Rechtstreeks toevoegen aan de reserves is niet meer mogelijk, alle mutaties in het eigen vermogen lopen volgens de Richtlijn begroting en jaarverslaggeving PKN via de staat van baten en lasten.
Bestemmingsfondsen vormen een onderdeel van het Eigen vermogen, maar zijn gelabeld.
Als u bijvoorbeeld een bedrag van 75.000 aan dat fonds wilt onttrekken, moet u dat bedrag eerst als last boeken met de journaalpost aan liquide middelen.
Daarna onttrekt u op de betreffende rekening in de 21 serie hetzelfde bedrag.
FRIS, koppelt dat bedrag als onttrekking aan 90.10 of aan 90.20.
Wilt u uitsluitend een bedrag vrij laten vallen en naar de Algemene reserve brengen, dan kunt u dit bedrag als onttrekking op de betreffende rekening in de 21 serie boeken.
Daarna verschijnt het als onttrekking op 65.10 of 65.20 waardoor het door FRIS als resultaat wordt toegevoegd aan de Algemene reserve.
Het verjaardagsfonds is een (egalisatie) bestemmingsreserve en loopt via 21.50 en niet als voorziening via de 22 serie.
De verjaardagsbus/enveloppe/collecte boekt men dus Bank, aan 83.20 Opbrengst collecten of 83.50 Opbrengst collectebussen.
Van de uitgaven boekt men in de 50 serie bijvoorbeeld 50.70 of 50.99 Overige kosten diaconaal werk, aan Bank.
Vindt men het saldo onvoldoende dan kan men een aanvulling doen door een toevoeging aan een bestemmingsreserve, die gekoppeld is aan 60.10 of 60.20
De opbrengst van de verjaardagsbus valt onder levend geld, dus de 83 serie in FRIS en is geen bijzondere bate.
Een herwaarderingsreserve (21.94 of 21.95) mag evenals andere bestemmingsreserves, nooit debet staan.
Dit moet altijd worden gecorrigeerd via de kolom toevoegingen zodat het saldo nul wordt.
Op de totaalexploitatie ziet u dan dat dit bedrag wordt afgeboekt van de Algemene reserve.
Herwaardering is het verschil tussen de boekwaarde (die minimaal 1 euro moet zijn) na afschrijvingen op basis van de aanschafwaarde en de actuele waarde.
Dat bedrag kunt u boeken in de kolom Herwaarderingsreserve in de 00 of 01 serie.
FRIS koppelt dit dan als incidentele bate aan 95.31 Herwaardering onroerende zaken.
Daarna voegt u dit zelfde bedrag toe aan rekening 21.94 of 21.95 Herwaarderingsreserves.
Bij afwaarderingen geldt het tegenovergestelde. Aangeraden wordt de Herwaardering per onderdeel te splitsen. Per onderdeel mag deze reserve niet debet staan. Zou dat voorkomen dan moet er een toevoeging plaatsvinden die ten laste van de algemene reserve gaat.
Het is niet meer mogelijk om de herwaardering van onroerend goed noch een andere mutatie in een bestemmingsreserve buiten de resultatenrekening om te doen.
Het bedrag zal op de resultatenrekening komen bij de bijzondere baten als "winst", maar daarna moet hetzelfde bedrag weer toegevoegd worden aan de herwaarderingsreserve 21.94 of 21.95 omdat deze winst nog niet is gerealiseerd. Dat gebeurt pas bij verkoop.
Op deze manier wijzigt het winstsaldo op de algemene reserve niet.
Als u een bestemmingsreserve wilt opheffen doet u dat door op de betreffende rekening in de 21 serie in de kolom onttrekkingen het openstaande bedrag te boeken.
Via de resultaatbestemming komt dat bedrag dan vanzelf ten gunste van de Algemene reserve.
Een bestemmingsfonds kunt u nooit vrij laten vallen, maar moet volledig besteed worden omdat een derde daaraan een bestemming heeft gegeven.
De vraag: Ontvangsten als voorschot uit het Nationaal Restauratiefonds komen buiten het resultaat in het fonds. Uitgaven voor onderhoud gaan ten laste van dit fonds. Dus buiten het resultaat om. Toch zet FRIS dat mijn mutatie in het fonds automatisch in het resultaat terwijl ik het daar niet wil hebben?
Toevoegingen en onttrekkingen lopen aan bestemmingsreserves en -fondsen volgens de Richtlijn jaarverslaggeving PKN altijd via de staat van baten en lasten. Gelet op het karakter van (vooruit) ontvangen bedragen van het Nationaal Restauratiefonds, namelijk ter dekking van (in redelijkheid voorzienbare) toekomstige uitgaven, is het vrijwel zeker geen bestemmingsfonds, maar onderdeel van een Voorziening restauratie.
Dat betekent dat u de bestemmingsreserve kunt laten vrijvallen en hetzelfde bedrag meteen via een lastenrekening eindigend op xxx7 kunt doteren aan de Voorziening onderhoud.
In FRIS moet u tijdens het opstellen van de baten en lasten rekening aangeven hoe het resultaat verwerkt moet worden.
Dat doet u door bedragen toe te voegen of te onttrekken aan de bestemmingsreserves in de 21 serie.
FRIS verwerkt dat via de mutatie bestemmingen in de 60 of 90 rubriek, waardoor het uiteindelijke resultaat via onderdeel D op de Algemene reserve komt.
Hoe boeken we een erfenis die niet openbaar mag worden gemaakt?
De nieuwe richtlijn stelt dat alle mutaties in bestemmingsreserves en-fondsen via het resultaat moeten lopen.
Ook legaten en erfenissen worden ongeacht de grootte verwerkt onder 95.40. Dat is uiteraard anoniem. Het resultaat komt dan op de Algemene Reserve. Daarna kunt u alsnog een deel overboeken naar een Bestemmingsreserve of bestemmingsfonds. U boekt het alleen op een fonds als in de erfenis expliciet wordt vermeld waarvoor het geld gebruikt mag worden. Dat kunt u nooit wijzigen. Staat dat er niet, boek het dan naar eigen inzicht op een bestemmingsreserve.
En bestemmingsreserve kan door de kerkenraad wel jaarlijks gewijzigd worden, een bestemmingsfonds niet. Dus let op het verschil tussen een bestemmingsreserve en een bestemmingsfonds. Onder het vraagteken op het scherm 20 en 21 staat een toelichting en een voorbeeld.
Zie voorbeeld:
Stel men wil € 50.000 vanuit de Algemene reserve bestemmen voor pastoraat. In FRIS al volgt verwerken:
Scherm Bestemmingsreserves: 21.40 in de kolom toevoeging via resultaatbestemming € 50.000. FRIS plaatst die dan gekoppeld op 60.10 Toevoeging Bestemmingsreserve, waardoor de Algemene reserve afneemt met € 50.000.
Voor het treffen van een voorziening voor komende grote onderhoudskosten maakt u gebruik van de rekening 22.10 of 22.20 Voorzieningen. U doteert periodiek, afhankelijk of het een al dan niet monumentaal orgel is, met de boeking 40.67 of 40.77 met als tegenrekening 22.10 Onderhoudsvoorzieningen.
Zie de uitgebreide toelichting onder het vraagteken op scherm 22 en in de toelichting op de richtlijn onder C6.
Hoe verwerken we een grootscheepse renovatie aan ons kerkgebouw inclusief investeringen in nieuwe stoelen, vloerbedekking, keuken e.d.?
Stel:
In de jaarrekening over 20.. staat een bestemmingsfonds verbouwing kerkgebouw.
In de jaarrekening over 20.. wilt u dat verwerken als bestemmingsreserve i.p.v. fonds, omdat een bestemmingsfonds een bestemming heeft waarvan u niet mag afwijken.
Ultimo 20.. had het bestemmingsfonds een omvang van afgerond € 540.000.
In het fonds zit een bedrag van € 100.000 dat specifiek geschonken is t.b.v. de restauratie van de kerkzaal (feitelijk een fondsbedrag) en een bedrag van € 19.000 afgerond voor de aanschaf van nieuwe stoelen (via acties bijeen gebracht dus ook feitelijk een fondsbedrag).
Jongstleden september is de renovatie feitelijk afgerond.
Antwoord:
Een bestemmingsfonds, wordt geboekt op 21.90. Geld dat is ondergebracht in een specifiek fonds, mag uitsluitend daarvoor worden gebruikt. Daarom behoort het bedrag van € 540.000 gesplitst te worden in € 119.000 dat thuishoort op 21.90 en € 421.000 dat thuishoort op 21.20 Restauraties. Als u op dit moment € 540.000 op 21.90 hebt staan, onttrekt u aan deze rekening € 421.000 en neemt u hetzelfde bedrag negatief op in de kolom onttrekking bij 21.20. Daarmee voorkomt u dat er zowel een onttrekking als een toevoeging als mutatie in bestemmingsreserves in de exploitatierekening komt.
Als het noodzakelijk onderhoud is zou het zelfs een Voorziening moeten zijn. Het bedrag dat u dan aan de bestemmingsreserve wilt toevoegen kunt u dan beter via een dotatie aan de Voorziening onderhoud toevoegen. Dat doet u door een bedrag op de bestemmingsreserve te onttrekken en hetzelfde bedrag als dotatie via de lastenrekening in rubriek 40 eindigend op ...7 toe te voegen aan de 22.10 Voorziening onderhoud.
Stel dat de totale bestedingen € 600.000 hebben bedragen waaronder € 120.000 voor de kerkzaal en € 22.000 voor de stoelen.
Worden dan nu alle bestedingen t.l.v. het resultaat gebracht met gelijktijdige vrijval van het totale fonds?
Met een negatief resultaat van € 60.000 (€ 600.000 -/- € 540.000) tot gevolg?
Of kan/moet het meerdere worden geactiveerd?
De renovatie van de kerkzaal zou dan voor € 20.000 (€ 120.000 investering/kosten -/- € 100.000 specifieke gift) worden geactiveerd,
de stoelen voor € 3.000 (€ 22.000 investering -/- € 19.000 specifieke acties) en het restant voor € 37.000 (€ 60.000 -/- € 20.000 -/- € 3.000)?
Of moet alles geactiveerd worden (onderscheiden naar de diverse soorten investeringen) met gelijktijdige vrijval van het fonds?
In dat geval blijft het fonds/ de bestemmingsreserve wel heel erg lang op de balans staan.
Antwoord:
U kunt inderdaad twee wegen bewandelen.
Het komt nogal eens voor dat voorzieningen en bestemmingsreserves worden verwisseld.
Dat heeft gevolgen voor de juiste weergave van het eigen en vreemd vermogen.
Immers, een voorziening is onderdeel van Vreemd vermogen en een bestemmingsreserve onderdeel van Eigen vermogen.
De correctie verloopt vals volgt
A. Het overboeken van een Bestemmingsreserve naar een Voorziening.
Op rekening 21.20 Restauraties staat een bedrag van € 100.000 dat thuishoort op rekening 22.10 Onderhoudsvoorzieningen.
In het bestuursverslag of in de toelichting geeft u een verklaring van deze mutatie
B Het overboeken van een Voorziening naar een Bestemmingsreserve.
Op rekening 22.20 Overige voorzieningen staat voor Pastoraat een bedrag van € 50.000 dat thuishoort op rekening 21.40 Pastoraat onder de Bestemmingsreserves.
In het bestuursverslag of in de toelichting geeft u een verklaring van deze mutatie
In de handleiding bij de Richtlijn voor begroting en jaarverslaggeving PKN, daarin staat bij toelichting balans onder C1.2 een voorbeeld met uitleg:
C.1.2. Bijdragen fondsen en acties gemeente
Bij bepaalde investeringen in gebouwen of bijvoorbeeld het orgel, worden er vaak bijdragen ontvangen, dragen fondsen bij voor dat doel en worden er ook acties in de gemeente gehouden om de betreffende aanschaf, verbouwing of restauratie mogelijk te maken. Tot het moment van gereedkomen van een dergelijke investering worden de ontvangen giften, opbrengsten uit acties via onderdeel B van de staat van baten en lasten, als incidentele baten verwerkt en in onderdeel C gemuteerd in een bestemmingsfonds (omdat de beperking is aangebracht door de externe gever).
Bij het gereedkomen van de investering wordt de extra last als extra afschrijving in onderdeel B verwerkt en wordt de vrijval van de bestemmingsreserve in onderdeel C verwerkt.
Er zijn vier wijk-spaarfondsen, die als doel hebben bijzondere uitgaven te financieren los van de normale exploitatie.
Voorbeeld: sparen voor verfraaiingen van het interieur, of aanschaf van een piano voor jeugdkoortje. Gemeente leden storten kleine bedragen op daartoe bestemde bankrekeningen. Hoe de ontvangsten en uitgaven te verantwoorden zonder dat het resultaat beïnvloed wordt ?
Dat kan niet ongezien.
De ontvangsten zullen geboekt staan op bankrekeningen of "Wijkkassen".
Die ontvangsten, die u eerst als bate moet boeken in de 83 serie , kunt u toevoegen aan een bestemmingsreserve, bijvoorbeeld 21.50.
De uitgaven boekt u dan eerst als last, bijvoorbeeld in de 44 serie, waarna u daarna hetzelfde bedrag onttrekt aan de bestemmingsreserve 21.50.
Mutaties in het vermogen, dus alle reserves moeten altijd via het resultaat lopen.