FRIS biedt de mogelijkheid om op basis van de laatst ingediende jaarrekening een meerjarenraming over acht jaren te maken.
Een meerjarenraming is vooral een instrument voor de gemeente en de diaconie bij het maken van het beleid voor de komende jaren. Het advies is om jaarlijks een meerjarenraming te maken, ter ondersteuning van de beleidsvorming en het jaarlijkse begrotingsproces. De gemeente en de diaconie kunnen zelf bepalen of en wanneer een meerjarenraming gemaakt wordt. Een meerjarenraming moet alleen in bepaalde gevallen, zoals bijvoorbeeld bij een aanvraag voor een solvabiliteitsverklaring, bij het CCBB (het Classicale College voor de Behandeling van Beheerszaken) ingediend worden. Deze gevallen worden benoemd in een separate richtlijn van het GCBB (het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken).
De eerste meerjarenraming die in FRIS gemaakt kan worden gaat uit van de jaarrekening 2019. Deze meerjarenraming wordt in de praktijk in 2020 gemaakt en heet dan ook 'Meerjarenraming 2020'. De meerjarenraming 2020 laat de baten en lasten van de jaarrekeningen 2017 t/m 2019 (voor zover de gegevens in FRIS beschikbaar zijn), de begroting 2020 en de ramingen voor de jaren 2021 t/m 2028 zien. Daardoor ontstaat een beeld van de financiële ontwikkeling van drie jaren uit het verleden en de begroting resp. ramingen voor negen jaren in de toekomst.
In algemene termen (met voorbeeldjaren tussen haakjes): bij een meerjarenraming jaar t (2020) worden, op basis van de jaarrekening van jaar t-1 (2019), waarbij t-1 het boekjaar van de laatst ingediende jaarrekening is, de baten en lasten van de jaren t+1 (2021) t/m t+8 (2028) geraamd.
Naast de jaarrekening van jaar t-1 (2019) worden in FRIS de jaarrekeningen van de jaren t-2 (2018) en t-3 (2017) en de begroting van jaar t (2020) getoond, als die gegevens eerder ingediend zijn in FRIS. Verder worden de ramingen voor de jaren t+1 (2021) t/m t+8 (2028) getoond.
Zodra een volgende jaarrekening (bijvoorbeeld JR2020) ingediend is kan een volgende meerjarenraming (in dit voorbeeld MJ2021) gestart worden.
Voor de ramingen worden drie indexen gebruikt. Er zijn twee indexen voor lasten en één voor baten. De lastenindexen zullen jaarlijks bepaald worden door een door het GCBB ingestelde commissie van deskundigen. Het betreft de indexen voor de ontwikkeling van de kosten van predikanten en kerkelijk werkers en van de algemene kosten.
De ontwikkeling van de opbrengsten levend geld wordt in hoge mate bepaald door plaatselijke omstandigheden, zoals groei of krimp van de gemeente, vergrijzing, kerkbezoek enz., waar de plaatselijke gemeente de beste kijk op heeft. Daarom wordt de index voor de opbrengsten levend geld bepaald door de gemeente of de diaconie. FRIS maakt een voorstel op basis van de opbrengsten levend geld uit het verleden, maar de plaatselijke gemeente beslist waarmee in de meerjarenraming gerekend moet worden.
Per rekeningsubgroep is in FRIS bepaald welke index van toepassing is. Naast de twee indexen voor kosten en één voor baten is er een nul-index.
De kosten van predikanten zijn een directe afgeleide van de predikantsbezetting. Bij de meerjarenraming kan daarom de bezetting per jaar aangepast worden. De bezettingsbijdrage per fulltime predikant wordt jaarlijks vastgesteld door de Dienstenorganisatie. Voor het maken van de ramingen wordt daarvan uitgegaan. De voor de ramingen te gebruiken indexering wordt voor de jaren t+1 t/m t+8 jaarlijks vastgesteld door de hiervoor genoemde commissie. Op basis van de predikantsbezetting, de bezettingsbijdrage per FTE voor jaar t en de index die van toepassing is voor deze kosten worden de predikantskosten voor de volgende jaren geraamd.
Op basis van de jaarrekening van jaar t-1, de indexen en waar van toepassing de predikantsbezetting wordt per rekening een raming berekend voor jaar t+1. Deze raming is in feite een voorzet voor de begroting voor jaar t+1 en wordt in FRIS dan ook 'Voorstel begroting' genoemd. Dit voorstel kan op rekeningniveau aangepast worden. Bij een meerjarenraming 2020 wordt zo op basis van de jaarrekening 2019, de indexen en de predikantsbezetting een voorstel voor de begroting 2021 gemaakt. Dit voorstel kan door de gemeente of de diaconie aangepast worden. Het aangepaste voorstel is uitgangspunt voor de ramingen voor de jaren t+2 t/m t+8, dus in dit voorbeeld 2022 t/m 2028.
De meerjarenraming maakt het mogelijk om bij het voorbereiden van de jaarlijkse begroting naar de baten en lasten van het volgende jaar te kijken, met daarbij het langetermijnperspectief van de daaropvolgende zeven jaren. FRIS kan de bedragen van de hiervoor genoemde aangepaste versie van de voorstelbegroting in de meerjarenraming automatisch in de begroting voor het volgende jaar zetten. Deze aparte begroting moet vervolgens, los van de meerjarenraming, volgens de kerkordelijke regels afgerond en bij het CCBB ingediend worden. Met het maken van de meerjarenraming is het grootste deel van het werk voor het maken van de begroting van het komende jaar dan al gedaan.
Als bij het maken van de meerjarenraming de aparte begroting voor het volgende jaar al is ingediend bij het CCBB wordt deze ingediende begroting meegenomen in de meerjarenraming.
Voor de overblijvende zeven jaren van de ramingen kunnen per rekening per jaar aanpassingen gedaan worden op de ramingen. Zo kunnen de effecten op baten en lasten van belangrijke verwachte ontwikkelingen zichtbaar gemaakt worden en kunnen alternatieven geëvalueerd worden.
Naast een beeld van het toekomstige verloop van baten en lasten wordt in de meerjarenraming ook een projectie gemaakt van het verloop van de vrije buffer en van de liquiditeit. De vrije buffer bestaat uit de algemene reserve plus de herwaarderingsreserve minus de waarde van de kerkelijke activa (kerkgebouwen, kerkelijke verenigingsgebouwen, pastorieën (bewoond door predikant), kosterswoningen (bewoond door koster), installaties en inventarissen in kerkelijke gebouwen, orgels). De liquide middelen bestaan uit de beleggingen en de geldmiddelen.
Op basis van baten, lasten, vrije buffer en liquiditeit worden vervolgens enige kengetallen berekend. Met deze kengetallen wordt voor gemeenten (niet voor diaconieën) een inschatting gemaakt van het risico vanuit vermogensrechtelijk perspectief.
Voor het berekenen van de vrije buffer en de liquiditeit zijn gegevens uit de balans nodig. De benodigde bedragen worden, voor zover beschikbaar, overgenomen uit de eerder in FRIS ingediende jaarrekeningen. Net zoals bij baten en lasten kunnen er voor de ramingen aanpassingen per jaar opgegeven worden.
In een meerjarenraming kan met scenario's gewerkt worden. Bij het starten van een meerjarenraming wordt er één scenario klaargezet, daar kunnen er vier aan toegevoegd worden. Er kunnen dus maximaal vijf scenario's uitgewerkt worden. Hierdoor is het eenvoudig mogelijk om de effecten van alternatieven inzichtelijk te maken. In bepaalde gevallen, die aangegeven zijn in de GCBB-richtlijn 'Meerjarenraming', kan het CCBB om een meerjarenraming vragen.
De module meerjarenraming is op dezelfde manier opgebouwd als die voor de jaarrekening en de begroting. In het vervolg wordt de functionaliteit per scherm toegelicht.
Een meerjarenraming is geen doel op zich, maar een instrument voor het maken van beleid door de gemeente en de diaconie. Ook kan een meerjarenraming ondersteunend zijn bij beslissingen over personele bezetting, investeringen, projecten enz.
Een meerjarenraming is gebaseerd op een aantal aannames. Een meerjarenraming zal daarom altijd een mate van onnauwkeurigheid hebben. Hiermee moet rekening gehouden worden bij het nemen van op meerjarenramingen gebaseerde beslissingen.
Ook wijkgemeenten kunnen meerjarenramingen maken in FRIS. De werkwijze is hetzelfde als bij gemeenten en diaconieën. Er kan alleen niet ingediend worden bij het CCBB.