Een begraafplaats is een onderdeel van de kerkelijke activiteiten en vormt daarmee één juridische entiteit. Weliswaar niet de primaire kerkelijke activiteit, maar een secundaire. Dat betekent dat de gemeente ook verantwoordelijk is voor het operationele en financiële beheer van de begraafplaats.
Sommige begraafplaatsen zijn ondergebracht in een stichting. Als het een annexe stichting betreft valt deze onder de collectieve ANBI regeling van de Protestantse Kerk Nederland en daarmee ook onder de verantwoordelijkheid van de gemeente.
Is de begraafplaats ondergebracht in een andere stichting waarin een gemeente de overwegende zeggenschap heeft, dan valt het beheer eveneens onder de gemeente. Kortom, reden om na te gaan of de gemeente, of, als de diaconie eigenaar is, de diaconie, een en ander goed heeft geregeld.
Een begraafplaats is er voor vele tientallen jaren.
Het financieel beleid moet zodanig zijn dat de begraafplaats ook in de verre toekomst goed kan functioneren en de continuïteit van de begraafplaats gegarandeerd is.
Een begraafplaats kan gesloten zijn, terwijl er op de gesloten begraafplaats toch nog langdurig verplichtingen bestaan.
Daarom moet de financiële basis solide zijn, zonder dat de financiën van de kerkelijke gemeente erdoor belast worden, en andersom.
Begraafplaatsen zijn gebonden aan voorschriften die zijn vastgelegd in de Wet op de Lijkbezorging.
Daarin wordt onder andere voorgeschreven dat er een goede gravenadministratie moet zijn, waarin de capaciteit en de bezetting van de graven zijn weergegeven. Tegenwoordig komen er ook steeds meer urnenbewaarplaatsen, die een aparte administratie vergen.
Mogelijk kan er een combinatie zijn van een graf waarin/waarop een of meer urnen geplaatst mogen worden.
Daarnaast moeten er met belanghebbenden of rechthebbenden een contract (bijvoorbeeld een grafakte) worden afgesloten waarin de wederzijdse rechten en plichten worden vastgelegd.
Elke begraafplaats behoort daarom een actueel eigen reglement te hebben waarin voorwaarden, contractduur en tarieven zijn vastgelegd.
Bestuurders en beheerders van begraafplaatsen dienen zich te realiseren dat er bij "wanbeheer", ondeugdelijke administratie of bij ongevallen, sprake kan zijn van bestuurdersaansprakelijkheid, met strafrechtelijke bepalingen hetzij individueel, hetzij collectief.
Om de financiële positie van de bijzondere begraafplaats goed te kunnen beoordelen, is het van belang dat de boekhouding van de exploitatie van de begraafplaats en kerkelijke gemeente gescheiden wordt gevoerd. Alleen dan wordt inzichtelijk wat de exploitatie van de begraafplaats wezenlijk betekent en welke bedrijfseconomische maatstaven voor een verantwoord financieel beheer kunnen worden gehanteerd.
Daarvoor heeft het GCBB de "Richtlijn administratie en financieel overzicht begraafplaats" vastgesteld.
Voor het voeren van de registratie en boekhouding van de graven zijn verschillende softwareprogramma's op de markt.
Daar er sprake is van maatwerk, moeten de programma's afgestemd zijn op de grootte van een begraafplaats.
Deze Richtlijn heeft raakvlakken en sluit aan bij bepalingen van de:
Deze juridische aspecten hebben betrekking op civielrechtelijke verplichtingen en aansprakelijkheid.
Bestuurders zijn op grond van art. 2:9 BW gehouden tot een behoorlijke taakuitoefening (In de kerkorde vastgelegd in ordinantie 11-26).
De Hoge Raad heeft in een aantal arresten beslist wat behoorlijke taakuitoefening inhoudt.
De bestuurders moet een ernstige verwijt kunnen worden gemaakt om aansprakelijk te zijn.
Grafrechten en kosten van toekomstig onderhoud worden in de regel afgekocht.
Dat betekent enerzijds dat de gemeente vanuit het contract vooruit gelden ontvangt en anderzijds dat de gemeente via de begraafplaats een langdurige verplichting aangaat.
Hoewel er geen wettelijke verplichting tot reservering van deze toekomstige verplichtingen bestaat, wijkt de PKN daarvan af en verplicht de Richtlijn administratie en financieel overzicht begraafplaats de gemeenten de verplichting zichtbaar te maken.
Reservering geschiedt op basis van de civiel rechtelijke verplichting jegens de nabestaanden die voor de eigenaar van de begraafplaats is ontstaan uit hoofde van de civielrechtelijke overeenkomst (het contract).
Om in de toekomst aan deze verplichting te kunnen voldoen dient een voldoende voorziening te worden getroffen.
Indien geen voorziening wordt getroffen of de door de rechthebbenden betaalde gelden worden aangewend voor een ander doel en er daardoor een zodanig tekort is ontstaan dat niet meer aan de verplichtingen kan worden voldaan, dan kan er mogelijk bestuurdersaansprakelijkheid ontstaan.
Dit is het geval als de bestuurders bestuurshandelingen hebben verricht waarbij zij wisten, althans behoorden te weten, dat de rechtspersoon niet meer aan zijn verplichtingen kan voldoen.
Dat kan bijvoorbeeld het gevolg zijn als de voorziening of de vooruitontvangen gelden voor de begraafplaats, worden aangewend voor een ander doel en de rechtspersoon niet over voldoende (andere) middelen beschikt om aan de toekomstige verplichtingen te voldoen.
Het betreft hier een bestuursbesluit, waarvoor alle bestuurders hoofdelijk aansprakelijk zijn.
Dit geldt zowel voor de bestuurders van een kerkgemeenschap die eigenaar is van de begraafplaats, als voor de bestuurders van een stichting waarin de (exploitatie van de) begraafplaats is ondergebracht.
Deze bestuurdersaansprakelijkheid kan zelfs doorwerken in de aansprakelijkheid van de toezichthouders.
Als aangetoond kan worden dat er sprake is van bestuurdersaansprakelijkheid en de toezichthouder verweten kan worden onvoldoende toezicht te hebben gehouden, dan is het denkbaar dat de toezichthouder (denk aan het GCBB en het CCBB) afhankelijk van de omstandigheden van het geval ook aansprakelijk gesteld kan worden.
De vooruit ontvangen gelden, dat zijn dus vooruit ontvangen baten, zijn bestemd om in de toekomst aan de verplichtingen te kunnen voldoen.
Vrijval van deze vooruit ontvangen gelden moet daarom parallel lopen aan de jaarlijks terugkerende lasten gedurende de contractperiode.
De lasten die uit de aangegane verplichtingen ontstaan, moeten goed in beeld worden gebracht.
Er bestaat bij beheerders behoefte aan een handvat om na te gaan in hoeverre getroffen voorzieningen voor aangegane verplichtingen in het kader van grafuitgiften toereikend zijn.
Hèt probleem van elke begraafplaats is namelijk: welke omvang moeten voorzieningen hebben?
Het gaat daarbij om voorzieningen voor onderhoud, ruiming, restauratie, uitbreiding etc. gedurende de contractperiode.
Daarnaast zijn er kosten voor grafruimte die nog niet is uitgegeven zodat er geen inkomsten tegenover staan.
Maar ook zijn er kosten die na afloop ontstaan, zoals die van ruiming.
En dan zijn er nog de kosten die ontstaan uit "eeuwigdurende rechten".
Zijn al die kosten gedekt door financiële middelen om in de toekomst aan de aangegane verplichtingen te kunnen voldoen?
Dit is met name van belang voor de vaststelling van jaarstukken (begroting en rekening) door de kerkenraad, die daartoe volgens ordinantie 11 van de kerkorde verplicht is.
Wanneer in de jaarrekening niet duidelijk de verplichtingen (ofwel schulden) aan rechthebbenden in het kader van de exploitatie van de begraafplaats zijn omschreven, kunnen er mogelijk onjuiste conclusies worden getrokken over het aanwenden van liquide middelen.
Dan kan het zo maar voorkomen dat liquide middelen die bestemd zijn voor activiteiten met betrekking tot de begraafplaats, terecht komen onder de liquide middelen van de gemeente.
Als deze liquiditeiten aangewend zouden worden voor de pastorale zorg, kerkgebouwen en dergelijke, kan er een liquiditeitsprobleem voor de gemeente ontstaan. Voorkomen moet worden dat de gemeente daardoor over enkele jaren zwaar in de problemen zal komen, omdat zij dan over onvoldoende middelen beschikt om haar verplichtingen jegens rechthebbenden van de begraafplaats na te komen.
We geven u enkele kaders waarin het beheer uiteenvalt. Uitgangspunt is een gescheiden administratie van de kerkelijke gemeente en de begraafplaats met aparte rekeningen voor de ontvangsten en uitgaven inzake de begraafplaats.
Alle boekhoudpakketten hebben de mogelijkheid een aparte administratie te voeren voor de begraafplaats.
Ook gemeenten die een andere vorm van administratie voeren, kunnen de administraties gescheiden houden.
Er zijn in dat geval in eerste instantie twee financiële overzichten te maken:
Van die financiële overzichten moet daarna één gecombineerde jaarrekening gemaakt worden en opgenomen in FRIS.
De balans verschaft samen met de staat van baten en lasten en de toelichtingen hierop uitvoerige informatie over de financiële gang van zaken.
Voor de cijfers van de begraafplaats worden dezelfde waarderingsgrondslagen gehanteerd als die voor de gemeente.
Mocht er een tekort op de begraafplaats zijn, dan moeten er door de gemeente passende maatregelen worden getroffen om dit tekort structureel te verhelpen en aan te vullen.
Mocht de begraafplaats zijn ondergebracht in een annexe stichting, dan wordt de jaarrekening van deze stichting door de kerkenraad goedgekeurd en ondertekend en wordt deze als bijlage bij de jaarrekening van de gemeente opgenomen in FRIS en meegezonden naar het CCBB.
In de toelichting wordt, aansluitend op de Richtlijn begroting en jaarverslaglegging Protestantse Kerk, de datum van ondertekening door de kerkenraad vermeld.