De kerkordelijke regels schrijven voor dat de begroting uiterlijk 15 december voorafgaande aan het budgetjaar binnen moet zijn bij het CCBB.
Zolang de begroting niet door het CCBB is goedgekeurd bent u eigenlijk niet gerechtigd uitgaven te doen.
Gelukkig komt dat maar zeer zelden voor.
De jaarbegroting is, als het goed is, altijd een onderdeel van een meerjarenraming (FRIS rekent met acht jaren) die jaarlijks op actualiteit wordt bijgesteld aan de hand van het beleidsplan.
Ook die meerjarenraming kunt u opmaken in FRIS en jaarlijks updaten. U kunt eventueel vijf scenario’s maken om te kijken welke voor u het meest relevant is. Dat is zelfs heel handig omdat u daarna de conceptbegroting kunt omzetten naar FRIS. Zie daarvoor de toelichting onder https://fris-doc.pkn.nl/meerjarenraming en eventueel https://fris-doc.pkn.nl/meerjarenraming/maken-en-indienen/omzetten%20mjr%20in%20begroting.
Het kan nodig zijn dat de begroting moet worden bijgesteld door onvoorziene omstandigheden. Intern kunt u dat gewoon doen en aan de kerkenraad of mogelijk zelfs bij ingrijpende wijzigingen, aan de gemeente voorleggen.
Maar voor elke begrotingswijziging die "materieel" is, dat wil zeggen, ingrijpend, meer dan 5% van het oorspronkelijk (deel)budget, hebt u weer toestemming nodig van het CCBB.
Een gemeente moet in staat zijn een jaar vooruit te plannen.
Calamiteiten kunnen niet worden begroot.
Een goedgekeurde begrotingsbijstelling kunt u later als bijlage in FRIS toevoegen en voor uw gemeente als onderbouwing van de budgetwijziging gebruiken.
FRIS blijft echter de originele getallen aangeven, tenzij er een dusdanige wijziging is dat die het noodzakelijk maakt een complete herziene begroting in te dienen. Dat kan alleen als de jaarrekening voor het komend verslagjaar nog niet is geopend.
Bij ons is het zo dat we de inventarissen apart vermelden in de jaarrekening / begroting en dat er ook op afgeschreven wordt. Mag de inventaris ook als onderdeel in de meerjaren onderhoudsbegroting worden opgenomen of moe inventaris apart gespecificeerd blijven in de jaarrekening/begroting?
De onderhoudsbegroting oftewel het onderhoudsplan wordt gebruikt voor het (groot) onderhoud van onroerende zaken zoals de kerken, pastorieën, inventaris en installaties. Intern zult u het plan gedetailleerd beschrijven. In FRIS kunnen de voorzieningen op onroerende zaken en inventaris en installaties eventueel worden gesplitst door de dotaties voor gebouwen te boeken op een dotatierekening eindigend op xxx7 en die voor inventarissen en installaties op een rekening eindigend op xxx8 en daarna tevens boeken op 22.10 of 22.20.
Voor de exploitatie zal het qua resultaat niet uitmaken want de afschrijvingen op de gebouwen en inventaris, die geen onderdeel vormen van een vastgoedbelegging, komen alleen voor als u deze hebt geactiveerd en niet als onderhoud of via een voorziening hebt geboekt.
Wordt de Financiële commissie van de Evangelisch Lutherse kerken en de Lutherse synode nu door FRIS geïnformeerd?
Nee, de synode en financiële commissie worden niet automatisch geïnformeerd!
De ELG’s vallen voor de beoordeling van begrotingen en jaarrekeningen onder het CCBB en dat loopt via FRIS, maar daarnaast hebben de ELG's ook nog hun eigen financiële commissie die separaat de Lutherse gemeenten beoordeelt. De gemeente is volgens de kerkorde zelf nog steeds verantwoordelijk voor het informeren van hun synode en de financiële commissie. De praktische oplossing is dat een van de leden van de financiële commissie door de betreffende gemeenten met de rol Raadpleger wordt aangemeld in LRP.
Tip:
Als uw rekeningschema nog niet overeenstemt met het aan de richtlijn verbonden schema, kunt u het beste voor uzelf een vertaallijst opstellen. De vertaalslag is de eerste keer vaak niet gemakkelijk, maar als u die eenmaal heeft gemaakt en uw boekhoudprogramma daarop heeft aangepast is het eenmalig. Zie rekeningschema FRIS
Het is niet handig om de jaarrekening van vooraf aan in te vullen.
Zie hieronder ons advies m.b.t. het invullen van de jaarrekening.
Bekijk eerst de schermen, want daarin wordt een link gegeven naar de handleiding, waarin uitgebreid op verschillende onderdelen van de richtlijn wordt ingegaan. Vergeet ook niet rechts bovenin “toon decimalen” aan te klikken. Daarna kunt u alles in decimalen of in hele euro’s invullen, waardoor u later niet wordt geconfronteerd met afrondingsverschillen waardoor de balans niet klopt. Wij raden uit praktische overwegingen aan alles in decimalen op te nemen.
Op elk scherm treft u twee mogelijkheden aan om iets nader te specificeren. Daar gebruikt u de "wolkjes" voor. Dat kan per hoofdgroep of per subgroep. Als u een opmerking maakt in de hoofdgroep, dan wordt dat straks bij de rapportage vermeld en geprint op een aparte pagina. Geeft u een specificatie bij de subgroep, dan wordt dit uitsluitend bij deze subgroep vermeld en geprint. Nog een tip: in de rapportage worden geen nummers vermeld. Dus als u iets specificeert, bijvoorbeeld 83.10 vrijwillige bijdragen, dan wordt dat nummer in de rapportage geprint, maar is niet in de batenpagina terug te vinden omdat daar geen nummers worden gebruikt, maar in dit geval uitsluitend: vrijwillige bijdragen. Concreet: in de specificatie bij de wolkjes geen nummers gebruiken.
Bij veel schermen komt u een vraagteken (?) tegen. Als u daar op klikt krijgt u een verdere uitleg over die groep.
Bepaalde schermen of subgroepen zult u niet nodig hebben. Door op de knop "nvt" te klikken worden ze verborgen en ziet u die daarna niet meer terug en die komen ook niet in de PDF-rapportage. Dat kan per subgroep, maar als u het hele scherm niet nodig hebt, kunt u beter “nvt” rechts bovenin aanklikken. Ook volgend jaar zijn ze niet zichtbaar totdat u ze weer apart oproept.
Waar verwezen wordt naar de richtlijn, wordt bedoeld: "de richtlijn begroting en jaarverslaggeving PKN" zoals die – de website staat. Zie: https://protestantsekerk.nl/thema/fris/
Bepaalde rekeningen uit de balans zijn gekoppeld aan exploitatierekeningen. Alleen de grijze velden kunt u invullen, zijn de velden wit, zoals bij verschillende nummers onder de baten bij rubriek 80, dan zijn ze gekoppeld. Bij de schermen 00, 02 en 03 zijn bijvoorbeeld aparte kolommen beschikbaar waarin de opbrengsten worden verantwoord. FRIS koppelt die aan verschillende batenrekeningen in de 80 en 81 rubriek.
Alle in FRIS beschikbare kolommen, zoals bij rubriek 00, 02 en 03 moeten worden ingevuld.
Als indiener moet ik verklaren dat de begroting/jaarrekening conform alle geldende richtlijnen voor de jaarverslaggeving is opgesteld.
Hoe kan ik dat verklaren 'namens' de AK/CvK en waarom is dat mijn verantwoordelijkheid als indiener van de begroting/jaarrekening?
Het gaat erom dat het CCBB zeker weet dat de juiste stukken zijn ingediend door iemand die daarvoor is gemachtigd.
De verklaringen geven aan dat de kerkenraad en de colleges de stukken en bij de jaarrekening de controlecommissie, hebben goedgekeurd,
U bent als indiener dus niet verantwoordelijk voor de inhoud, wel voor het indienen van de juiste documenten.
Wie ontvangt de goedkeuringsbrief van het CCBB als de ingediende jaarrekening of begroting is goedgekeurd? De goedkeuringsbrief wordt door het CCBB rechtstreeks vanuit FRIS gezonden naar de kerkenraad, met een kopie aan het College van Kerkrentmeesters of naar het College van Diakenen. Deze brief is extern alleen door de beoordelaar, de CCBB leden en het secretariaat zichtbaar in FRIS.
Moet ik na indienen bij FRIS de jaarrekening/begroting nog apart naar het CCBB toesturen?
Wanneer de gemeente de begroting en jaarrekening via FRIS indient, komt het automatisch bij het CCBB van hun regio terecht.
Bij het indienen worden de stukken in FRIS automatisch opgeslagen in de juiste gemeentemap. Dit is een geautomatiseerd proces.