In de handleiding bij de richtlijn (C1 en C7) wordt de boekingsgang van voorzieningen aangegeven. Toevoegingen lopen als dotatie via de exploitatierekeningen, zie bijvoorbeeld 40.17 en 40.18. De onttrekking loopt niet via de exploitatie, maar wordt rechtstreeks op de betreffende voorzieningsrekening verwerkt. Als u in FRIS rechts bovenin op het vraagteken klikt onder de hoofdgroep 40, ziet u een nadere uitleg.
Er blijft op het scherm 22 Voorzieningen een bedrag open staan.
Drie mogelijkheden:
In 22.10 en 22.20 staan kolommen, waaronder toevoeging via baten en lasten en de kolom onttrekkingen niet via baten en lasten. In de richtlijn staat onder C1 en C 7 dat alleen de dotaties via het resultaat gaan. De onttrekkingen niet, immers die zijn in het verleden door de dotatie al ten laste van de exploitatie gebracht. In het FRIS scherm bij Voorzieningen staat onder het vraagteken een uitgebreide uitleg.
U boekt de voorziening terug (via toevoeging via lastenrekening, maar dan negatief).
Om ervoor dat ook de baten en lasten rekening goed verloopt, vult u een negatieve dotatie in bij 40.8 (of 41.8).
Dat betekent wel dat uw operationele exploitatieresultaat met het bedrag vermeerderd wordt. Wij adviseren daarom de opheffing via de incidentele baten te laten lopen.
Omdat u al zeker weet dat u moet vervangen komt een dotatie op 40.17 of 40.27 met als tegenrekening 22.20 als eerste in aanmerking. Het gaat dan niet om een reserve.
Het aantal hulpvragen/ondersteuningen waar de diaconie jaarlijks in kan helpen varieert per jaar nogal.
Vandaar dat wij een egalisatiereserve 'ondersteuningen' in het leven hebben geroepen.
Dat is dus een bestemmingsreserve die u onder kunt brengen bij 21.50.
Een specifiek punt ten aanzien van groot onderhoud is de verwerking van de SIM ( Subsidieregeling instandhouding Monumenten ) regeling, vroeger BRIM.
Stel uw kosten groot onderhoud conform het onderhoudsplan zijn voor de komende 6 jaar € 300.000.
Uw onderhoudsdotatie is dan bruto € 50.000.
De subsidiabele kosten groot onderhoud bedragen over deze periode € 200.000.
U krijgt een SIM bijdrage van 50 % over de periode zijnde € 100.000 over 6 jaar.
U moet dus zelf de € 200.000 aan groot onderhoud besteden.
Uw onderhoudsdotatie is dan € 200.000 gedeeld door 6 = € 33.333.
De omvang van de onderhoudsvoorziening is dan de beginstand van de onderhoudsvoorziening plus de netto-dotatie ( € 50.000 min 16.666 van de SIM regeling ) min de besteding van dat jaar.
De jaarlijkse vrijval van de subsidiebijdrage wordt als subsidiebijdrage op 85.10 geboekt en elk jaar voor 1/6 deel toegevoegd als dotatie aan de onderhoudsvoorziening.
Het komt nogal eens voor dat voorzieningen en bestemmingsreserves worden verwisseld.
Dat heeft gevolgen voor de juiste weergave van het eigen en vreemd vermogen.
Immers, een voorziening is onderdeel van Vreemd vermogen en een bestemmingsreserve onderdeel van Eigen vermogen.
De correctie verloopt vals volgt
A. Het overboeken van een Bestemmingsreserve naar een Voorziening.
Op rekening 21.20 Restauraties staat een bedrag van € 100.000 dat thuishoort op rekening 22.10 Onderhoudsvoorzieningen.
In het bestuursverslag of in de toelichting geeft u een verklaring van deze mutatie
B Het overboeken van een Voorziening naar een Bestemmingsreserve.
Op rekening 22.20 Overige voorzieningen staat voor Pastoraat een bedrag van € 50.000 dat thuishoort op rekening 21.40 Pastoraat onder de Bestemmingsreserves.
In het bestuursverslag of in de toelichting geeft u een verklaring van deze mutatie