E. Bestuursverslag en Verklaringen

E.1 Verslag van het College/Bestuur van de annexe stichting

Het College van kerkrentmeesters respectievelijk het College van diakenen stelt het bestuursverslag op.
De kerkenraad stelt dit verslag vast. Het bestuur van de annexe stichting stelt het bestuursverslag op en stelt dit verslag ook vast.

In het bestuursverslag doet het College of het Bestuur van de annexe stichting verslag over de financiële gang van zaken van het afgelopen jaar.
Hij vergelijkt hierbij op hoofdlijnen de begrote cijfers met de werkelijke cijfers ten aanzien van onderdeel A van de staat van baten en lasten, en licht de reden van grote afwijkingen toe.
Ten aanzien van onderdeel B worden de incidentele en overige baten en lasten toegelicht.
Met betrekking tot onderdeel C worden zowel de toevoegingen als de onttrekkingen aan de bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen toegelicht.
Daarbij wordt ook kort het beleid achter de mutaties uiteengezet en worden grote afwijkingen tussen geplande onttrekkingen en werkelijke onttrekkingen toegelicht.

In het bestuursverslag wordt ook kort het financieel beleid toegelicht.
Hierbij wordt aandacht besteed aan de omvang van het vermogen en de relatie tussen dit vermogen en de operationele baten en lasten.

Ten aanzien van het vermogen dienen een aantal zaken te worden toegelicht over de opbouw van het vermogen.
Hierbij moet aandacht worden besteed aan de volgende onderwerpen:

  • Welk deel van het vermogen dient voor de financiering van kerkelijke activa.
  • Welk deel van het vermogen is gereserveerd als continuïteitsreserve en welke omvang heeft deze reserve en wat is de beleidsmatige onderbouwing van deze reserve.
  • Wat is het belegbaar vermogen en hoe verhoudt zich dat ten opzichte van de totale beleggingen (effecten en vastgoedbeleggingen). In het geval dat de totale beleggingen hoger zijn dan het belegbaar vermogen, wat is het beleid dan om dit weer in evenwicht te krijgen.
  • In het kader van ANBI-regelgeving is het niet toegestaan om meer vermogen aan te houden dan strikt noodzakelijk voor de (algemeen nuttige) doelstelling. Leg in het bestuursverslag uit dat er gezien de ANBI-regels geen sprake is van oppotten. Als dit wel het geval is, geef dan aan wanneer het te hoge vermogen besteed gaat worden.

In de toekomstparagraaf schetst het College/bestuur belangrijke beleidspunten die van belang zijn voor de toekomst van de gemeente/diaconie.

Toelichting
  • Financiering kerkelijke activa. Het uitgangspunt is dat de waarde van de kerkelijke activa 100 % wordt gefinancierd met eigen vermogen. In het kader van de opbouw van het vermogen is dit onderdeel van het vermogen precies gelijk aan de waarde van de kerkelijke activa.

  • Continuïteitsreserve
    Het gaat hier om het bepalen van een buffer om tegenvallers te kunnen opvangen.
    Het gaat aan de ene kant om het risico dat de baten ineens geheel of gedeeltelijk wegvallen en aan de andere kant om lasten die doorlopen als dit het geval is.
    Bij het wegvallen van baten zou je kunnen denken aan een probleem als Covid-19 waardoor de posten huren verenigingsgebouw en levend geld deels wegvallen.

Bij de lasten geldt dat de lasten van pastoraat en kosten gebouwen doorlopen.
Tevens is de termijn waarop kosten doorlopen van belang.
Bij een diaconie gaat het om de lasten van een diaconaal medewerker of vastgelegde toezeggingen aan derden. Een factor 1 a 1,5 van de jaarlijkse vaste operationele lasten (onderdeel A van de staat van baten en lasten) is verdedigbaar.

  • Belegbaar vermogen
    Het gaat hierbij vooral om de mate waarin de totale liquide middelen worden belegd.
    Volgens het beleggingsstatuut dat een gemeente/diaconie moet opstellen als ze belegt, moethet belegbaar vermogen worden bepaald.
    Wij verwijzen u hiervoor naar de richtlijn beleggingen.
    Beleggen is alleen verstandig, als men de liquide middelen voor langere tijd kan missen. Tevens is het van belang dat alleen het vermogen wordt belegd, voor zover dit niet nodig is voor de financiering van de kerkelijke activa.

Het belegbaar vermogen is het totale eigen vermogen, dat is inclusief de bestemmingsreserves en de herwaarderingsreserve, minus de waarde van de kerkelijke activa minus voorzienbare tekorten volgens de meerjarenraming en minus een minimale liquiditeitsbuffer.
Voor deze liquiditeitsbuffer is in de genoemde richtlijn beleggingen een norm uitgewerkt.

  • ANBI-regeling
    Het te besteden vermogen is in grote lijnen het aanwezige eigen vermogen minus het totaal financiering van kerkelijke activa, de continuïteitsreserve en de bestemmingsreserves/-fondsen.
    Als dit bedrag groter is dan nul, dan moet er concreet beleid worden ontwikkeld om het daadwerkelijk te besteden binnen niet al te lange tijd.
    Direct besteden is dan uiteraard ook goed, maar een verplichting aangaan die er in de komende jaren toe leidt dat het te besteden bedrag ook daadwerkelijk wordt besteed, is ook voldoende.
    Het is van belang om dit te besteden vermogen volgens ANBI apart te tonen in een bestemmingsreserve ANBI (als onderdeel van rekening 21.50 in FRIS) en ook in de jaarrekeningen van de toekomstige jaren te laten zien dat deze bestemmingsreserve ANBI daadwerkelijk is besteed.
Voorbeeld van een bestuursverslag

Voor veel kleine gemeenten wordt het schrijven van een bestuursverslag (verslag van het CvK en/of CvD aan de kerkenraad en de gemeente) als een grote last ervaren, vandaar dat we in deze voorbeelden ook een bestuursverslag hebben opgenomen dat als een minimum moet worden gezien.
Uiteraard moet u wel zelf de specifieke punten die bij u spelen, in de tekst opnemen.

Bestuursverslag, voorbeeld.
Toelichting operationeel resultaat.
Het operationeel resultaat is uitgekomen op € 10.000. Dit is € 8.000 beter dan vorig jaar en € 10.000 beter dan begroot.
De belangrijkste oorzaken van deze positieve uitkomst zijn enerzijds de baten, die € 4.000 hoger zijn dan begroot.
De post levend geld is € 4.000 hoger uitgekomen dan we hadden begroot en daar zijn we zeer dankbaar voor.
De lasten zijn € 6.000 lager dan begroot. De belangrijkste afwijkingen van de begroting waren lagere energielasten ( min € 4.000 ) en minder uitgaven lasten kerkdiensten ( min € 2.000 ).

Toelichting incidentele baten en lasten.
De incidentele baten en lasten waren € 15.000 hoger dan geraamd, omdat we een legaat hebben gekregen van een overleden gemeentelid.

Toelichting mutaties bestemmingsreserves.
Van het totale resultaat A plus B van € 25.000 hebben we € 12.500 toegevoegd aan de bestemmingsreserve pastoraat.
Hierdoor is het eindresultaat per saldo € 12.500 en dat hebben we toegevoegd aan de algemene reserves.

Toelichting financiële positie inzake continuïteit.
Het totale eigen vermogen bedraagt € 850.000. Hiervan zijn de algemene reserves € 600.000 en de bestemmingsreserves € 250.000 waarvan voor pastoraat € 100.000 en vanuit een legaat met een specifieke bestemming € 150.000 als bestemmingsfonds voor restauratie en onderhoud van het kerkgebouw.
De waarde van de kerkelijke activa bedraagt € 500.000.
Van de algemene reserves is dus € 500.000 bestemd voor de financiering van kerkelijke activa omdat er voor de rest van het eigen vermogen een bestemmingsreserve van €250.000 aanwezig is.
Het resterend bedrag van € 100.000 van de algemene reserves dekt ongeveer één keer de jaarlasten.
De bestemmingsreserve pastoraat maakt het mogelijk om bij het emeritaat van onze predikant, de vacature optimaal in te vullen.
Wij vinden deze dekkingsfactor als continuïteitsreserve aan de lage kant.

Gezien onze dalende opbrengst levend geld verwachten we toch op termijn tekorten en dan hebben we onvoldoende bestemmingsreserves die we kunnen inzetten om de verwachte tekorten op te vangen.

Wij lichten deze cijfers graag toe aan de hand van de meerjarenraming die een inzicht geeft van de exploitatie, het vermogen en de liquiditeit in de komende 8 jaren.

Het college van kerkrentmeesters:
"De penningmeester."

De vraag is waar het bestuursverslag opgenomen wordt in FRIS: Er zijn op dit moment twee oplossingen:

  1. De toelichting wordt als Word document of PDF gekopieerd en geplakt in de tab "Toelichting".
    Een belangrijk voordeel is dat de toelichting dan wel wordt meegeprint in het jaarverslag.
    Als de toelichting alleen uit tekst bestaat is dat een prima oplossing.
    De layout van een Word document (geen PDF) kan in de tab Toelichting dan ook aangepast worden zodat het er allemaal netjes uitziet.
    Worden in de toelichting tabellen of grafieken opgenomen, dan gaat het vaak mis.
    Het wordt minder mooi, omdat ze over een pagina heen kunnen lopen.
    Het is dus in principe te doen, maar het wordt niet altijd netjes.
    Wij raden aan om dat toch als eerste uit te proberen omdat de jaarrekening dan helemaal compleet beschikbaar is in één jaarrapport. .
  2. Voeg het bestuursverslag als bijlage toe in de tab "bijlagen" onder optioneel.
    Dat heeft als nadeel dat die bijlage niet wordt meegeprint in de jaarrekening.
    Het CCBB beschikt dan wel over de gevraagde informatie.
    U kunt in de tab Toelichting even verwijzen naar het bestuursverslag als separate bijlage.

E.2 Verklaringen

De Kerkenraad stelt het verslag en ook de jaarrekening vast en neemt met de verklaring de verantwoordelijkheid voor de jaarverslaggeving over van de Colleges (zie FRIS bijlagen en verklaringen).
De verklaring bevat ook een tweede deel, de zogenaamde verklaring administratieve organisatie.
Met deze verklaring geeft de Kerkenraad aan dat de administratieve organisatie op het punt van functiescheiding, belangrijke processen en regelingen op orde is.
Een goede administratieve organisatie is van belang om goed financieel beheer te voeren, maar is ook van belang om eventuele fraude te voorkomen.
Deze verklaring geeft aan dat de Kerkenraad de verantwoordelijkheid neemt dat de administratieve organisatie op orde is.
De controle door de externe RA/AA of de twee financieel deskundigen omvat ook de juistheid van de verklaring over de administratieve organisatie.

Onder de verklaringen wordt het verslag van de externe accountant vermeld als dit een controleverklaring is.
Als er sprake is van het verslag van twee onafhankelijke financieel deskundigen, wordt dit verslag ook opgenomen onder de verklaringen, samen met de verklaringen van de Kerkenraad.
Zie voor het controleverslag van twee onafhankelijke deskundigen FRIS bijlagen en verklaringen. Dit verslag dient samen met de jaarverslaggeving te worden ingediend bij het CCBB.

Deze richtlijn is door het Generaal college voor de behandeling van beheerszaken (GCBB) vastgesteld in zijn vergadering d.d. 29 oktober 2020 en gaat in met ingang van het boekjaar 2020.

Toelichting

Elke jaarrekening moet gecontroleerd worden.
Dat kan door een certificeringsbevoegd accountant gebeuren of door (tenminste) twee andere financieel deskundigen die geen deel uitmaken van het betreffende college of van de kerkenraad.
Als de jaarrekening is opgemaakt door een administratiekantoor, dan moet eveneens een controle door twee financieel deskundigen plaatsvinden door het invullen van de zgn kruisjeslijst.
De onafhankelijke financieel deskundigen geven een verklaring af volgens het sjabloon zoals opgenomen in FRIS, via het tabblad 'Bijlagen en Verklaringen'.

Een certificeringsbevoegde accountant kan niet volstaan met het afgeven van een samenstellingsverklaring, omdat het hier om een controle van de jaarrekening gaat en bij een samenstellingsverklaring worden er geen controle- of beoordelingswerkzaamheden verricht door de accountant.
De doelstelling van een controle is dat deze een zekere mate van zekerheid geeft.
Dat gebeurt niet via een samenstellingsverklaring. Daarom voldoet in geen enkel geval uitsluitend een samenstellingsverklaring.
Die moet dan ook altijd minimaal gepaard gaan met een verslag van een controlecommissie van twee financieel deskundigen, conform het hierboven vermelde sjabloon.