ook kan de Raadpleger dezelfde rapporten gebruiken die ook door de andere rollen gebruikt kunnen worden.

De rol Raadpleger wordt, net zoals de andere rollen, toegekend per combinatie van college (van kerkrentmeesters of van diakenen) en document (jaarrekening, begroting, meerjarenraming). Er is geen beperking aan het aantal Raadplegers dat per combinatie van college en document opgegeven kan worden. Ook kan een Raadpleger deze rol voor meerdere gemeenten, colleges en documenten hebben.

Het toekennen van deze rollen gebeurt in LRP door de lokaal beheerder. Die doet dat in opdracht van de kerkenraad en het college van kerkrentmeesters en/of van college van diakenen.

Eerste keer aanmelden bij FRIS

Zodra de lokale beheerder van LRP uw e-mailadres als gebruikersnaam voor FRIS opgevoerd heeft in LRP ontvangt U een bevestigingsmail op het betreffende e-mailadres. Daarin staat een link, waarmee u verbinding maakt met FRIS. In FRIS kunt u dan uw wachtwoord en uw naam opgeven. Na deze eenmalige actie bent u als gebruiker geactiveerd in FRIS.

FRIS inloggen

Het activeren van een gebruikersnaam (= e-mailadres) gebeurt eenmalig.
Bij het toevoegen van extra rollen en/of bevoegdheden bij een bestaande FRIS-gebruiker wordt er geen nieuwe activatielink gestuurd.

Voorbeeld: U bent al 'Indiener' voor het college van kerkrentmeesters van een gemeente. U krijgt daarna de rol 'Raadpleger' voor het college van diakenen van dezelfde (of een andere) gemeente.
Na het in LRP toevoegen van uw nieuwe rechten als 'Raadpleger' voor deze diaconie krijgt u geen nieuwe activatielink.
Als u zich met uw FRIS-gebruikersnaam (=e-mailadres) aanmeldt in FRIS zal FRIS de laatste stand van de aan u toegekende rechten uit LRP halen. U krijgt dan automatisch uw nieuwe rechten als 'Raadpleger' in FRIS.

Inloggen als gebruiker van FRIS

Nadat uw account is geactiveerd, bent u gebruiker van FRIS. U kunt in het vervolg inloggen met uw e-mailadres en uw wachtwoord (op fris.pkn.nl)

Indiener en Raadpleger

Als u zowel als Indiener of als Raadpleger in LRP geregistreerd bent, verschijnt er na het inloggen een extra keuzescherm. Hierop kunt u kiezen in welke rol u in FRIS wilt werken.
Als u tijdens het werken wilt wisselen naar een andere rol klikt u op de naam van uw huidige rol rechts bovenaan het scherm.

FRIS inloggen

Daarna kunt u een andere rol kiezen.

FRIS inloggen

Heeft u ook een rol bij het CCBB, bijvoorbeeld als beoordelaar? Dan moet u voor die rol met het e-mailadres inloggen dat bij die rol hoort.
Zie ook de toelichting op inloggen voor beoordelaars / CCBB.

Uitloggen

Klik op Uitloggen in de bovenste schermbalk (rechts) om uit te loggen

FRIS inloggen

Ook als u 15 minuten niet actief bent in FRIS, wordt u automatisch uitgelogd.

Wachtwoord aanpassen

Het is mogelijk om op elk moment een ander wachtwoord te kiezen. Dit werkt als volgt:

  • u bent ingelogd in FRIS
  • klik rechtsboven in het scherm op uw naam
  • u komt terecht op uw profiel-pagina; daar kunt u uw wachtwoord aanpassen.

Mijn profiel

Wachtwoord vergeten

Wanneer u het wachtwoord voor FRIS bent vergeten, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen. Dit werkt als volgt:

  • ga naar fris.pkn.nl
  • klik op Wachtwoord vergeten?
  • vul op het volgende scherm dat verschijnt het e-mailadres in waarmee u in FRIS bekend bent.

Wachtwoord vergeten

Op uw e-mailadres ontvangt u dan een link waarmee u een nieuw wachtwoord kunt instellen.

Wisselen van gemeente

Als u voor meer dan één gemeente een begroting of jaarrekening gaat indienen, kunt u tussen gemeenten wisselen. Dit gaat als volgt:

In de bovenste schermbalk ziet u in het midden de naam van de gemeente staan waar u op dat moment mee aan het werk bent.

Gemeente wisselen

Klik op het icoontje, u komt weer in het overzichtsscherm waarin u een andere gemeente kunt selecteren.

Hulp nodig?
  • Wanneer u technische of andere problemen ervaart bij het gebruik van FRIS, kijk dan eerst bij de onderhoudsmeldingen.
  • Als u vragen heeft en u kunt in de handleiding geen antwoord vinden, kijk dan bij de veelgestelde vragen.
  • Als u voor uw vraag/probleem geen oplossing hebt kunnen vinden, mail dan de FRIS helpdesk: fris-help@protestantsekerk.nl .