Toelichting richtlijn jaarverslag PKN

Inhoud

Reikwijdte en achtergrond

Deze richtlijn heeft betrekking op de begroting en de jaarverslaggeving van alle plaatselijke gemeenten van de PKN,
diaconieën van de PKN en annexe stichtingen, ongeacht hun balanstotaal, het totaal van de baten of het aantal werknemers.

In Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 2, lid 1, staat: Kerkgenootschappen, en ook hun zelfstandige onderdelen en
lichamen waarin ze zijn verenigd, bezitten rechtspersoonlijkheid. Lid 2 stelt onder meer: Zij worden geregeerd door hun eigen statuut.

Volgens artikel 1 van de Generale Regeling Vermogensrechtelijke Aangelegenheden zijn gemeenten
en diaconieën gehouden de modellen van het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (hierna: GCBB) te volgen.

Op het plaatselijke niveau van de PKN zijn er minimaal twee rechtspersonen. De gemeente en de diaconie van de gemeente.
De gemeente wordt beheerd door het College van Kerkrentmeesters. De diaconie wordt beheerd door het College van Diakenen.

In de jaarverslaggeving van de rechtspersoon moeten alle activiteiten en activa en passiva worden meegenomen.
Bijvoorbeeld als er aparte bankrekeningen zijn voor commissies, dan moeten deze ook meegenomen worden.
Hetzelfde geldt bij gemeenten met een Algemene Kerkenraad met wijkkerkenraden. De gelden van de wijken zijn een
integraal onderdeel van de rechtspersoon en moeten worden verantwoord.

Qua governance is de (Algemene) Kerkenraad het hoogste orgaan van een gemeente.
Het College van Kerkrentmeesters en het College van Diakenen doen verslag over het verslagjaar.
De (Algemene) Kerkenraad stelt de verslagen vast. Deze verantwoordelijkheid van de Kerkenraad wordt duidelijk gemaakt door het tekenen van de verantwoordingsverklaring (zie FRIS bijlagen en verklaringen kerkenraad) door preses en scriba van de (Algemene) Kerkenraad.

Aanleiding en rechtsgrond richtlijn

Met ingang van 1 mei 2018 is het GCBB in het leven geroepen. Het College kan richtlijnen geven en modellen voorschrijven
voor jaarrekeningen van gemeenten en diaconieën en kerkelijke stichtingen.
De eerste versie van deze richtlijn is vastgesteld in de vergadering van het GCBB van 30 oktober 2018 en geldt met ingang van het boekjaar 2019.

De achtergrond voor een dergelijke specifieke richtlijn is gelegen in de volgende argumenten:

  • Het wordt op termijn mogelijk gemeenten te vergelijken en te voorzien van kerncijfers en andere informatie,
    om het financiële beheer van de gemeenten/diaconieën beter te ondersteunen.

  • Door het volgen van een richtlijn voor de verslaggeving van gemeenten en diaconieën
    wordt zeker gesteld dat de leden van de gemeenten volgens algemeen aanvaarde standaarden worden geïnformeerd
    over het reilen en zeilen van de gemeente en de diaconie van de gemeente.

  • De richtlijn maakt het mogelijk het toezicht te verbeteren, hetgeen ook het financiële beheer van alle gemeenten/diaconieën ten goede komt,
    maar in het bijzonder die gemeenten die het moeilijk hebben om aan hun verplichtingen te voldoen.
    Bij deze gemeenten worden, bij het volgen van een duidelijke richtlijn, problemen eerder gesignaleerd
    en kunnen er vervolgens ook eerder maatregelen worden genomen.

  • In het samenwerkingsconvenant ANBI dat is afgesloten met de Belastingdienst,
    zijn afspraken gemaakt om het toezicht zodanig te organiseren dat we als PKN zelf
    effectief toezicht houden op het naleven van de ANBI wet- en regelgeving.
    Een richtlijn jaarverslaggeving is daar een essentieel onderdeel van.

Totstandkoming begroting en jaarrekening en het inleveren van deze stukken bij de Classicale Colleges voor de Behandeling van Beheerszaken (hierna: CCBB’s)

Volgens ordinantie 11.7.1 dient een gemeente/diaconie de begroting en de jaarrekening tijdig in te leveren bij de CCBB’s.
Deze richtlijn schrijft voor om dit digitaal te doen.
U kunt daarvoor vanaf de begroting 2019 gebruik maken van het automatiseringssysteem FRIS (Financieel Rapportage en Informatie Systeem).
Vanaf de begroting 2020 en de jaarrekening 2019 is het gebruik maken van het systeem FRIS verplicht.

Het verslagjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
Gebroken boekjaren zijn niet toegestaan. De jaarrekening dient altijd te worden opgesteld na resultaatverdeling.
De post Onverdeeld resultaat is daarom niet toegestaan.

Voor gemeenten en diaconieën met een begraafplaats geldt met ingang van het boekjaar 2020 aanvullend op deze richtlijn,
de richtlijn administratie en financieel overzicht begraafplaats.

Deze versie van de richtlijn (versie boekjaar 2020 vastgesteld 29 oktober 2020) geldt met ingang van het boekjaar 2020.

Commentaar op deze richtlijn.

Deze richtlijn is zorgvuldig tot stand gekomen, maar het kan altijd zo zijn dat u in uw praktijk tegen zaken aanloopt
die of niet in deze richtlijn zijn behandeld, of andere problemen geven.
In dat geval ontvangt het GCBB graag uw commentaar en aanbevelingen.
Deze zullen dan behandeld worden door het GCBB en zo nodig leiden tot het aanpassen van de richtlijn voor het volgende verslagjaar.
Ook nieuwe wetgeving kan leiden tot aanpassingen. Het GCBB streeft er naar deze wijzigingen steeds tijdig voor aanvang van het nieuwe verslagjaar bekend te maken.

Deze richtlijn kan worden aangehaald als de Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving PKN.

Toelichting op de inleiding

Het Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) is volgens de Kerkorde bevoegd richtlijnen op te stellen.
Het GCBB heeft in dat kader besloten een richtlijn te maken voor jaarrekeningen -balans,
staat van baten en lasten en de toelichtingen daarop- van gemeenten, diaconieën en kerkelijke stichtingen.
Deze richtlijn is in eerste versie vastgesteld op 10 oktober 2019 en wordt daarna waar nodig aangepast.

Deze versie van de toelichting heeft betrekking op de richtlijn die geldt voor het boekjaar 2020 en volgende.

De bedoeling is dat door de richtlijn:

  1. het inzicht in de financiële situatie van bijvoorbeeld een gemeente wordt verbeterd;
  2. jaarrekeningen op een voor iedereen geldende algemeen aanvaarde manier worden opgesteld;
  3. het toezicht op het beheer eenvoudiger wordt, waardoor problemen eerder zichtbaar worden en dus ook eerder kunnen worden opgelost;
  4. de verplichtingen beter nagekomen kunnen worden die de Protestantse Kerk in Nederland heeft rond de ANBI-regels voor kerkelijke instellingen.

Voor de volledigheid: het boekjaar is altijd het volledige kalenderjaar,
dus bijvoorbeeld de jaarrekening 2020 gaat alleen over het hele jaar 2020, en de jaarrekening is opgesteld na de verdeling van het resultaat,
d.w.z. inclusief toevoegingen en/of onttrekkingen aan alle (bestemmings)reserves.