Het handmatig invullen van verklaringen levert in de praktijk veel problemen op, het is inefficiënt en arbeidsintensief. Immers, eerst moet u downloaden, dan printen, dan laten tekenen, dan scannen, dan weer uploaden. Belangrijker is dat bij de vragen, waar nodig, meteen adviezen zijn opgenomen. Dat vergemakkelijkt de controle door de kascontrolecommissie en heet inzicht voor de kerkenraad aanzienlijk.
Het is nog wel mogelijk om handmatig de handtekening te zetten en niet digitaal. Dat raden wij echter ook af omdat zich dan ongeveer dezelfde problematiek voordoet. Het is even wennen, maar heel eenvoudig om digitaal te tekenen.
De verklaring zijn onderdeel van de jaarrekening documenten in FRIS.
Ze worden opgeslagen in de archief map van uw gemeente. Desgewenst kunt u ze zelf wel uitprinten en centraal opslaan. Nodig is dat niet om dat ze een onderdeel van uw jaarrekening blijven.
Waar vind ik het controleverslag?
In FRIS is het controleverslag van de controlecommissie opgenomen onder het scherm “Verklaringen”.
Kan er bij de verklaringen een extra kolom worden opgenomen voor “n.v.t”?
De werkgroep die de verklaringen opstelde, heeft bewust "n.v.t." weggelaten bij sommige vragen.
De bedoeling daarvan is dat men dergelijke vragen met ja of met nee beantwoordt.
De verklaringen zijn vastgesteld door het GCBB en kunnen dus niet zomaar gewijzigd worden.
Moet de ingevulde checklist "Verklaring administratieve organisatie van de kerkenraad" ook ge-upload worden of is de getekende verklaring voldoende?
De verklaring administratieve organisatie kan uitsluitend digitaal worden ingevuld. Eventueel kan er nog wel handmatig worden ondertekend, maar dat raden wij vanwege het vele extra werk voor de indieners, af.
Is een volledige controle en het invullen van de vragenlijst ook verplicht bij gebruikmaking van 2 financieel deskundigen?
Jazeker. De situatie is als volgt:
Er kan uitsluitend een beoordelingsverklaring afgegeven worden door een gecertificeerd accountant, dus een RA of AA met certificeringsbevoegdheid.
Administratiekantoren en boekhoudbureaus zijn niet bevoegd tot certificeren.
Sommigen geven een samenstellingsverklaring af, maar die is niet toereikend omdat er geen echte controle heeft plaatsgevonden. Wel kunnen zij een bepaald intern controleprogramma volgen, maar dat voldoet niet als controleverslag.
Kortom, in verreweg de meeste gevallen is er geen verklaring afgegeven door een certificerend accountant en moet het controleverslag door de controlecommissie (of eventueel het administratiekantoor) worden ingevuld en ingediend.
In FRIS worden er drie verklaringen gevraagd, tevens in onderstaande volgorde van afhandeling:
In de collectieve regeling voor ANBI die is afgesloten met de Belastingdienst, zijn deze controle rapporten een deel van de overeenkomst.
De Belastingdienst neemt dan ook steekproeven om na te gaan of de overeengekomen richtlijnen worden gevolgd.
Die steekproef gebeurt zowel bij gemeenten als bij de beheercolleges van de PKN, dus de CCBB’s.
De context: Ik heb als lokaal beheerder 2 indieners aangemaakt in FRIS voor onze gemeente nl. voor penningmeester College Kerkrentmeesters en
Penningmeester College Diaconie.
Nu komt de vraag van de Penningmeester College Kerkrentmeesters of de begroting en later de Jaarrekening niet moet worden ingediend door
iemand van uit de Algemene Kerkenraad die ook in de oude situatie de begroting en jaarrekening goedkeuren.
Is het mogelijk om de penningmeesters toegang te geven voor het invullen van de betreffende gegevens en dat iemand van de Algemene Kerkenraad als indiener wordt beschouwd, maar dat deze persoon geen wijzigingen kan aanbrengen?
Antwoord: De indiener dient in namens de kerkenraad, die formeel de begroting en de jaarrekening vaststelt en de verantwoordelijkheid heeft. Per college, kerkrentmeesters en diakenen, is er een indiener. Wie dat is wordt door de kerkenraad vastgesteld.
Er is een indiener per college. Dat kan dezelfde persoon zijn voor beide colleges, die wordt dan twee keer opgegeven in LRP, maar het kunnen niet tegelijkertijd twee personen voor een en hetzelfde college zijn. Wat eventueel wel kan is dat de penningmeester, in LRP aangegeven in zijn FRIS-rol als penningmeester, alles invoert en klaarzet. De rol van de in LRP aangegeven FRIS-indiener kan worden verleend aan bijvoorbeeld iemand van de algemene kerkenraad, waarna deze feitelijk indient. Dat werkt wel, maar wij verwachten dat deze manier van werken niet efficiënt is en zeer zelden gebruikt zal worden. Doordat de indiener door de kerkenraad benoemd wordt is dat feitelijk niet nodig. In FRIS verklaart de indiener bij het indienen ook dat hij of zij door de kerkenraad benoemd is.
Het is niet nodig dat de kerkenraad eerst de cijfers in concept vaststelt en vervolgens definitief.
De werkwijze is als volgt:
Het FRIS rapport is een juridisch gedekt jaarverslag. Dit omdat het een weergave is van balans- en exploitatiegegevens, bestuursverslag en verklaringen. De kerkenraad tekent dus voor de cijfers die in FRIS zijn opgenomen en is daarom verantwoordelijk voor de juiste weergave van die cijfers, het bestuursverslag en de verklaringen. De gemeente wordt ingelicht op basis van dit FRIS jaarverslag en heeft het recht op inzage. Tevens zijn deze cijfers de basis voor de ANBI publicatie op uw website. Het werken met interne jaarrekeningen en begrotingen heeft daarom weinig zin en levert uitsluitend extra werk op.
De kerkenraad tekent voor de cijfers die in FRIS zijn opgenomen en is daarom verantwoordelijk voor de juiste weergave van die cijfers, het bestuursverslag en de verklaringen. Dat geldt ook voor jaarrekeningen en begrotingen die door externen zijn opgemaakt. Daarop is één uitzondering en wel voor de beoordelings- of controleverklaring afgegeven door een accountant. De gemeente wordt ingelicht op basis van dit FRIS jaarverslag en heeft het recht op inzage. Tevens zijn deze cijfers de basis voor de ANBI publicatie op uw website. U kunt overwegen het externe bureau te vragen de cijfers in FRIS in te vullen. Dat kan door dit bureau de rol Administrateur te geven. Uiteraard speelt daar het kostenaspect mee.