C. Balans

C.1 Materiële vaste activa

Materiële vaste activa zijn activa;

  1. die door het College/Bestuur worden aangehouden voor kerkelijke, dan wel diaconale doeleinden of voor verhuur aan anderen.
  2. waarvan men verwacht dat ze de uitoefening van de activiteiten van de rechtspersoon duurzaam (gedurende langer dan een jaar) dienen.

De boekwaarde is het bedrag waarvoor het actief op de balans is opgenomen.

Afschrijving is de systematische allocatie van de waardedaling van het actief over zijn economische levensduur.
De gehanteerde afschrijvingspercentages worden vermeld in de toelichting op de balans.

De kostprijs is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van een actief die wordt betaald, of de reële waarde van een andere vergoeding die wordt verstrekt ter verkrijging of vervanging van een actief.

De Materiële vaste activa bestaan uit de volgende categorieën:

  • kerkelijk onroerend goed
  • vastgoedbeleggingen en landerijen
  • installaties en inventaris.

De waardering van de kerkgebouwen en van installaties en inventaris vindt plaats op basis van de kostprijs verminderd met cumulatieve afschrijvingen.
De overige materiële vaste activa worden gewaardeerd op actuele waarde (WOZ-waarde), tenzij de aanschafwaarde hoger is dan de actuele waarde.

Actuele waarde

De actuele waarde is voor alle materiële vaste activa, niet zijnde kerkgebouwen en installaties en inventaris, de reële waarde.
De reële waarde in deze richtlijn is voor panden de WOZ-waarde en voor landerijen de fiscale waardering, zoals jaarlijks bekend gemaakt door de Belastingdienst (waardering van verpachte gronden in Box 3).
Voor landerijen inclusief bebouwde grond die in erfpacht zijn gegeven, moet voor de actuele waarde de waarde worden gehanteerd met de langste looptijd.
In (2020) is dat 60 % van de genoemde fiscale waardering).

Winsten en verliezen die ontstaan door een wijziging in de reële waarde, worden verwerkt in de staat van baten en lasten (onderdeel B) van de periode waarin de wijziging zich voordoet.
Daarnaast moet ten laste van de resultaatbestemming (onderdeel C) een herwaarderingsreserve worden gevormd.

De herwaardering wordt per actief bepaald.
De herwaarderingsreserve mag per actief niet negatief zijn.
Bij verkoop van het actief valt het daarop betrekking hebbende deel van de herwaarderingsreserve vrij ten gunste van de algemene reserves.
De vrijval wordt verwerkt als mutatie in C ( onttrekking herwaarderingsreserve ) en komt dan via D in de algemene reserves.
Op materiële vaste activa gewaardeerd op actuele waarde vindt geen afschrijving plaats.

De periodieke afschrijvingskosten van de kerkgebouwen worden verwerkt in de staat van baten en lasten.

De kosten van groot onderhoud worden verwerkt via een onderhoudsvoorziening.
De toevoeging aan de voorziening wordt bepaald aan de hand van het geschatte bedrag van het groot onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt.
Deze dotatie wordt verantwoord als onderhoudskosten.

De uitgaven aan onderhoud gaan ten laste van de onderhoudsvoorziening.
Als de kosten voor groot onderhoud op het onderhoudsmoment uitgaan boven de boekwaarde van de voorziening, worden de meerkosten verwerkt in de staat van baten en lasten.
Bij de bepaling van de dotatie groot onderhoud wordt rekening gehouden met de ontvangen overheidssubsidies (BRIM, SIM).
De onderhoudsvoorziening heeft het karakter van een kostenegalisatievoorziening.
De dotatie is daardoor, afgezien van inflatie, stabiel. Het is daarom niet toegestaan om de dotatie afhankelijk te maken van het resultaat.

Toelichting

Materiële vaste activa
Materiële vaste activa (volgens het rekeningschema 00 Onroerende zaken en 01 Installaties en Inventarissen) zijn tastbare en zichtbare activa die langer dan 1 jaar meegaan, zoals bijvoorbeeld gebouwen, grond, meubilair en geluidsinstallaties.
Overigens wil materieel ook zeggen dat activa een zekere waarde moeten hebben, een vermelding op de balans moet wel zinvol zijn.
De aanschaf van een thermoskan bijvoorbeeld kan beter onder diverse kosten of zoiets geboekt worden dan onder inventaris.
Dat scheelt een hoop administratief werk.

Er zijn 3 categorieën materiële vaste activa :

  1. Kerkelijke activa, dat zijn onroerende zaken voor kerkelijke of diaconale doeleinden, zoals kerk- en verenigingsgebouwen, maar denk ook aan gebouwen als een distributiecentrum voor een voedselbank of een nachtopvang (rekeningschema 00.10 t/m 00.50). Voor de duidelijkheid: pastorieën of kosterswoningen die niet bewoond worden door een predikant(e) c.q. koster, vallen hier niet onder, maar zijn een vastgoedbelegging (00.60 of 00.70).
  2. Onroerende zaken voor beleggingsdoeleinden, de zgn. vastgoedbeleggingen en landerijen (rekeningschema 00.60 t/m 00.80).
  3. Installaties en inventaris. (FRIS rubriek 01)

Waardering

ad 1. Vanaf boekjaar 2020 geldt voor alle onroerende zaken in beginsel de waardering op basis van de actuele waarde en dan specifiek de WOZ-waarde peildatum het betreffende boekjaar.
Dus in de balans per 31-12-2020 staat de WOZ-waarde die op 31-12-2020 bekend is, dat is het bedrag dat op de laatste aanslag staat, tenzij de aankoopprijs de WOZ-waarde overtreft. In dat geval geldt die hogere aankoopprijs. Dat kan zich voordoen, als meteen na aankoop een grote restauratie of verbouwing plaatsvindt, waarbij de WOZ-waarde nog niet is aangepast. Men schrijft dan niet op die hogere waarde af, maar neemt aan dat deze de WOZ-waarde binnen enkele jaren zal benaderen. Blijft de WOZ-waarde jarenlang lager dan de aanschafprijs, of zou deze zelfs lager worden, dan is het raadzaam een negatieve herwaardering te boeken en het verlies te nemen.

Opmerking:
Het kan zijn dat de aanschafwaarde hoger is dan de WOZ waarde of bij landbouwgronden 60% van de waarde in box 3.
In dat geval neemt u in de kolom WOZ de WOZ waarde of bij landbouwgronden de 60% waarde op.
Als boekwaarde houdt u de aanschafwaarde aan. In dat geval krijgt u in FRIS een melding dat de boekwaarde en WOZ waarde niet overeenstemmen, met de vraag of u dat wilt wijzigen.
Door "nee" aan te klikken kunt u het scherm afsluiten.
Onder het "wolkje" geeft u aan dat van de WOZ waarde is afgeweken en dat de hogere aanschafwaarde is genomen.
Die opmerking wordt dan ook meegeprint in het jaarrapport, geeft duidelijkheid aan de gemeente en aan de controlecommissie.

Omdat voor kerkgebouwen geen WOZ-waarde geldt, mogen deze worden gewaardeerd op basis van de historische aankoopprijs inclusief alle bijkomende kosten, maar na aftrek van subsidies e.d.
Soms is een wijkgebouw of kerkelijk centrum vastgebouwd aan het kerkgebouw en vormt daarmee één geheel.
In dat geval is er geen apart kadastraal nummer en is er ook geen WOZ waarde bekend.
In dat geval volgt u de waardering als bij het kerkgebouw.
U kunt de huidige boekwaarde op basis van de aanschafwaarde dus hanteren, met dien verstande dat de minimale boekwaarde één euro moet zijn. De herwaardering van onroerend goed vindt plaats via 21.94 Herwaarderingsreserves.
FRIS toont dat bedrag op 95.31 Herwaardering onroerende zaken.
Deze incidentele bate wordt dan toegevoegd aan rekening 21.94 Herwaarderingsreserve.
Een Bestemmingsreserve mag nooit negatief op de balans voorkomen. In dat geval wordt de reserve ten laste van de algemene reserves op nul gezet.

Een Herwaarderingsreserve geeft het verschil aan tussen de aanschafprijs en de actuele waarde van onroerende activa.

Bij de overgang van waardering vanuit de aanschafprijs naar de actuele waarde kunnen de volgende mogelijkheden zich voordoen.

Voorbeelden:
  1. Een pand heeft een boekwaarde na afschrijvingen op basis van de aanschafprijs van € 75.000.
    De actuele WOZ-waarde is € 500.000.
    U gaat over naar de actuele waarde.
    Op de Herwaarderingsreserves moet een bedrag van € 500.000 - € 75.000 komen, dus € 425.000.

U boekt daarvan:
Onroerende zaken € 425.000
Aan Herwaarderingsreserves € 425.000

In FRIS boekt u de herwaardering in de daarvoor bestemde kolom herwaarderingen in de 00 of 01 serie.
FRIS koppelt de herwaardering als incidentele bate aan 95.31 Herwaardering onroerende zaken.
Voeg dit bedrag daarom als toevoeging op 21.94 Herwaarderingsreserves.

  1. Stel dat u de aanschafwaarde niet meer kunt achterhalen en dat de boekwaarde na al die jaren op 1 euro staat.
    De actuele waarde is € 500.000.
    In dat geval boekt u veiligheidshalve een bedrag van € 499.999 als resultaatbestemming op rekening 21.94 Herwaarderingsreserves.

  2. Stel dat u al langer de actuele waarde hanteert.
    De boekwaarde is op dit moment € 450.000 en er staat een bedrag van €250.000 op de Herwaarderingsreserves. De actuele WOZ-waarde is inmiddels € 500.000.
    In dat geval boekt u € 50.000 ten gunste van de Herwaarderingsreserves, die daardoor op € 300.000 uitkomt.

  3. Stel dat het pand uit voorbeeld 3 wordt verkocht voor €560.000.
    In dat geval maakt u de boeking :
    Liquide middelen € 560.000
    Aan Onroerende zaken € 500.000
    Aan Boekwinsten onroerende zaken€ 60.000

Door de verkoop valt nu ook de Herwaarderingsreserve voor dit pand vrij
Daarvan boekt u :
Herwaarderingsreserves € 300.000
Aan Algemene reserves € 300.000

Onder het vraagtekentje op het scherm 00 Onroerende zaken in FRIS is aangegeven hoe u dit verwerkt in FRIS.
Alle mutaties lopen namelijk via het resultaat onder de Incidentele baten en lasten.

Samengevat: Aanpassing bij vaste activa gaat als volgt:
Bepaal het verschil tussen WOZ waarde en de boekwaarde na afschrijvingen op basis van de aanschafwaarde en boek dit in de kolom Herwaardering op de betreffende rekening in de 00 of 01 serie.
FRIS koppelt de herwaardering als incidentele bate aan 95.31 Herwaardering onroerende zaken.
Voeg dit bedrag daarom ook als toevoeging op 21.94 Herwaarderingsreserves.

Als het om Koersverschillen op Beleggingen gaat bepaalt u het verschil tussen beurswaarde en boekwaarde,
voegt dit bedrag in FRIS toe aan de kolom Koersverschillen en
boekt u het bedrag (al dan niet volledig) eveneens als toevoeging op 21.92 Reserves Koersverschillen.

Afschrijving

Waardering op actuele waarde houdt in dat er op dergelijke activa niet wordt afgeschreven.

De afschrijvingen op kerkgebouwen worden via een koppeling in FRIS geboekt in daarvoor bestemde rubrieken in de staat van baten en lasten (rekeningschema 42).
De gebruikte afschrijvingspercentages moeten in de toelichting vermeld worden.
Voor kerkgebouwen wordt meestal een periode van 40-50 jaar aangehouden.

Investeringen/desinvesteringen

Investeringen, zoals de aanschaf van nieuw meubilair of de kosten van een ingrijpende verbouwing, moeten in de desbetreffende kolom (als een +) worden geboekt. Grote reparaties zijn geen investeringen en moeten in principe ten laste van de onderhoudsvoorziening komen.
Desinvesteringen, de verkoop van goederen die een boekwaarde hebben, moeten eveneens in de desbetreffende kolom (als een - ) worden geboekt.

Ad 2. Vastgoedbeleggingen en landerijen

Deze beleggingen worden gewaardeerd tegen de reële waarde.
De reële waarde in deze richtlijn is voor panden de WOZ-waarde en voor landerijen de fiscale waardering, zoals jaarlijks bekend gemaakt door de Belastingdienst (waardering van verpachte gronden in Box 3). Voor landerijen die in erfpacht zijn gegeven, moet voor de actuele waarde 60 % van de genoemde fiscale waardering worden gehanteerd.
Op vastgoedbeleggingen wordt niet afgeschreven.

Naar aanleiding van vragen van gemeenten en diaconieën heeft de werkgroep richtlijn begroting en jaarverslaggeving PKN aangevuld met een aantal externe deskundigen, gediscussieerd over de richtlijn met betrekking tot de waardering van de landbouwgronden en komt tot de volgende conclusies.

  1. De waardering op 60 % van de fiscale waarde zoals jaarlijks bekend gemaakt door de Belastingdienst ( waardering verpachte gronden in Box 3 ) geeft voor het merendeel van de landbouwgronden een goed inzicht in de gemiddelde actuele waarde. De hoofdregel is dat voor alle contracten de 60 % wordt toegepast. Daardoor is deze regel administratief eenvoudig toe te passen. Er is derhalve geen reden om de hoofdregel zoals verwoord in de richtlijn aan te passen.

  2. Voor de zogenaamde beklemmingen en/ of eeuwigdurende pachtcontracten is deze waardering niet passend. Deze mogen worden gewaardeerd op één euro. In FRIS wordt dan in de kolom WOZ waarde deze waarde opgenomen en wordt onder het “wolkje” vermeld wat de aard van deze contracten is.

  3. Voor gemeenten/ diaconieën die landbouwgronden bezitten die voor meer dan 50 % bestaan uit reguliere pacht, kan de waardering genoemd onder punt 1 niet passend blijken te zijn. Naar verwachting gaat het hier maar om een klein aantal gemeenten/ diaconieën. Deze gemeenten kunnen een verzoek indienen bij hun CCBB om een uitzondering te mogen maken op de hoofdregel en kunnen dan in overleg komen tot een passende waardering. Voor reguliere pacht mag dan minimaal 40 % van de fiscale waarde worden gehanteerd. In FRIS wordt dan in de kolom WOZ waarde deze afgesproken waarde opgenomen

Groot onderhoud

De richtlijn verplicht dat er met een onderhoudsvoorziening gewerkt wordt, die gebaseerd is op een meerjaren onderhoudsplan.
Bij monumentale gebouwen zal er vaak een advies van monumentenzorg aanwezig zijn.

Voorbeeld voorziening groot onderhoud en BRIM/SIM:

We weten dat een aantal gemeenten nog niet werkt met een onderhoudsvoorziening.
De nieuwe richtlijn stelt deze verplicht. De onderhoudsvoorziening moet gebaseerd zijn op een meerjarig onderhoudsplan.
Dit plan geeft de te verwachten onderhoudsbeurten aan in de toekomst bv een schilderbeurt eens in de vijf jaar of een reparatie van het dak eens in de twintig jaar. Op basis van het onderhoudsplan wordt de jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening bepaald.
In de jaarlasten wordt dan bij de operationele lasten deze onderhoudsdotatie geboekt (onderdeel A).
Dit heeft als voordeel dat de onderhoudslasten gelijkmatig over de jaren worden verdeeld, zodat er een goed inzicht is in de structurele onderhoudskosten.
Dit is ook van belang voor goede meerjarenramingen.
Een tweede voordeel is dat er “gespaard“ wordt voor het noodzakelijk onderhoud, zodat, als het daadwerkelijke onderhoud uitgevoerd wordt, er geen plotselinge tekorten ontstaan.

De verwerking is als volgt:

  • De dotatie wordt jaarlijks als last in de operationele lasten geboekt en ten gunste van de onderhoudsvoorziening geboekt.
  • De daadwerkelijke uitgaven aan groot onderhoud worden ten laste van de onderhoudsvoorziening geboekt.
  • Alleen als de onderhoudsvoorziening onvoldoende is om de uitgave te dekken, worden voor het bedrag dat in de onderhoudsvoorziening tekort komt, extra lasten geboekt.

Een specifiek punt ten aanzien van groot onderhoud is de verwerking van de SIM ( Subsidieregeling instandhouding Monumenten ) regeling, vroeger BRIM.
Stel uw kosten groot onderhoud conform het onderhoudsplan zijn voor de komende 6 jaar € 300.000.
Uw onderhoudsdotatie is dan bruto € 50.000. De subsidiabele kosten groot onderhoud bedragen over deze periode € 200.000.
U krijgt een SIM bijdrage van 50 % over de periode zijnde € 100.000 over 6 jaar. U moet dus zelf de € 200.000 aan groot onderhoud besteden.
Uw jaarlijkse onderhoudsdotatie is dan € 200.000 gedeeld door 6 = € 33.333.
De omvang van de onderhoudsvoorziening is dan de beginstand van de onderhoudsvoorziening plus de netto-dotatie ( € 50.000 min 16.666 van de SIM regeling ) min de besteding van dat jaar. De subsidiebijdrage wordt rechtstreeks van de onderhoudsvoorziening afgeboekt.
Het begrip voorziening is verder in de richtlijn duidelijk gebonden aan strikte regels, waardoor nogal wat voorzieningen volgens deze richtlijn niet meer als voorziening maar als een bestemmingsreserve gepresenteerd moeten worden.
Bv een voorziening predikantsplaats is in feite een reserve voor de dekking van toekomstige tekorten en moet dan ook als bestemmingsreserve worden gepresenteerd. Zie ook verderop de verwerking van bestemmingsreserves.
Let op, het komt ook voor dat de Onderhoudsvoorziening als bestemmingsreserve op de balans staat.
Dan moet u deze bestemmingsreserve overboeken naar de onderhoudsvoorziening (rubriek 22).
Dit wordt dus een incidentele bate, die door een extra dotatie aan de onderhoudsvoorziening wordt gecorrigeerd.

C.1.1 Vastgoedbeleggingen

Een vastgoedbelegging is een onroerende zaak die wordt aangehouden of wordt ontwikkeld om huuropbrengsten of waardestijging of beide te realiseren en niet voor de activiteiten van de kerk.

De eerste waardering van een vastgoedbelegging geschiedt tegen verkrijgingsprijs, inclusief de transactiekosten. Vastgoedbeleggingen worden gewaardeerd tegen actuele waarde, tenzij de aanschafwaarde hoger is dan de actuele waarde.

Toelichting

Kerken, en soms ook diaconieën, hebben vastgoed voor “eigen gebruik” (zie C.1), maar kunnen daarnaast vastgoed als belegging aanhouden.
Enerzijds om er de opbrengsten als huur en pacht van te genieten, anderzijds om het vermogen te beschermen tegen inflatie en eventueel koerswinsten te genereren die ten goede kunnen komen aan kerkelijke of diaconale doelen. Vermogensgroei is geen doel op zich, maar moet ergens toe dienen.

Waardering
Voor landerijen geldt de fiscale waardering, zoals jaarlijks bekend gemaakt door de Belastingdienst (waardering van verpachte gronden in Box 3).
Voor landerijen die in erfpacht zijn gegeven, moet vanaf 2020 voor de actuele waarde 60 % van de genoemde fiscale waardering worden gehanteerd.

In die publicatie (die heet “Waardering verpachte grond in box 3 20..”) staan alle waarden van onbebouwde gronden in Nederland, verdeeld per gemeente en een groot aantal regio’s.
Deze publicatie is te vinden op de site van de Belastingdienst. Voor 2020 kunt u die bijvoorbeeld vinden achter deze link.
Als u zoekt op de site van de Belastingdienst onder “waardering van verpachte gronden”, vindt u hem snel.
Vervolgens is het een kwestie van de juiste grondwaarde vinden, de restant looptijd van de eventuele pacht achterhalen en vermenigvuldigen met de hoeveelheid grond in eigendom.
Naast beleggingen in onbebouwde grond zijn er ook beleggingen in bebouwde grond, waarbij men alleen de grond bezit en niet de daarop gevestigde gebouwen.
De grond is dan in erfpacht uitgegeven.
Als actuele waarde van een dergelijke belegging geldt ook hier de waarde die de Belastingdienst opgeeft voor de waardering van onbebouwde grond, maar dan met de langste looptijd.
Zelfs al is de resterende looptijd nog maar één jaar en heeft de eigenaar van de woning het recht om de grond te kopen. Van dat recht hoeft immers geen gebruik gemaakt te worden.

Afschrijving

Op vastgoedbeleggingen wordt niet afgeschreven.

Investeringen/desinvesteringen
Dit zijn natuurlijk aan- en verkopen van vastgoed en komen doorgaans niet zo vaak voor.
Aankopen worden in eerste instantie geboekt tegen de verkrijgingsprijs (zie Waardering) en vervolgens gewaardeerd tegen de voorgeschreven waarderingsgrondslag.
Dat kan tot boekverliezen of -winsten leiden, incidentele lasten of baten die net zo behandeld moeten worden als hiervoor omschreven.
Verkopen kunnen eveneens tot boekwinsten en -verliezen leiden zodra de opbrengst afwijkt van de boekwaarde.
Omdat het verkochte onroerend goed gewaardeerd wordt tegen de actuele waarde, wordt de incidentele bate of last toegevoegd c.q. onttrokken aan de herwaarderingsreserve, waarna de Herwaarderingsreserve voor dat verkochte onroerend goed vrij valt.

Voorbeelden

Voorbeeld a:
Alle vastgoedbeleggingen van gemeente A worden gewaardeerd tegen de WOZ-waarde, de actuele waarde.
In 2020 wordt er nog een pand gekocht voor € 200.000. De WOZ van dat pand is € 180.000 en er is een herwaarderingsreserve van € 350.000.
De aankoop wordt geboekt tegen € 200.000.
In de jaarrekening moet ook het nieuwe pand tegen de WOZ worden opgenomen, dus tegen € 180.000.
Dat zou leiden tot een bijzondere last van € 20.000 (onderdeel B).
In de richtlijn is er voor gekozen dan de aanschafwaarde op te nemen. Afschrijven is niet nodig omdat aannemelijk is dat de WOZ-waarde in de toekomst zal stijgen.

Voorbeeld b:
Gemeente B bezit een pand dat verhuurd wordt.
De huurder vertrekt en gemeente B besluit dat dit een mooi moment is om te verkopen.
Het pand had een aanschafwaarde van € 100.000 en was gewaardeerd tegen de actuele waarde van € 250.000 en wordt verkocht voor € 295.000.
De boekwinst van € 45.000 wordt in de jaarrekening verantwoord als een bijzondere bate, waardoor (in de veronderstelling dat het saldo van alle overige baten en lasten 0 is) er een positief eindsaldo van baten en lasten ontstaat van € 45.000, dat aan de algemene reserves wordt toegevoegd.
Er is echter ook nog een Herwaarderingsreserve voor dit pand, namelijk € 250.000 minus € 100.000, dat is € 150.000.
Die herwaardering moet nu vrijvallen door dit bedrag aan de Herwaarderingsreserve te onttrekken. Daardoor ontstaat er een incidentele bate van € 150.000.

ad 3: Installaties en inventaris
Het gaat hier zowel over onroerend goed vanwege bestemming, zoals mogelijk een pijporgel, maar daarnaast ook om roerende goederen zoals kerkstoelen en ander meubilair.
Behoudens enkele uitzonderingen voor monumentale orgels bijvoorbeeld is er geen actuele waarde bekend.
Op grond daarvan wordt er dan op deze zaken ook afgeschreven.

Gebruikelijk zijn de volgende afschrijvingstermijnen:

  • Installaties 10-15 jaar
  • Meubilair 10 jaar
  • Kleine inventaris en computers 2-3 jaar
  • Orgels 15 -20 jaar
    Kortere levensduren mogen, langere zijn niet aan te bevelen en let bij het bepalen van de afschrijvingen ook en vooral op de administratieve eenvoud.
C.1.2. Bijdragen fondsen en acties gemeente

Bij bepaalde investeringen in gebouwen of bijvoorbeeld het orgel, worden er vaak bijdragen ontvangen, dragen fondsen bij voor dat doel en worden er ook acties in de gemeente gehouden om de betreffende aanschaf, verbouwing of restauratie mogelijk te maken.
Tot het moment van gereedkomen van een dergelijke investering worden de ontvangen giften, opbrengsten uit acties via onderdeel B van de staat van baten en lasten, als incidentele baten verwerkt en in onderdeel C gemuteerd in een bestemmingsfonds (omdat de beperking is aangebracht door de externe gever).
Bij het gereedkomen van de investering wordt de extra last als extra afschrijving in onderdeel B verwerkt en wordt de vrijval van het bestemmingsfonds of -reserve in onderdeel C verwerkt.
Zie voor de indeling van de staat van baten en lasten hoofdstuk D.1

Toelichting

Door op deze wijze te boeken scheiden we de incidentele baten en lasten van de normale baten en lasten (onderdeel A).

Voorbeeld

  1. Kerk X , de hele burgerlijke gemeenschap is betrokken bij het bestaan van kerk en orgel, heeft een monumentaal orgel dat over 3 jaar een grote restauratie beurt nodig heeft.
    De commissie ontwikkelt allerlei acties om aan de benodigde middelen te komen zoals een bazar (netto opbrengst € 7.500 per jaar), huis aan huis collecte in jaar 3 (€ 12.500), specifieke acties onder stichtingen en plaatselijke bedrijven (gedurende 3 jaar jaarlijks € 3.000)
  2. Op Incidentele Baten worden de bedragen in het jaar van ontvangst geboekt en jaarlijks wordt het in dat jaar ontvangen bedrag in bestemmingsfonds Restauratie orgel geboekt.
  3. De restauratie in jaar 3 kost € 47.500

Boekingen:
jaar 1
 incidentele baten (B) € 7.500
 incidentele baten (B) € 3.000
 Bestemmingsfonds Restauratie orgel (C) € 10.500
jaar 2
 incidentele baten (B) € 7.500
 incidentele baten (B) € 3.000
 Bestemmingsfonds Restauratie orgel (C) € 10.500
jaar 3
 incidentele baten (B) € 7.500
 incidentele baten (B) € 3.000
 incidentele baten (B) € 12.500
 Bestemmingsfonds Restauratie orgel (C) € 23.000

Na/tijdens restauratie Betaling Facturen
Incidentele lasten (B) € 47.500
Vrijval bestemmingsfonds ( C) € 44.000
In het restauratie jaar komt bij D een verlies ad € 3.500 tot uiting

C.1.3. Buitengebruikstelling of desinvestering

Als de materiële vaste activa buiten gebruik worden gesteld, worden de activa gewaardeerd tegen boekwaarde of lagere opbrengstwaarde, of onder toepassing van een incidentele herwaardering, tegen hogere opbrengstwaarde, indien besloten is de materiële vaste activa te verkopen.
De incidentele herwaardering wordt verwerkt in een herwaarderingsreserve.

Toelichting

Het is het eenvoudigst om het activum tegen boekwaarde op te nemen en na verkoop de boekwinst c.q. verlies onder bijzondere baten of lasten op te nemen.

Voorbeeld
Er is een pastorie die niet meer gebruikt wordt door een predikant en daarom verkocht gaat worden.
Deze (voormalige) pastorie was gewaardeerd op € 150.000.

  1. Bij een verwachte verkoopopbrengst van € 180.000 is de keuze om de waardering tegen de huidige boekwaarde te handhaven, of te verhogen tot € 180.000 waarbij € 30.000 aan de herwaarderingsreserve wordt toegevoegd. Bij verkoop valt dit bedrag op de herwaarderingsreserve dan vrij ten gunste van de Algemene reserves.
  2. Bij een verwachte verkoopopbrengst van € 120.000 moet de waardering worden verlaagd naar € 120.000 waarbij € 30.000 aan de herwaarderingsreserve wordt onttrokken.
    Als er geen herwaarderingsreserve is of het saldo te laag is, ontstaat er een incidentele last.
C.1.4. Toelichting

De waarderingsgrondslagen worden toegelicht.
In de toelichting wordt bij de materiële vaste activa de verzekerde waarde vermeld.

Toelichting

Alle waarderingsgrondslagen moeten in FRIS worden vermeld in het scherm Grondslagen.
Bij Onroerende zaken voor kerkelijke of diaconale doeleinden en Installaties en inventarissen vermeldt men de verzekerde waarde op scherm 00 en 01.
Zijn vastgoedbeleggingen gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs die hoger is dan de WOZ waarde, dan moet de toelichting aangeven wat de actuele waarde is, dus de WOZ-waarde voor gebouwen en voor (verpachte) grond de waarde die de Belastingdienst elk jaar opgeeft voor de “waardering van verpachte gronden in box 3” voor het boekjaar.

C 2. Financiële vaste activa

Onder de financiële vaste activa vallen stichtingen waar de rechtspersoon de overwegende zeggenschap heeft, en overige vorderingen die duurzaam worden aangehouden, zoals uitgegeven leningen.

De stichtingen waarin de rechtspersoon de overwegende zeggenschap heeft (meerderheid in het bestuur of zeggenschap via statutaire bepalingen) en annexe stichtingen worden in de toelichting vermeld met de naam, vestigingsplaats en doelstelling van de stichting.
Als de Kerkenraad de jaarrekening van een dergelijke stichting moet goedkeuren, wordt vermeld wanneer de laatst bekende jaarrekening is goedgekeurd.

Wanneer in een dergelijke stichting (overwegende zeggenschap van de gemeente of diaconie) een begraafplaats is ondergebracht, moet de jaarrekening van deze stichting tegelijkertijd met de jaarrekening van de gemeente/diaconie worden vastgesteld en tegelijkertijd met de jaarrekening van de gemeente/diaconie aan het CCBB te worden toegezonden.

Beleggingen, behalve vastgoedbeleggingen en landerijen, worden beschouwd als vlottende activa.
Spaarcontracten en deposito’s die voor langere tijd vaststaan, kunnen worden gezien als financieel vaste activa.
Uit de omschrijving of toelichting dient te blijken tot wanneer deze gelden vaststaan.

De overige financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

Toelichting

Alle stichtingen waarin de rechtspersoon de overwegende zeggenschap heeft, en alle annexe stichtingen (een annexe stichting is een stichting die valt onder de groepsbeschikking ANBI van de Protestantse Kerk in Nederland) moeten in de toelichting worden vermeld, ook als er geen financiële verhouding is.

Stichtingen kunnen zijn opgericht volgens de generale regeling stichtingen. Kortere of langere tijd geleden.
De kerk hield en houdt geen register bij van deze stichtingen, helaas maar is niet anders.
In de statuten van de betreffende stichting staan hierover bepalingen (opgericht overeenkomstig .... GRS, benoeming van bestuursleden door kerkelijk lichaam, toezending van jaarstukken aan toezichtcolleges etc.).

Annexe stichtingen: het convenant tussen de Protestantse Kerk in Nederland en de belastingdienst over de ANBI-regelgeving biedt de volgende mogelijkheid: onder de groepsbeschikking ANBI van de Protestantse Kerk mogen ook rechtspersonen worden opgenomen die in een aantoonbare relatie/verbinding met de Protestantse Kerk, een gemeente of een diaconie staan.
Voordeel voor de instelling: ze hoeven geen eigen ANBI-status aan te vragen en vallen ingevolge het convenant onder het toezicht-op-toezicht door de CCBB's.

De groepsbeschikkingshouder, dus de gedelegeerde van de Protestantse Kerk beslist hierover in overleg met het ANBI-team van de belastingdienst.
De stichtingen die dit aangaat hebben bericht ontvangen over de aanmerking als "annexe instelling" en zijn dus als zodanig bekend bij de PKN.

Voorbeeld kapitaaldeelname in een stichting.
De gemeente A heeft een deelname in een stichting ABC waarin ook twee andere kerkgenootschappen, B en C deelnemen, allen voor 1/3 deel.
Deze deelname is niet opgenomen in de jaarrekening van de gemeente.
Dit zal voortaan wel moeten gebeuren om te voldoen aan de van toepassing zijnde richtlijnen.

Het balanstotaal van stichting ABC is 150.000.
Het eigen vermogen bedraagt 60.000, het vreemd vermogen is 90.000.
Nu moet daarom 1/3 deel van de balans- en exploitatiecijfers worden opgenomen.

Dit wordt als volgt verwerkt in de meerjarenraming in de kolommen voor aanpassingen in het betreffende jaar:

  • Bij 02.20 ‘Kapitaaldeelnamen in stichtingen’ onder 02 ‘Financiële vaste activa’ op scherm Balansposten: +50.000
  • Bij 23.30 ‘Langlopende schulden’ +30.000
  • Bij 21.50 ‘Overige bestemmingsreserves’ + 20.000
  • Bij rekening 85.20 ‘Bijdragen van andere niet-kerkelijke instellingen’ +20.000

C 3. Vorderingen en overlopende activa

De vorderingen en overlopende activa worden gewaardeerd op nominale waarde.
Als er bij vorderingen sprake is van een risico op oninbaarheid, wordt er een voorziening voor oninbaarheid gevormd die in mindering komt op de post vorderingen.

Toelichting

Van bepaalde debiteuren/vorderingen kan het onzeker zijn of de volledige vordering wel binnenkomt.
Daardoor kan een deel (indien substantieel) als vermoedelijk oninbaar worden beschouwd.
Volgens de richtlijn kan daar een voorziening oninbaarheid voor worden gevormd.
Het duidelijkste is om onder de debiteuren/vorderingen een nieuwe regel op te nemen met de omschrijving: vermoedelijk oninbaar” en het bedrag of als negatieve opbrengst te boeken of als incidentele last.
De oorzaak kan in de toelichting worden vermeld en op hoofdlijnen gespecificeerd.

C 4. Beleggingen

Effecten worden gewaardeerd tegen actuele waarde.
De resultaten van de op actuele waarde gewaardeerde effecten worden verwerkt in de staat van baten en lasten.

Toelichting

Beleggingen in effecten (aandelen, obligaties, participaties in fondsen etc.) moeten gewaardeerd worden op actuele waarde, de waarde die zij aan het einde van het boekjaar hebben. Die waarde is van jaar tot jaar verschillend en leidt daarom tot koerswinsten en -verliezen.
Die koersresultaten worden verantwoord in de staat van baten en lasten.. Zie verder de toelichting bij D1.

Bij een beleggingsportefeuille hoort een beleggingsstatuut, waarin o.a. de beleggingsstrategie (belegt men bijvoorbeeld zeer defensief of juist offensief) en de eventuele duurzaamheidscriteria (belegt men duurzaam en welke sectoren/bedrijven zijn daarom bijvoorbeeld uitgesloten) zijn opgenomen.
Deze beide onderdelen van het beleggingsbeleid moeten (ook) in de toelichting bij de jaarrekening worden opgenomen.
Wij verwijzen u naar de richtlijn Beleggingen en de toelichting daarop. Ook is er een voorbeeldstatuut beschikbaar.

C.5. Eigen Vermogen

De post Eigen vermogen is het overblijvend belang in de activa van een rechtspersoon na aftrek van al zijn vreemd vermogen.
Anders gezegd, het eigen vermogen is het totaal van de activa minus de voorzieningen en de lange en kortlopende schulden.

Binnen het eigen vermogen wordt onderscheid gemaakt in de algemene reserves (inclusief eventuele wijkreserves), de herwaarderingsreserve, de bestemmingsreserves en de bestemmingsfondsen.

Bestemmingsreserves zijn het deel van het eigen vermogen dat wordt afgezonderd, omdat daaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven dan gezien de doelstelling van de rechtspersoon zou zijn toegestaan, waarbij deze beperking door het College is aangebracht.

Bestemmingsfondsen zijn het deel van het vermogen dat wordt afgezonderd, omdat daaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven dan gezien de doelstelling van de rechtspersoon zou zijn toegestaan, waarbij deze beperking door derden is aangebracht.

Bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen zijn geen voorzieningen.

Toevoegingen en onttrekkingen aan bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen worden in deel C van de staat van baten en lasten verwerkt..

Toelichting

Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserves (inclusief eventuele wijkreserves), diverse bestemmingsreserves, de herwaarderingsreserve, de reserve koersverschillen en, voor zover van toepassing, de reserve begraafplaatsen en de bestemmingsfondsen.

Bestemmingsreserve is eigen vermogen dat wordt afgezonderd, omdat het College of het bestuur daaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid heeft gegeven.
Bestemmingsfonds is eigen vermogen dat wordt afgezonderd, omdat de “gever” daaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid heeft gegeven.
Na acceptatie kan een bestuur daarvan niet afwijken. Bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen zijn geen voorzieningen.
Toevoegingen en onttrekkingen aan bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen lopen altijd via de exploitatierekening en worden in onderdeel C van de staat van baten en lasten verwerkt.
Rechtstreekse boeking op (Bestemmings)reserves is dus niet mogelijk.

Voorbeeld

Voorbeeld mutaties in bestemmingsreserves:
Alle mutaties van een bestemmingsreserve moeten via de staat van baten en lasten lopen.
Dus ook als de kerkenraad beslist dat vanuit de algemene reserves een bestemmingsreserve wordt gevormd, moet dat via de staat van baten en lasten.
Op deze manier sluit D altijd aan op de mutaties in de algemene reserves.

De besteding van bestemmingsreserves loopt ook via de staat van baten en lasten. We hebben er hiervoor bij C 1.2 het verwerken van giften en acties als bazaars voor een grote investering of restauratie, een voorbeeld van gezien.
In dat voorbeeld kwam vanwege het incidentele karakter zowel de vorming als de besteding van de bestemmingsreserve via onderdeel B.

Er zijn echter ook situaties dat de besteding via onderdeel A loopt.
Stel een gemeente wil een nieuwe predikant beroepen en heeft op basis van de meerjarenraming over de komende 8 jaar gezien dat dit t/m jaar 3 met een sluitende begroting kan, maar dat vanaf jaar 4, gezien dalende ledenaantallen en een verwachte daling van de opbrengst levend geld, tekorten ontstaan.
Over de periode van jaar 4 t/m 8 gaat het om een verwacht bedrag van € 60.000.
De gemeente heeft echter nog algemene reserves van € 1 miljoen.
Zij besluit zekerheidshalve een bestemmingsreserve predikantsplaats te vormen van € 100.000.
Daartoe wordt op 21.40 een bedrag van € 100.000 toegevoegd aan de bestemmingsreserve.
De vorming van deze bestemmingsreserve komt in het jaar van het besluit via de staat van baten en lasten in onderdeel C onder groep 60 als een negatieve post van € 100.000 tot uitdrukking.
Als het resultaat A en B beide nul zijn resulteert dat in een negatief resultaat D van - € 100.000.
In de balans dalende algemene reserves met € 100.000 en komt er een positieve bestemmingsreserve predikantsplaats van € 100.000.
In jaar 4 ontstaat er inderdaad in het operationeel resultaat een tekort van € 5.000.
Resultaat A is dan in jaar 4 € 5.000 negatief. In C komt een positieve onttrekking van de bestemmingsreserve predikantsplaats van € 5.000.
Het eindresultaat D is nul. Volgens de meerjarenraming vallen de tekorten in de jaren 5 t/m 8 dus hoger uit dan deze € 5.000.

C.6 Verplichtingen/schulden en overlopende passiva

Onder schulden worden verstaan de per balansdatum bestaande en vaststaande verplichtingen van de rechtspersoon die gewoonlijk door betaling worden afgewikkeld.
Is de overeengekomen betalingstermijn van een schuld meer dan een jaar, dan is er sprake van een langlopende schuld.
De aflossingsverplichting van een langlopende schuld in het komende jaar wordt vermeld onder de kortlopende schulden.

Vooruit ontvangen bedragen over baten die ten gunste komen van volgende perioden, worden verantwoord onder overige langlopende schulden (langlopende overlopende passiva).
Een voorbeeld van een dergelijke post is vooruit ontvangen pacht.
Het vooruit ontvangen bedrag wordt niet afgewikkeld door betalingen, maar wordt als bate toegerekend aan de perioden waarin het onderliggende contract loopt.

Subsidieverplichtingen komen met name bij diaconieën voor.
Van een subsidieverplichting is pas sprake, nadat een daartoe bevoegd orgaan een besluit ter zake heeft genomen en dit schriftelijk heeft kenbaar gemaakt aan de ontvanger van de subsidie of gift, zodanig dat er een in rechte afdwingbare verplichting ontstaat.

Toelichting

De aflossingsverplichting van een langlopende schuld in het komende jaar wordt vermeld onder de kortlopende schulden.
Er zijn, kijkend naar de looptijd, schulden op lange termijn (> 1 jaar) en op korte (< 1 jaar).
Een binnen een jaar te betalen aflossing op een langlopende lening is een schuld op korte termijn geworden en vermindert na overboeking de schuld op lange termijn. In rechte afdwingbare subsidieverplichtingen kunnen worden onderscheiden in kort (< 1 jaar) en lang (> 1 jaar).
Omdat ze in rechte afdwingbaar zijn, zijn het schulden, die als zodanig zichtbaar moeten worden op de balans.
Bij betaling vermindert de schuld uiteraard.

De koopsom die wordt ontvangen bij de uitgifte van grond in erfpacht, geldt voor het recht om gedurende een langere periode te mogen pachten.
Daarmee is het een overlopende passiva, waarbij gedurende de looptijd ieder jaar een gedeelte van die koopsom vrijvalt ten gunste van de exploitatie.
Iets dergelijks geldt als een gemeente met een begraafplaats vooruitontvangen gelden heeft ontvangen die volgens het contract over een langere periode moeten vrijvallen.

Voorbeeld

Een gemeente koopt 10 hectare grond en geeft deze uit in erfpacht voor een periode van 26 jaren.
De pachtsom is € 15.000 euro per hectare, in totaal € 150.000 en wordt vooraf ontvangen.
Deze vooruitontvangen pachtsom ad € 150.000 wordt vanwege de looptijd van meer dan een jaar verantwoord onder 23.30 Overige langlopende schulden met de vermelding “Vooruitontvangen koopsom erfpachtrecht” en als toelichting in welke mate de post als langlopend is te beschouwen.
Ieder jaar wordt via het Memoriaal 1/26e deel (€ 5.769) als vrijval geboekt:

  • 23.30 Overige langlopende schulden
  • aan 80.80 (in FRIS onder 00.80 in de kolom ‘Opbrengst pacht’ die gekoppeld is aan 80.80)

Bij een afwijkende looptijd wordt dezelfde methodiek ‘tijdsevenredig’ toegepast.
De jaarlijkse canon wordt rechtstreeks op 00.80 Onbebouwde eigendommen (in FRIS in de kolom ‘Opbrengst pacht’ die gekoppeld is aan 80.80) verantwoord.

C.7 Voorzieningen

Onder een voorziening wordt verstaan een onderdeel van het vreemd vermogen waarvan de omvang en/of het moment van afwikkeling onzeker is, maar wel redelijkerwijs te schatten is.

Ook wordt onder dit kopje de onderhoudsvoorziening zoals beschreven in punt C.1 vermeld. Dit betreft een kostenegalisatievoorziening.

Voor het vormen van de overige voorzieningen gelden strikte voorwaarden. Als er geen sprake is van een in rechte afdwingbare verplichting, is er sprake van een bestemmingsreserve en niet van een voorziening.

Toelichting

Bij voorzieningen hebben we te maken met een richtlijn die zegt dat toevoegingen/dotaties aan een Voorziening zichtbaar zijn in de exploitatierekeningen, maar dat onttrekkingen rechtstreeks ten laste van de Voorziening geboekt worden.
Hiermee sluiten we aan bij de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.

Voor de verwerking en waardering van een voorziening gelden de volgende voorwaarden.

  • a. Er moet sprake zijn van een afdwingbare verplichting.
  • b. Het is waarschijnlijk dat voor de afwikkeling van die verplichting een uitstroom van middelen noodzakelijk is
  • c. Er kan een betrouwbare schatting worden gemaakt van de omvang van de verplichting.

Een voorziening heeft als doel kostenspreiding, dat wil zeggen uitgaven uitsmeren (egaliseren) over meerdere jaren, ten einde het resultaat niet te veel te laten fluctueren.
De meest voorkomende voorzieningen zijn die voor onderhoud en reparatie.
Maar er zijn meer mogelijkheden die opgesomd kunnen worden onder de overige voorzieningen. Uitgangspunt is dat elke Voorziening is vastgesteld aan de hand van een langjarig onderhoudsplan of beleidsplan.

NB Egaliseren geldt alleen voor de onderhoudsvoorziening.
Egalisatie van kosten is elders eigenlijk niet toegestaan.
Bv wachtgeldvoorziening is een verplichting die je moet betalen in een aantal jaren.
Bedrag hangt bv af van bijvoorbeeld, vind je een nieuwe baan.
Vandaar de voorziening. Hetzelfde geldt voor een reorganisatievoorziening. Is een schatting per werknemer maar de onderhandelingen moeten vaak nog gebeuren.
Beide zijn voorbeelden van voorzieningen waar kostenegalisatie niet aan de orde is.

Voorbeeld

In jaar 20 is een onderhoudsplan gemaakt voor de monumentale Grote Kerk van de Protestantse Gemeente te Voorbeeldstad.
Hierbij is vastgesteld dat er over 10 jaar, dus in jaar 30, onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten worden.
De begrote kosten, waarmee rekening is gehouden met kostenstijgingen in de komende jaren, zijn € 100.000. Het CvK heeft besloten om hiervoor, met ingang van jaar 21, een onderhoudsvoorziening met een lineaire opbouw te vormen, waarvoor jaarlijks € 10.000 gedoteerd wordt.
In de jaren 21 t/m 30 wordt jaarlijks de dotatie geboekt ter grootte van € 10.000 met specificatie ‘Grote Kerk’.
In jaar 30 wordt het onderhoud uitgevoerd.
De uitgaven zijn € 105.000, en worden in één keer per bank betaald. € 100.000 wordt ten laste van de voorziening geboekt, € 5.000 ten laste van 40.11 onderhoud monumentaal kerkgebouw.

Stel: Bij de uitvoering in jaar 30 blijken de uitgaven € 95.000, dus lager dan de voorziening van € 100.000.
Besloten wordt om het verschil te gebruiken voor de volgende ronde van het groot onderhoud aan de Grote Kerk.
Er is inmiddels een nieuw onderhoudsplan gemaakt, waaruit blijkt dat in jaar 35 naar schatting € 50.000 aan groot onderhoud besteed moet worden.
Omdat er nog € 5.000 over is van de voorziening voor het onderhoud in jaar 30 wordt er de komende jaren € 9.000 per jaar gedoteerd, en niet € 10.000 zoals nodig zou zijn als de vorige voorziening helemaal gebruikt zou zijn.

C.8. Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Het gaat hier vooral om de meerjarige financiële verplichtingen, zoals de verplichtingen ten gevolge van erfpacht, huur, pacht, garantstellingen, leasing en toegezegde bijdragen aan derden.
Deze verplichtingen moeten onder dit kopje in de toelichting worden vermeld.