Digitaal ondertekenen

Inleiding

Bij digitaal ondertekenen wordt een handtekening op een document geplaatst met behulp van een muis of een aanraakscherm. FRIS maakt gebruik van handtekening.nu, een speciaal voor digitale handtekeningen ontwikkelde service.

Het proces in hoofdlijnen is:

  • In FRIS worden de namen en de e-mailadressen van degenen die moeten tekenen, opgegeven. Bij digitaal ondertekenen worden die personen ‘ondertekenaar’ genoemd. Per document zijn er twee ondertekenaars.
  • In FRIS wordt een ondertekenverzoek verstuurd door degene die verantwoordelijk is voor het invullen en laten ondertekenen van de verklaringen. Dat zijn, afhankelijk van het type verklaring, de rollen Indiener, Penningmeester, Scriba of Controleur. Bij digitaal ondertekenen wordt gesproken van de ‘initiator’.
  • FRIS stuurt e-mailberichten naar de ondertekenaars. Daarin staat een link, waarmee verbinding gemaakt wordt met het systeem voor digitaal ondertekenen: handtekening.nu.
  • In handtekening.nu is het te ondertekenen document zichtbaar.
  • De ondertekenaar plaatst met de muis of op een touchscreen een handtekening.
  • Als beide ondertekenaars hun digitale handtekening in handtekening.nu gezet hebben, krijgt de initiator een e-mailbericht. Hiermee is het proces afgerond.

Er zijn meer mogelijkheden, zoals het annuleren of weigeren van een ondertekenverzoek.

In het vervolg worden alle stappen in FRIS en in handtekening.nu behandeld.

Document ondertekenen

De initiator van een ondertekenverzoek, in FRIS zijn dat de rollen Indiener, Penningmeester, Scriba of Controleur, geeft de namen en de e-mailadressen van de ondertekenaars op.

Als de verklaring en de eventueel daarbij behorende vragenlijst gecontroleerd en correct zijn kan vanuit FRIS een ondertekenverzoek verstuurd worden.

FRIS zal nu e-mails sturen naar de opgegeven ondertekenaars. Daarin staat een link, waarmee het zetten van de digitale handtekening gestart kan worden.

De link staat in twee vormen in de tekst. De ondertekenaar kiest welke de voorkeur heeft. De link begint altijd met https://handtekening.nu.

In handtekening.nu is het te ondertekenen document zichtbaar, inclusief de namen van de ondertekenaars.

Met de knop ‘Akkoord’ accordeert de ondertekenaar het te ondertekenen stuk. Daarna kan de digitale handtekening gezet worden.

Tip: het zetten van een goede digitale handtekening lukt het beste, als de muis niet te snel wordt bewogen.

Tip: handtekening.nu werkt ook op smartphones en tablets.

Met de knop ‘Bevestigen’ is het digitaal ondertekenen door de betreffende ondertekenaar afgerond.

Als beide ondertekenaars hun digitale handtekening gezet hebben, krijgt de initiator een e-mailbericht. In FRIS is, met een mogelijke vertraging van enige minuten, voor de initiator zichtbaar dat het document volledig ondertekend is.

Als de initiator niet degene is die heet betreffende stuk (bijvoorbeeld een jaarrekening of een begroting) moet indienen in FRIS, is het aan te bevelen dat de initiator de indiener informeert, dat de betreffende verklaring compleet is. FRIS informeert de indiener hier niet over.

Het ondertekende document kan in pdf bekeken en gedownload worden.

Op het document zijn de namen van de ondertekenaars, de handtekeningen en de datum en tijd van ondertekening zichtbaar.

Overige opties

Annuleren van een ondertekenverzoek

De initiator kan in FRIS een lopend ondertekenverzoek annuleren.

De ondertekenaars worden hierover per e-mail geïnformeerd.

Na annulering moet een volledige nieuwe cyclus voor ondertekening uitgevoerd worden. De initiator moet hiervoor het initiatief nemen.

Een reeds geplaatste digitale handtekening vervalt door de annulering.

Als beide digitale handtekeningen geplaatst zijn, kan een ondertekenverzoek niet meer geannuleerd worden.

Weigeren van een ondertekenverzoek

Een ondertekenaar kan een ondertekenverzoek weigeren. Dit gebeurt in handtekening.nu.

Na de weigering van een van de ondertekenaars ontvangen de initiator en de andere ondertekenaar een e-mailbericht.

Na een weigering moet een volledige nieuwe cyclus voor ondertekening uitgevoerd worden. De initiator moet hiervoor het initiatief nemen.

Een reeds geplaatste digitale handtekening vervalt door de weigering.

Herinneringen

Enige tijd na het verzenden van een ondertekenverzoek zal de ondertekenaar een herinnering per e-mail ontvangen, als dan nog geen actie is ondernomen. Dit wordt regelmatig herhaald, totdat de ondertekencyclus afgesloten is door een volledige ondertekening, een annulering, een weigering of het verlopen van het verzoek.

Verlopen van een ondertekenverzoek

Een ondertekenverzoek verloopt na zes weken, als dan niet beide handtekeningen geplaatst zijn of het ondertekenverzoek niet op een andere manier is beëindigd.

De initiator wordt per e-mail geïnformeerd over het verlopen van het verzoek.